Excel is geweldig voor tabellen met gegevens, maar hoe kunt u het manipuleren en organiseren zodat het aan uw behoeften voldoet? Met de sorteertool kunt u snel kolommen sorteren op verschillende indelingen of uw eigen aangepaste sortering maken voor meerdere kolommen en soorten gegevens. Gebruik de functie Sorteren om uw gegevens logisch te ordenen en ze gemakkelijker te begrijpen en te gebruiken.
Stappen
Deel 1 van 3: Alfabetisch of numeriek sorteren
Stap 1. Selecteer uw gegevens
U kunt klikken en slepen om de kolom te selecteren die u wilt sorteren, of u kunt op een van de cellen in de kolom klikken om deze actief te maken en Excel de gegevens automatisch te laten selecteren.
Al uw gegevens in de kolom moeten op dezelfde manier worden opgemaakt om te kunnen sorteren (d.w.z. tekst, getallen, datums)
Stap 2. Zoek de sorteerknoppen
Deze zijn te vinden op het tabblad Gegevens in het gedeelte "Sorteren en filteren". Om snel te sorteren, gebruikt u de knoppen "AZ↓" en "AZ↑".
Stap 3. Sorteer uw kolom door op de juiste knop te klikken
Als u getallen sorteert, kunt u sorteren van laag naar hoog ("AZ↓") of van hoog naar laag ("AZ↑"). Als u tekst sorteert, kunt u sorteren in oplopende alfanumerieke volgorde ("AZ↓") of aflopende alfanumerieke volgorde ("AZ↑"). Als u datums of tijden sorteert, kunt u sorteren van eerder naar later ("AZ↓") of later naar eerder ("AZ↑").
Als er een andere kolom met gegevens is naast de kolom die u sorteert, wordt u gevraagd of u die gegevens in de sortering wilt opnemen. De sortering is nog steeds de kolom die u oorspronkelijk hebt geselecteerd, maar de bijbehorende gegevenskolommen worden mee gesorteerd
Stap 4. Los problemen op met een kolom die niet kan worden gesorteerd
Als u fouten tegenkomt wanneer u probeert te sorteren, is de meest waarschijnlijke boosdoener de opmaakproblemen met de gegevens.
- Als u getallen sorteert, zorg er dan voor dat alle cellen zijn opgemaakt als getallen en niet als tekst. Cijfers kunnen per ongeluk als tekst geïmporteerd worden vanuit bepaalde boekhoudprogramma's.
- Als u tekst sorteert, kunnen er fouten ontstaan door voorloopspaties of slechte opmaak.
- Als u datums of tijden sorteert, komen problemen meestal voort uit de opmaak van uw gegevens. Om Excel succesvol op datum te laten sorteren, moet u ervoor zorgen dat alle gegevens als datum worden opgeslagen.
Deel 2 van 3: Sorteren met meerdere criteria
Stap 1. Selecteer uw gegevens
Stel dat u een spreadsheet heeft met een lijst met klantennamen en de stad waarin ze zich bevinden. Om uw leven gemakkelijker te maken, wilt u eerst alfabetisch op stad sorteren en vervolgens elke klant alfabetisch binnen elke stad. Het maken van een aangepaste sortering kan precies dat doen.
Stap 2. Klik op de knop Sorteren
Dit is te vinden in het gedeelte "Sorteren en filteren" van het tabblad Gegevens. Het venster Sorteren wordt geopend, zodat u een aangepaste sortering met meerdere criteria kunt maken.
Als uw kolommen kopteksten hebben in de eerste cel, zoals "Stad" en "Naam", zorg er dan voor dat u het vakje "Mijn gegevens heeft kopteksten" in de linkerbovenhoek van het sorteervenster aanvinkt
Stap 3. Maak uw eerste regel
Klik op het menu "Sorteren op" om de gewenste kolom te kiezen. In dit voorbeeld sorteert u eerst op stad, dus selecteer de juiste kolom in het menu.
- Houd "Sorteren op" ingesteld op "Waarden".
- Stel de volgorde in op "A tot Z" of "Z tot A", afhankelijk van hoe u wilt sorteren.
Stap 4. Maak uw tweede regel
Klik op de knop "Niveau toevoegen". Dit voegt een regel toe onder de eerste. Selecteer de tweede kolom (de kolom Naam in ons voorbeeld) en selecteer vervolgens de sorteervolgorde (kies voor het gemak dezelfde volgorde als uw eerste regel).
Stap 5. Klik op OK
Uw lijst wordt gesorteerd volgens uw regels. U zou de steden alfabetisch moeten zien en vervolgens de klantnamen alfabetisch gesorteerd binnen elke stad.
Dit voorbeeld is eenvoudig en bevat slechts twee kolommen. U kunt uw sortering echter zo complex maken als u wilt en veel kolommen opnemen
Deel 3 van 3: Sorteren op cel of letterkleur
Stap 1. Selecteer uw gegevens
U kunt klikken en slepen om de kolom te selecteren die u wilt sorteren, of u kunt op een van de cellen in de kolom klikken om deze actief te maken en Excel de gegevens automatisch te laten selecteren.
Stap 2. Klik op de knop Sorteren
De knop Sorteren is te vinden op het tabblad Gegevens in het gedeelte "Sorteren en filteren". Hierdoor wordt het venster Sorteren geopend. Als u een andere kolom met gegevens hebt naast de kolom die u sorteert, wordt u gevraagd of u die gegevens in de sortering wilt opnemen.
Stap 3. Selecteer "Celkleur" of "Letterkleur" in het menu "Sorteren op"
Hiermee kunt u de eerste kleur kiezen waarop u wilt sorteren.
Stap 4. Selecteer welke kleur je eerst wilt sorteren
In de kolom "Bestelling" kunt u via het vervolgkeuzemenu kiezen welke kleur u als eerste of als laatste in de sortering wilt plaatsen. U kunt alleen kleuren kiezen die in de kolom aanwezig zijn.
Er is geen standaardvolgorde voor het sorteren van kleuren. U dient zelf de volgorde te bepalen
Stap 5. Voeg nog een kleur toe
U moet een andere regel toevoegen voor elke kleur in de kolom die u sorteert. Klik op "Niveau toevoegen" om nog een regel aan de sortering toe te voegen. Kies de volgende kleur waarop u wilt sorteren en vervolgens de volgorde waarop u wilt sorteren.
Zorg ervoor dat elke volgorde voor elke regel hetzelfde is. Als u bijvoorbeeld van boven naar beneden sorteert, moet u ervoor zorgen dat in het gedeelte 'Bestellen' voor elke regel 'Bovenaan' staat
Stap 6. Klik op OK
Elke regel wordt één voor één toegepast en de kolom wordt gesorteerd op de kleuren die u hebt gedefinieerd.
Tips
- Probeer gegevens op verschillende manieren te sorteren; deze nieuwe perspectieven kunnen verschillende aspecten van de informatie belichten.
- Als uw spreadsheet totalen, gemiddelden of andere samenvattende informatie bevat die lager zijn dan de informatie die u moet sorteren, zorg er dan voor dat u deze niet ook sorteert.
