Deze wikiHow leert je hoe je Microsoft Word kunt gebruiken om een factuur te maken. Een factuur is een gespecificeerde lijst van verkochte producten of verleende diensten die u kunt gebruiken om uw klanten te factureren. De eenvoudigste manier om aan de slag te gaan, is door een van de gratis factuursjablonen van Microsoft te gebruiken, maar u kunt er ook een maken vanuit een leeg document.
Stappen
Methode 1 van 2: Een gratis sjabloon downloaden
Stap 1. Open Microsoft Word voor Windows of macOS
Je vindt het in het menu Start onder Microsoft Office op een pc, en in de Toepassingen map op een Mac.
- Gebruik deze methode om snel en eenvoudig een factuur op te bouwen op basis van een kant-en-klaar sjabloon. Sjablonen besparen u de moeite om erachter te komen wat u moet opnemen, maar kunnen worden aangepast aan uw behoeften.
- U kunt ook gratis Word-sjablonen downloaden van de Microsoft Office-sjabloonsite. Het is het beste om geen sjablonen van andere websites te downloaden, aangezien sommige virussen kunnen bevatten.
Stap 2. Zoek de sjabloonzoekbalk en selecteer Nieuw
Het openen van Word zou automatisch het scherm "Nieuw" moeten weergeven - dit scherm zegt "Nieuw" bovenaan en toont een zoekbalk met de tekst "Zoeken naar online sjablonen" erin. Als u deze zoekbalk niet ziet, klikt u op de Bestand menu linksboven en selecteer vervolgens Nieuw om het naar voren te brengen.
Stap 3. Typ factuur in de zoekbalk en druk op ↵ Enter
Er verschijnt een lijst met overeenkomende resultaten.
Stap 4. Klik op een factuur om een voorbeeld te zien
Er verschijnt een grotere versie van de factuur, samen met een korte beschrijving.
- Als u besluit de sjabloon niet te gebruiken, klikt u op de x bovenaan het venster om terug te keren naar de lijst.
- Enkele leuke, eenvoudige opties zijn: Factuur (tijdloos) en degene die net heet Factuur.
Stap 5. Klik op Maken om de sjabloon te gebruiken
Het staat in het voorbeeldvenster van de sjabloon. Hiermee wordt de sjabloon gedownload en automatisch geopend.
Stap 6. Vervang de vooraf ingevulde informatie door uw eigen informatie
Elk veld bevat meestal tekst die bedoeld is om u te helpen bij het invullen van de factuur. Je kunt gewoon met de muis klikken voordat je een beetje informatie krijgt, op ← Backspace of Delete drukken om te verwijderen wat er is, en je eigen informatie typen.
Naast het invullen van de lege plekken kunt u ook meer details aan de factuur toevoegen, zoals een logo, extra veld of speciale lijnen en kleuren
Stap 7. Bewaar uw ingevulde factuur
Klik hiervoor op de Bestand menu, selecteer Opslaan alsen sla het bestand vervolgens op de gewenste locatie op uw computer op. Nadat u de factuur heeft gemaakt, kunt u deze afdrukken of naar uw klant(en) e-mailen.
Methode 2 van 2: Een factuur vanaf nul maken
Stap 1. Open Microsoft Word voor Windows of macOS
Je vindt het in het menu Start onder Microsoft Office op een pc, en in de Toepassingen map op een Mac.
- Gebruik deze methode als u een geheel nieuwe factuur wilt ontwerpen. Deze methode is het beste voor degenen die bedreven zijn in het gebruik van Word-functies, inclusief het maken van koppen en tabellen.
- Bekijk voordat u begint een aantal online factuurvoorbeelden voordat u uw eigen sjabloon maakt. Als uw factuur specifiek is voor uw bedrijf, zoekt u naar uw type bedrijf en de woorden "voorbeeldfactuur" voor specifieke voorbeelden (bijvoorbeeld voorbeeldfactuur van dokter, voorbeeld van freelance schrijver-factuur).
Stap 2. Klik op Leeg document in het scherm "Nieuw"
Als u het scherm "Nieuw" niet ziet, klikt u op de Bestand menu en selecteer Nieuw nu.
Stap 3. Maak een factuurkop aan
Een kop met uw bedrijfsnaam, contactgegevens en het woord 'Factuur' zou ergens bovenaan het document moeten verschijnen. U kunt deze informatie op elke gewenste manier ontwerpen en stylen, maar probeer het eenvoudig en consistent te houden met uw andere zakelijke materialen.
Stap 4. Geef de factuurdatum(s) weer
De uitgifte- en vervaldatum (indien van toepassing) moeten bovenaan het document zichtbaar zijn, bij voorkeur heel dicht bij het woord 'Factuur'.
Om de datum van vandaag snel in te voegen, klikt u op de INSERT tabblad bovenaan Word, klik op Datum Tijd, en kies vervolgens een datumnotatie. Zorg ervoor dat u het vinkje verwijdert uit het vakje "Automatisch bijwerken", zodat de datum niet verandert telkens wanneer iemand het bestand opent.
Stap 5. Nummer de factuur
Elke factuur moet een uniek nummer (in een volgorde) bevatten voor uw administratie. De volgorde kan globaal (voor alle klanten) of per klant zijn. Je kunt dit desgewenst aan de header toevoegen, maar het kan echt overal worden geplaatst.
Als elke klant zijn eigen factuurnummeringsvolgorde heeft, wil je misschien de naam van de klant opnemen als onderdeel van het nummer (bijv. wikiHow1, wikiHow2 als de klant wikiHow is)
Stap 6. Voeg het adres of de contactgegevens van de klant toe
Laat dit voorafgaan met het woord "Aan" (of iets dergelijks) dat duidelijk maakt wie wordt aangeklaagd.
Het kan zijn dat u de factuur rechtstreeks wilt richten aan een bepaalde persoon bij een bedrijf of aan de afdeling Crediteurenadministratie
Stap 7. Maak een gespecificeerde lijst van verkochte producten of verleende diensten
De beste manier om dit te doen is door een tabel te maken met meerdere rijen en benoemde kolommen. Zie Een eenvoudige tabel maken in Microsoft Word om aan de slag te gaan met tabellen.
Maak kolommen voor voor hoeveelheid, artikel-/servicenaam of -beschrijving, eenheidsprijs/-tarief en totale prijs voor de gekochte hoeveelheid. Zorg ervoor dat u deze kolommen labelt met kopteksten, zodat de klant de kosten begrijpt
Stap 8. Toon het totale factuurbedrag
Dit zou direct onder de lijst met gespecificeerde kosten moeten verschijnen, bij voorkeur vetgedrukt, zodat het gemakkelijk te zien is.
- Als u omzetbelasting in rekening brengt, moet u een subtotaal van de gespecificeerde kosten weergeven, met de belasting eronder, met het percentage links van het belastingbedrag en daaronder het aangepaste totaal.
- Controleer uw wiskunde nogmaals om er zeker van te zijn dat deze correct is.
Stap 9. Voeg de betalingsvoorwaarden toe
U kunt de betalingsvoorwaarden boven of onder de factuurgegevens weergeven. Veelgebruikte betalingsvoorwaarden zijn "Vervallen bij ontvangst", "Vervallen binnen 14 dagen", "Vervallen binnen 30 dagen" of "Vervallen binnen 60 dagen".
Mogelijk wilt u onderaan ook een memo opnemen met daarin de betalingsmethoden, algemene informatie of gewoon een bedankje aan de klant voor het gebruik van uw diensten
Stap 10. Sla uw ingevulde factuur op
Klik hiervoor op de Bestand menu, selecteer Opslaan alsen sla het bestand vervolgens op de gewenste locatie op uw computer op. Nadat u de factuur heeft gemaakt, kunt u deze afdrukken of naar uw klant(en) e-mailen.
Tips
- Nadat u een factuurdocument heeft opgeslagen, kunt u het gebruiken als sjabloon voor het maken van andere facturen door de optie "Nieuw van bestaande" te gebruiken bij het maken van een nieuwe factuur. U kunt het document ook opslaan als een.dot- of.dotx-sjabloon voor toekomstig sjabloongebruik.
- Een andere manier om de facturatie- en totaalinformatie weer te geven, is door deze in een Microsoft Excel-werkmap in te stellen en vervolgens een link ernaar in uw Word-factuur te plakken. Wanneer u de spreadsheet bijwerkt, klikt u met de rechtermuisknop op de ingesloten spreadsheet en selecteert u "Link bijwerken" om de wijzigingen te zien.
