E-mail heeft, net als andere vormen van communicatie, zijn eigen etiquette en sociale protocollen. Als u een e-mail moet schrijven waarin u op het werk of op school om feedback moet worden gevraagd, of over een geschreven manuscript, moet u rekening houden met de formulering, timing en structuur bij het opstellen van uw e-mail om deze zo effectief mogelijk te maken. Als u beleefd, punctueel en specifiek bent in uw e-mails, kunt u de feedback krijgen die u nodig hebt.
Stappen
Methode 1 van 4: Feedback vragen op het werk
Stap 1. Spreek de persoon aan die het best gekwalificeerd is om commentaar op uw werk te geven
Vaak is dit de manager direct boven je. Begin in ieder geval bij hen, of bij een oudere collega of collega. Zij hebben de ervaring om je te helpen en je de feedback te geven die je nodig hebt.
Stap 2. Wees beleefd en bescheiden in de e-mail
U moet de normen in uw kantoor volgen voor e-mails. Nederigheid gaat een lange weg bij het vragen om feedback, maar wees niet zo nederig dat je baas of manager denkt dat je niets van je baan weet. Kader de vragen liever op een manier die uw voortgang bij een project of taak laat zien. Dit laat de baas weten dat je niet alleen op je handen zit te wachten op feedback. Houd ook rekening met de volgende tips.
- Je kunt zeggen: "Ik werkte aan de presentatie voor morgen toen ik een probleem tegenkwam met het formaat - ik weet niet zeker of ik de standaard van het bedrijf volg. Ik heb de presentatie bijgevoegd. Heb je suggesties voor het formaat? Bedankt voor je hulp hierbij.”
- Vergeet ze niet te bedanken in de e-mail.
Stap 3. Wees specifiek in uw feedbackverzoek
Dit kan u helpen om al te brede feedback te vermijden die u waarschijnlijk niet zal helpen in uw werk. Vermijd ja of nee vragen, tenzij nodig. Richt u in plaats daarvan op specifieke onderdelen van een project waaraan moet worden gewerkt. Probeer uw baas of collega niet in één keer te bombarderen met alle mogelijke vragen die u over uw werk zou kunnen hebben.
- U kunt bijvoorbeeld zeggen: "Ik wist niet zeker hoe ik verder moest gaan met het Eastman-bestand. De klant heeft niet op mijn e-mails gereageerd en aangezien het een opdracht met hoge prioriteit is, leek het me het beste om je te e-mailen om te zien wat ik moet doen.”
- Als u op zoek bent naar meer algemene feedback in de vorm van een review of rapport, vraag dat dan specifiek aan. Beleefd, beknopt en zo specifiek mogelijk zijn, zal helpen. U kunt bijvoorbeeld een rapport opvragen over uw efficiëntie of creativiteit. Als u feedback vraagt van degenen die aan u rapporteren, moet u mogelijk een anonieme enquête houden.
DESKUNDIGE TIP
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
Alyson Garrido, PCC
Werkplekcoach
Probeer de KISS-methode wanneer je om algemene feedback vraagt.
Het KISS-model is een geweldige manier om mensen te helpen u passende, bruikbare feedback te geven. Vraag de persoon,"
houden? Wat zou ik verbeteren? Wat zou ik begin? En wat moet ik? stop?"
Stap 4. Stuur een bedankmail zodra ze hebben gereageerd
Als de feedback suggereerde dat je veel verbetering nodig hebt of dat je werk niet in orde is, zorg er dan voor dat je een korte verklaring opneemt over hoe je het gaat oplossen. Geef jezelf de tijd om de emoties te verwerken voordat je direct reageert.
Zorg ervoor dat u binnen maximaal 1-2 dagen reageert
Methode 2 van 4: Feedback vragen op school
Stap 1. Identificeer jezelf
Je leraar heeft misschien honderden studenten, vooral als ze een universiteitsprofessor zijn. Je moet je naam (voor- en achternaam), je klas en sectie vermelden. Als je nog op de middelbare school zit, kan dit je menstruatie of tijdvak betekenen. Op deze manier verspil je de tijd van de leraar niet door ze te laten ontdekken wie je bent, en zullen ze meer tijd besteden aan de feedback die je nodig hebt.
Stap 2. Houd het formeel
Soms worstelen studenten hiermee wanneer ze docenten voor het eerst e-mailen. U kunt "Hoi Dr. Smith" of "Geachte mevrouw Turner" zeggen. Als je leraar je een e-mail heeft gestuurd, wees dan niet minder formeel dan hij was. Houd de toon professioneel. In plaats daarvan zeggen: 'Hé, wat vind je van mijn paper? Het is niet de beste', zegt hij, 'ik weet niet zeker of ik de opdracht begrijp. Ik had wat specifieke vragen over de krant.”
Stap 3. Houd het kort
Maak je geen zorgen over het uitleggen van de hele context van je vragen, tenzij de context noodzakelijk is voor die vragen. Als je bijvoorbeeld feedback vraagt over een mogelijke verlenging, heeft je leraar misschien context nodig, maar als je gewoon een vraag over een opdracht probeert te stellen, vertel hem dan niet het verhaal over hoe je hond ervoor zorgde dat je te laat kwam en waarom je e-mailt nu (tenzij het heel dicht bij de opdrachttijd is), of iets anders dat mogelijk niet relevant is voor de opdracht in kwestie.
Stap 4. Wacht niet tot de avond voor een examen of inleverdatum om feedback te vragen
Niet alleen zal je leraar je waarschijnlijk geen feedback geven die dicht bij een vervaldatum ligt, ze zullen waarschijnlijk geïrriteerd zijn dat je tot het laatste moment hebt gewacht om hen om feedback te vragen. Als u last-minute vragen moet sturen, wees dan kort, specifiek en verontschuldigend. Het zal de leraar sneller reageren, ervan uitgaande dat ze de e-mail op tijd zien.
Stap 5. Gebruik bestandsformaten die je docent heeft aangevraagd
Vaak zal de docent je in de syllabus vertellen welke bestandsindelingen ze zullen accepteren voor opdrachten of in e-mails. Als je docent bijvoorbeeld een.doc-bestand opgeeft, stuur dan geen.pdf- of.pages-bestand. Als je het niet zeker weet, kun je een.rtf- of.pdf-bestand sturen of gewoon vragen.
Stap 6. Vraag feedback op een werkstuk of examen dat je al hebt ingeleverd
Je hoeft alleen maar de professor te e-mailen en beleefd te zijn. Als de hoogleraar spreekuur heeft, kunt u deze bezoeken of een afspraak maken. U kunt zeggen: "Beste professor Smith, ik heb mijn examen niet zo goed gedaan als ik had verwacht. Kunt u mij helpen enkele van de fouten die ik heb gemaakt te verwerken, zodat ik het bij het volgende examen beter kan doen?" Uw professor zou normaal gesproken positief op een dergelijk verzoek moeten reageren.
Methode 3 van 4: Feedback vragen over een manuscript
Stap 1. E-mail eerst iemand die je kent
Als u attente feedback wilt, kunt u die het beste geven aan iemand die u kent, bij voorkeur een vriend of een collega. Wanneer u iemand die u kent een e-mail stuurt voor feedback, zorg er dan voor dat u ze e-mailt zoals u dat gewoonlijk zou doen. Als je ze normaal gesproken zou bellen, zou je dat waarschijnlijk moeten doen. Stuur het manuscript niet in de eerste e-mail, tenzij je weet dat ze waarschijnlijk ja zullen zeggen (iemand voor wie je een manuscript hebt gelezen, of iemand die heeft aangeboden het jouwe te lezen).
U kunt een korte beschrijving of een samenvatting opnemen, afhankelijk van of de persoon die u e-mailt een vriend of een collega is
Stap 2. E-mail een expert
Als je echt deskundig advies nodig hebt, stuur dan een e-mail naar een expert die je kent en leg je project uit en waarom je feedback nodig hebt. Wees niet opdringerig, maar bedank ze vriendelijk voor hun aandacht en zeg: "Ik begrijp het als je geen tijd hebt om me feedback te geven." Je kunt zelfs vragen of ze iemand kennen met de tijd en expertise die je kan helpen als ze dat niet kunnen.
Stap 3. E-mail iemand niet ongevraagd een manuscript
Dit zal waarschijnlijk onbeantwoord blijven, tenzij u hen specifiek vertelt dat u voor hun hulp zult betalen. Als ze een beroemde auteur zijn, is het onwaarschijnlijk dat ze op zo'n e-mail reageren, omdat ze een heleboel van dergelijke e-mails ontvangen. Vraag in plaats daarvan eerst uw vrienden, collega's, professoren, enz. Ze zullen u waarschijnlijk eerder kunnen helpen en meer geneigd zijn u te helpen.
Stap 4. Wees specifiek over wat je wilt van hun feedback
Als je alleen positieve feedback wilt, zeg dat dan. Vertel hen of u gedetailleerde feedback, lokale of globale feedback wilt, en of u esthetische, grammaticale of structurele feedback wilt. Dit kan een grote bijdrage leveren aan het helpen van uw lezer om te weten wat u van hen wilt.
- Positieve feedback hoeft niet onconstructief te zijn. Als ze uitleggen waarom ze houden van wat ze leuk vinden, kun je veel leren over je manuscript.
- Als je negatieve feedback krijgt, geef jezelf dan de tijd om te reageren. Als ze je vriend zijn, willen ze waarschijnlijk alleen maar helpen. Als ze een professor zijn, hoe boos of overstuur je ook bent, je zou niet op die manier moeten reageren. Bedank ze in plaats daarvan voor hun hulp en ga verder. Na enige tijd zult u merken dat de feedback nuttig was, ook al was de manier waarop deze werd geleverd dat niet.
Stap 5. Geef je lezer de tijd om te reageren
Als je om gedetailleerde feedback hebt gevraagd over een romanmanuscript, verwacht dan geen feedback binnen een dag of zelfs een week. Het kost tijd om een manuscript van die lengte te redigeren. Als je een deadline hebt waar je naartoe werkt, laat dit dan aan je lezer weten. Je kunt ze ook gewoon vragen of ze de bewerkingen voor een bepaalde datum kunnen laten uitvoeren. Onthoud dat ze hun eigen leven en verplichtingen hebben.
Stap 6. Bedank ze voor hun hulp
Als het een vriend is, wil je misschien een cadeau kopen, zoals een doos chocolaatjes, of gewoon op tijd een gunst teruggeven. Als het een professor is, wil je misschien een bedankmail schrijven om hen te laten weten dat je hun werk en tijd waardeert. Als u uw lezer vergeet te bedanken, kunnen ze zich gebruikt en/of niet gewaardeerd voelen, en is de kans kleiner dat ze u in de toekomst zullen helpen.
Methode 4 van 4: Feedback van klanten vragen
Stap 1. Stel niet te veel vragen
Klanten worden overspoeld met enquêtes van vrijwel elk bedrijf dat er is. Als u er zeker van wilt zijn dat een klant uw e-mail automatisch verwijdert bij het lezen, vul deze dan met een heleboel vragen. Als je de klant geïnteresseerd wilt houden, stel dan een of twee vragen en laat het daarbij.
Stap 2. Stel open vragen
Gebruik liever ja/nee-vragen, maar stel vragen die uitgebreidere antwoorden opleveren. In plaats van te vragen: "Zou je ons aanbevelen aan een vriend?", vraag je: "Hoe zou je ons beschrijven aan een vriend?" Dit soort vragen geven je meer informatie in de antwoorden dan een simpele ja/nee vraag.
Stap 3. Laat de klant weten dat je er snel op terugkomt
Dit geeft de klant het gevoel dat hun mening niet zomaar naar een gigantische inbox gaat, waar deze al dan niet wordt gelezen of overwogen. U zult waarschijnlijk ook meer openhartige feedback krijgen, als ze weten dat u zult reageren.
Als u reageert, wees dan openhartig en professioneel. In de huidige virale internetcultuur kun je de reputatie van een bedrijf in een oogwenk ruïneren als je reageert met iets anders dan professionaliteit en oprechtheid
Stap 4. Voeg geen flash of andere langzaam ladende functies toe
Als een klant een langzame verbinding heeft, zullen ze de e-mail waarschijnlijk onmiddellijk verwijderen wanneer ze zien dat deze niet kan worden geladen. Onthoud dat feedback vaak belangrijker voor u is dan zij.
Stap 5. Gebruik een goed ontworpen lettertype en formaat
U wilt dat uw e-mail er schoon en professioneel uitziet. Het is onwaarschijnlijk dat een e-mail met slordige afbeeldingen of een komisch lettertype indruk maakt op uw klanten. Gebruik in plaats daarvan standaardlettertypen zoals Times New Roman of Arial als u niet zeker bent van een lettertype en beperk overtollige afbeeldingen tot een minimum.
Stap 6. Zorg ervoor dat de e-mail apparaatvriendelijk is
Een indeling met één kolom is flexibeler dan ontwerpen met meerdere kolommen. Zorg er ook voor dat je lettertypen niet te klein zijn. U wilt dat de e-mail goed wordt weergegeven op laptops, telefoons en tablets. Met zoveel mensen die hun e-mail op hun telefoon controleren, is het absoluut noodzakelijk dat u uw e-mails dienovereenkomstig opmaakt.
Hulp bij het schrijven van e-mail
Dingen om op te nemen in een e-mail waarin om feedback wordt gevraagd
Dingen om te vermijden in een e-mail waarin om feedback wordt gevraagd
Geannoteerde e-mail waarin om feedback wordt gevraagd
Video - Door deze service te gebruiken, kan bepaalde informatie worden gedeeld met YouTube
Tips
- Val mensen niet lastig om feedback.
- Handhaaf de juiste e-mailetiquette voor de situatie.
- Een beetje nederigheid gaat een lange weg.
