Access is een relationele databasemanager waarmee u een of meerdere Excel-databases in het systeem kunt importeren, zodat u gemeenschappelijke velden tussen of tussen deze kunt matchen. Omdat een enkel Access-bestand meerdere Excel-spreadsheets kan bevatten, is het programma ook een geweldige manier om grote hoeveelheden informatie samen te voegen of te analyseren. Eerst moet u echter het Excel-spreadsheet in Access importeren. Dit vereist slechts een paar belangrijke stappen.
Stappen
Deel 1 van 3: Voorbereiden om Excel te importeren in Access
Stap 1. Open beide programma's op uw computer
U moet een Microsoft Office-pakket aanschaffen en downloaden dat zowel Excel als Access bevat. U kunt dit online doen via de Microsoft-site.
- Zodra de programma's zijn gedownload, klikt u op "Start" in Windows en selecteert u "Alle programma's".
- Klik op "Microsoft Office" en selecteer vervolgens "Toegang" (of "Excel") in het vervolgkeuzemenu. Mogelijk hebt u al een Excel-spreadsheet gemaakt die iemand anders u heeft gestuurd of die u ergens anders vandaan hebt gedownload. Als u Office op uw computer hebt, kunt u het openen.
Stap 2. Ruim uw Excel-spreadsheet op voordat u deze in Access importeert
Het wordt gemakkelijker als u een paar eenvoudige stappen uitvoert voordat u het Excel-spreadsheet in Access importeert. De sleutel is dat uw gegevens consistent moeten zijn tussen geïmporteerde spreadsheets.
- Het is een goed idee om ervoor te zorgen dat de eerste rij in het Excel-spreadsheet uw kolomkoppen (of veldnamen) bevat en dat deze zeer duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn. Voor een kolom die de achternaam van mensen bevat, kunt u bijvoorbeeld de kolomkop/veldnaam 'achternaam' noemen. Wees duidelijk en nauwkeurig, want het zal het gemakkelijker maken om kolomkoppen in het ene Excel-blad met het andere te matchen.
- Met Access kunt u gemeenschappelijke velden koppelen tussen twee of meerdere spreadsheets. Stel dat u een Excel-sheet heeft met salarisgegevens. Het bevat de voor- en achternaam, adressen en salarissen van mensen. Laten we ter wille van het argument zeggen dat u dat blad in Access wilt koppelen aan een tweede Excel-blad dat informatie bevat over bijdragen aan campagnefinanciering. Dit tweede blad bevat de namen, adressen en donaties van mensen. Met Access kunt u verschillende kolomkoppen met elkaar matchen. U kunt bijvoorbeeld naamheaders koppelen om te zien welke personen met dezelfde naam in beide databases voorkomen.
- Scan de Excel-bladen om ervoor te zorgen dat elk type gegevens op dezelfde manier wordt verwerkt, en ruim het op voordat u het in Access importeert. Het moet zijn wat Access 'relationeel' noemt. Als de hypothetische spreadsheet voor salarisadministratie bijvoorbeeld voornaam, achternaam en middelste initiaal in één kolom bevat, maar de tweede spreadsheet alleen voornaam en achternaam in afzonderlijke kolommen, registreert Access dit als geen overeenkomst. Er moeten overeenkomende kolomkoppen/velden zijn.
Stap 3. Splits informatie binnen een kolom in Excel
Om dit probleem op te lossen, wilt u mogelijk informatie in een kolom in Excel splitsen, zodat deze niet ten onrechte wordt geregistreerd als "geen overeenkomst" in Access.
- U kunt bijvoorbeeld de voornaam in een eigen kolom splitsen, de middelste initiaal in een eigen kolom en de achternaam in een eigen kolom. Als het al op dezelfde manier is gedaan in de tweede spreadsheet, wanneer u bijvoorbeeld achternaam aan achternaam koppelt in Access, zou het overeenkomsten moeten genereren als de namen hetzelfde zijn.
- Als u een kolom in Excel wilt splitsen, markeert u de kolom met informatie die u erin wilt splitsen. Klik op "gegevens" in de werkbalk binnen het Excel-programma. Klik op 'tekst naar kolommen'. Over het algemeen kiest u de optie "gescheiden". Klik volgende.
Stap 4. Ga door met het gebruik van de wizard om samengevoegde kolommen te splitsen
Nu bent u klaar om het proces van het splitsen van samengevoegde informatie in één kolom in meerdere kolommen te voltooien.
- Kies hoe de gegevens in de kolom 'gescheiden' zijn. Dit betekent dat elk stukje informatie in de kolom door iets wordt gescheiden. De meest voorkomende keuzes zijn een spatie, een komma of een puntkomma. Vaak wordt de informatie alleen gescheiden door een spatie. Zoals in het volgende voorbeeld: laten we zeggen dat de naam "John A. Doe" in een enkele kolom verschijnt. De voornaam John wordt gescheiden van de middelste initiaal A door een spatie. De achternaam Doe wordt gescheiden van de middelste initiaal A door een spatie. Kies dus ruimte in de wizard met scheidingstekens.
- Klik volgende. Klik op voltooien. Het programma moet John, A. en Doe in drie kolommen splitsen. U kunt de nieuwe kolommen dan nieuwe kopnamen geven om aan te geven wat voor soort informatie ze bevatten (achternaam, voornaam, enz.). Het is een goed idee om verschillende lege kolommen rechts van de gegevens die u splitst te maken voordat u dit doet, omdat de gegevens hierdoor in de nieuwe lege kolommen worden gepusht (in plaats van kolommen die al informatie bevatten).
Deel 2 van 3: Excel importeren in Access
Stap 1. Open het Access-programma op uw computer
Ga naar het startmenu, kies Microsoft Office en klik op Microsoft Access. U moet een nieuwe lege Access-database openen om het Excel-blad erin te importeren.
- Kies "lege desktopdatabase" om een nieuwe database aan te maken binnen het Access-programma.
- Geef het een nieuwe naam als je wilt. Klik op 'maken'.
Stap 2. Importeer een Excel-spreadsheet in Access
De volgende stap is om het Excel-spreadsheet (of meer dan één) naar de Access-database te trekken.
- Klik op "Externe gegevens" in de werkbalk zodra u zich in de Access-databasemanager bevindt. Kies "Excel". In sommige versies van Access vindt u deze functie door te klikken op "bestand" in de werkbalk en "Externe gegevens ophalen".
- Waar staat "bestandsnaam", klik op "bladeren". Hiermee kunt u uw Excel-blad op uw computer terugvinden.
- Laat het vakje aangevinkt met de tekst 'importeer de brongegevens in een nieuwe tabel in de huidige database'. Deze wordt standaard aangevinkt.
- Wanneer u het Excel-spreadsheet vindt dat u op uw computer wilt importeren, klikt u erop. Klik OK." Hiermee gaat u naar de wizard voor het importeren van Excel in Access.
Deel 3 van 3: De wizard gebruiken om het importproces te voltooien
Stap 1. Doorloop de stappen in de wizard die binnen Access verschijnt
Om het proces van het importeren van uw spreadsheet te voltooien, moet u de stappen in de wizard voltooien.
- Kies het werkblad in het Excel-spreadsheet dat u wilt importeren. Soms is dit eenvoudig omdat het Excel-spreadsheet slechts één blad is. Soms maken mensen echter meerdere pagina's in één Excel-spreadsheet, wat u kunt zien door op de tabbladen onder aan de spreadsheet te klikken. Als dit het geval is, moet u de Access-wizard vertellen welk werkblad u kiest. Klik volgende.
- De volgende pagina heeft een vak waarin wordt gevraagd of de eerste rij in het Excel-blad kolomkoppen heeft. Dit betekent de rij in een spreadsheet die de gegevens in elke kolom identificeert (zoals achternaam, adres, salaris, enz.). Het is een goed idee om eerst uw Excel-blad op te schonen om ervoor te zorgen dat de eerste rij duidelijk gedefinieerde kolomkoppen heeft. Controleer vervolgens of de eerste rij kolomkoppen bevat. Dit is de eenvoudigste benadering. Klik volgende.
- Als uw eerste rij geen kolomkoppen bevat, wordt u op de volgende pagina gevraagd of u de naam "velden" in Access wilt wijzigen (dit zijn kolomkoppen). Als u nog niet elk veld een naam heeft gegeven die duidelijk en gemakkelijk te herkennen is voordat u het importeert (aanbevolen), dan kunt u dat hier doen.
Stap 2. Rond het importproces af
Er zijn nog maar een paar stappen over in het importproces. Op de volgende pagina in de wizard wordt gevraagd of u een primaire sleutel wilt identificeren.
- Je hoeft dit niet te doen, maar het kan wel. Een primaire sleutel betekent dat het computerprogramma elke rij informatie een uniek nummer toekent. Dit kan later handig zijn bij het sorteren van de gegevens. Klik volgende.
- Het laatste scherm in de wizard heeft een spatie die een standaardnaam geeft. U kunt de naam van het Excel-blad dat u importeert wijzigen (het wordt een "tabel" in Access aan de linkerkant van de pagina wanneer u klaar bent met importeren).
- Klik op 'importeren'. Klik op 'sluiten'. U ziet uw tafel aan de linkerkant van het scherm. Het wordt nu geïmporteerd in Access.
- Als u meer dan één dataset wilt koppelen, herhaalt u dit proces met een andere of meerdere Excel-spreadsheets. Nu bent u klaar om de gegevens in de bladen in Access te matchen.
Video - Door deze service te gebruiken, kan bepaalde informatie worden gedeeld met YouTube
Waarschuwingen
- Als het Excel-bestand van een andere versie van Office is dan Access, kunt u problemen ondervinden bij het probleemloos importeren van bestanden.
- Het kan niet genoeg onderstreept worden: u moet uw Excel-spreadsheet opschonen voordat u het importeert. Voor een deel betekent dit het analyseren van de gegevens die je hebt op problemen.
- Bewaar altijd een kopie van uw originele spreadsheets, dus als u ze verknoeit, kunt u het proces herhalen.
- U kunt niet meer dan 255 velden importeren in Access.
