Deze wikiHow leert je hoe je een samenvoegbewerking uitvoert in Microsoft Office of OpenOffice.org. Afdruk samenvoegen is een superhandige functie waarmee u automatisch een document kunt personaliseren voor elke ontvanger waarnaar het wordt verzonden. Op die manier hoeft u het document niet voor elke ontvanger afzonderlijk te wijzigen. Het is een enorme tijdsbesparing en het is heel gemakkelijk om te doen! De onderstaande stappen leiden u stap voor stap door het hele proces.
Stappen
Methode 1 van 3: Voorbereiding
Stap 1. Bouw een gegevensbestand op
Dit kan een spreadsheetbestand, een databasebestand of zelfs een tekstdocument met de juiste opmaak zijn. Spreadsheetbestanden worden het meest gebruikt; deze handleiding gaat ervan uit dat u een spreadsheet gebruikt.
-
Uw gegevensbestand moet alle informatie bevatten die van exemplaar tot exemplaar zal moeten veranderen. Als u bijvoorbeeld een standaardbrief schrijft, bevat uw gegevensbestand de namen en mogelijk de adressen van iedereen aan wie u de brief wilt sturen.
Plaats één informatie-item in elke cel langs een lijn, zodat elk type informatie (voornaam, achternaam, eretitel, enzovoort) in een eigen kolom staat
-
Maak verstandige kolomnamen. Afdruk samenvoegen leest gegevens in kolommen. Het gaat ervan uit dat het eerste item in elke kolom met informatie de algemene naam is voor dat type informatie, dus gebruik namen die voor u logisch zijn.
Begin bijvoorbeeld een kolom met voornamen door 'voornaam' te typen en plaats vervolgens alle voornamen eronder. Wanneer u wordt gevraagd welk veld u in uw brief moet invoegen, ziet u als optie "voornaam" en onthoudt u wat er in die kolom staat
- Microsoft Office-gebruikers die Outlook ook voor hun e-mail gebruiken, kunnen desgewenst hun Outlook-adresboek als gegevensbestand gebruiken.
Stap 2. Sla het gegevensbestand op
Bewaar het ergens waar je het gemakkelijk kunt vinden, en noem het iets dat je gemakkelijk kunt onthouden.
Stap 3. Schrijf uw primaire document op
Dit is het document waarin u informatie gaat invoegen. Als u bijvoorbeeld een standaardbrief schrijft, is het primaire document de brief. Elk item dat door Afdruk samenvoegen voor u wordt ingevuld (zoals namen) moet voorlopig leeg worden gelaten.
Methode 2 van 3: Afdruk samenvoegen in MS Office
Stap 1. Open het taakvenster Afdruk samenvoegen
Klik vanuit uw primaire document op het paneel om het te openen. Als u het niet ziet, opent u het menu Extra en selecteert u Afdruk samenvoegen in de lijst.
Stap 2. Beantwoord de vragen van MS Office
Het hulpprogramma Afdruk samenvoegen in Office heeft een aantal stappen die zijn ontworpen om uw leven gemakkelijker te maken door uw bestanden slimmer en nauwkeuriger samen te voegen.
- Begin met te vertellen wat voor soort document je schrijft. Klik op de beste pasvorm en klik vervolgens op Volgende.
- Vertel het welk "startdocument" (primair document) u wilt gebruiken. Als je deze stappen hebt gevolgd, zou je 'dit document gebruiken' moeten kunnen selecteren. Klik volgende.
Stap 3. Kies het bestand dat u wilt samenvoegen
Dit is het gegevensbestand dat u eerder hebt gemaakt. Selecteer het juiste keuzerondje en klik op Volgende om naar het bestand te zoeken en het te verbinden met uw primaire document.
Als u liever uw Outlook-adresboek gebruikt, klikt u in plaats daarvan op die optie
Stap 4. Kies welke gegevens u wilt gebruiken
Met Office kunt u naar believen rijen met informatie selecteren of deselecteren. Hiermee kunt u kiezen welke informatie-items in het gegevensbestand u wilt samenvoegen in het primaire document, waardoor het gegevensbestand in de loop van de tijd nuttiger wordt omdat u het voor verschillende dingen gebruikt. Als u tevreden bent, klikt u op Volgende.
De gegevens kunnen worden gesorteerd door op de koppen van elke kolom te klikken. Dit kan handig zijn als u snel veel informatie moet doorzoeken
Stap 5. Gegevensvelden invoegen
Op de volgende pagina van het taakvenster wordt u gevraagd uw document te schrijven als u dat nog niet hebt gedaan, en krijgt u een reeks opties te zien voor het invoegen van gegevens uit het bestand in het document.
-
Voeg een gegevensveld in door de cursor te plaatsen waar het veld zal komen en vervolgens op de juiste knop in het taakvenster te klikken om het daar in te voegen.
U kunt verkeerd geplaatste of dubbele gegevensvelden verwijderen door op de Delete-toets te drukken, hetzelfde als een gewone letter of cijfer
-
De vooraf ingestelde opties veranderen enigszins op basis van het type document dat u aan Office hebt verteld dat u aan het schrijven was. Office doet zijn best om de juiste informatie in te vullen uit de gegevens die u hem geeft. Als u bijvoorbeeld een standaard zakelijke brief schrijft, ziet u mogelijk een optie om een adresblok in te voegen, dat de voor- en achternaam en het volledige adres van elke ontvanger bevat, netjes geordend op een paar regels.
- Sommige van de vooraf ingestelde opties openen extra vensters waarin u de juiste informatie kunt invullen. Deze zijn allemaal min of meer rechttoe rechtaan en gemakkelijk te begrijpen.
- Als u een voorinstelling gebruikt en het lijkt erop dat u de juiste informatie niet kunt vinden, klikt u op de knop "Match Fields" om het programma te leren welke van uw veldnamen overeenkomen met de standaardnamen. U kunt bijvoorbeeld laten zien dat het de categorie "Familienaam" in uw gegevensbestand moet gebruiken om gegevens over "Achternaam" in een adresblok in te vullen.
- Om uw eigen velden te gebruiken, klikt u op 'meer opties'. U kunt de namen zien die u aan elke kolom hebt gegeven en deze in plaats daarvan gebruiken.
Stap 6. Controleer uw brieven
Afdruk samenvoegen geeft de specifieke informatie in de velden die u toepast op uw primaire document pas weer als u het afdrukt, maar Office biedt wel een voorbeeldfunctie waarmee u kunt controleren en ervoor zorgen dat de informatie correct wordt weergegeven, afhankelijk van hoe u het document hebt geplaatst. velden in uw document. Voel je vrij om het te gebruiken totdat je zeker weet dat alles in orde is.
Stap 7. Voltooi de samenvoeging
Het laatste scherm van het taakvenster Afdruk samenvoegen geeft aan dat alles op zijn plaats is en klaar is om uw documenten af te drukken. Er verschijnt één set informatie per afgedrukt document en het programma zal evenveel exemplaren afdrukken als er sets informatie zijn.
Als u individuele wijzigingen aan specifieke letters wilt maken, kunt u dat ook doen vanuit dit taakvenster door eerst op "bewerk individuele letters" te klikken
Methode 3 van 3: Afdruk samenvoegen in OpenOffice.org
Stap 1. Maak een database aan
In OpenOffice.org is altijd een databasebestand nodig voor een samenvoegbewerking; u kunt uw gegevens echter nog steeds eerst in een spreadsheet maken.
- Open vanuit uw primaire document het menu Bestand en kies ervoor om een nieuw databasebestand te maken.
- Selecteer in het venster dat verschijnt de optie "verbinden met een bestaande database". Selecteer in het vervolgkeuzemenu 'spreadsheet' en klik vervolgens op Volgende.
- Op het volgende scherm stuurt u OpenOffice.org naar het spreadsheetbestand dat u wilt gebruiken. U kunt kiezen of u de database al dan niet met een wachtwoord wilt beveiligen door het vakje onder de bestandslocatie aan te vinken. Klik op Volgende als je klaar bent.
-
Kies op dit scherm of u de database wilt registreren om later gemakkelijker toegang te krijgen, en beslis of u het databasebestand al dan niet wilt openen om het nu meteen te bewerken. (U hoeft dit waarschijnlijk niet te doen als u het spreadsheetbestand net hebt gemaakt.) Klik op Voltooien om de database op te slaan.
Zorg ervoor dat u de database een naam geeft die u gemakkelijk kunt onthouden
Stap 2. Voer uw velden in
Nu u uw informatie hebt gekoppeld aan een database die OpenOffice.org kan begrijpen, is het eenvoudig om die database te gebruiken voor mail mergen, zolang u maar weet waar u moet zoeken.
- Selecteer in het menu Invoegen 'velden' en vervolgens 'andere…' in het submenu. U kunt ook control-F2 typen.
- Klik in het venster dat verschijnt op het tabblad "database".
-
Klik op de knop Bladeren rechtsonder in het venster en zoek het databasebestand dat u zojuist hebt gemaakt.
Nadat u uw database hebt geselecteerd, verschijnt deze in de lijst met de titel "databaseselectie" aan de rechterkant van het venster
- Selecteer in de lijst "type" aan de linkerkant van het venster "afdrukvelden".
- Klik op de + naast uw database en er moet een spreadsheetbestand onder verschijnen. Klik op de + naast Dat, en u ziet de veldnamen die u hebt gekozen toen u uw spreadsheet maakte.
-
Selecteer het veld dat u wilt invoegen en klik op Invoegen om het veld in uw primaire document te plaatsen.
- Vergeet niet om de cursor te plaatsen waar u uw veld wilt invoegen voordat u invoegt, anders moet u knippen en plakken om het naar de juiste positie te verplaatsen.
- Net als in Office worden tekstvelden in uw primaire document behandeld als alfanumerieke tekens. Je kunt ze verplaatsen met de spatiebalk en ze verwijderen met de delete-toets.
Stap 3. Voltooi de samenvoeging
Controleer elk veld nogmaals op de juiste plaatsing. Wanneer u klaar bent, drukt u uw primaire document af. Afdruk samenvoegen drukt één exemplaar af voor elke set vermeldingen in het bestand dat u hebt samengevoegd met het document.
Tips
- Tekstverwerkingsprogramma's hebben vaak sjablonen die u kunt gebruiken om primaire documenten te maken.
- Zorg ervoor dat u velden opsplitst in de meest specifieke termen die mogelijk zijn. U kunt bijvoorbeeld een beleefdheidstitel (meneer, mevrouw, juffrouw), voornaam en achternaam voor de naam gebruiken. Dat zijn drie velden voor namen, dus gebruik drie afzonderlijke kolommen met één type veld in elke kolom.
