E-mail is een veelgebruikte vorm van communicatie en weten hoe u uzelf aan iemand kunt voorstellen via e-mail, kan uw carrière en netwerkinspanningen helpen. Door een beknopte en duidelijke inleidende e-mail te schrijven, vergroot u de kans dat uw ontvanger de tijd neemt om deze te lezen en met u in gesprek te gaan. Vermijd enkele van de meest voorkomende fouten om ervoor te zorgen dat u zich onderscheidt van de rest.
Stappen
Methode 1 van 3: Sterk beginnen
Stap 1. Maak uw onderwerpregel duidelijk
Uw ontvanger moet een goed idee hebben van waar de e-mail over gaat voordat hij deze zelfs maar opent. Houd het ook kort; een lang onderwerp kan omslachtig zijn. Voor een inleidende e-mail is het meestal volkomen acceptabel om "Introductie - Uw naam" te schrijven.
Op mobiele apparaten wordt meestal slechts ongeveer 25-30 tekens van het onderwerp weergegeven, dus houd het kort
Tip:
Zorg ervoor dat u eerst de onderwerpregel schrijft! Een veelgemaakte fout is om de onderwerpregel voor het laatst te bewaren, wat kan leiden tot het vergeten om het helemaal te schrijven.
Stap 2. Open met een zakelijke aanhef
Begin niet met "Hallo" of "Hallo". Je kunt zulke begroetingen gebruiken als je de persoon eenmaal hebt leren kennen. Begin met een beproefde zakelijke begroeting. Vermijd het gebruik van de voornaam van de ontvanger in de aanhef.
- "Geachte mevrouw/meneer/mevr." - Als u helemaal niet zeker bent van de burgerlijke staat van de vrouw die u e-mailt, moet u altijd standaard "mevrouw" gebruiken. omdat het minder aanmatigend is.
- "Aan wie het aangaat" - Dit mag alleen worden gebruikt als u niet zeker weet wie het bericht zal ontvangen.
Stap 3. Stel jezelf voor
Uw eerste zin moet u voorstellen aan uw ontvanger. Hierdoor kunnen ze een naam associëren met de rest van het e-mailbericht.
- "Mijn naam is…"
- Geef eventueel je titel op. Als je meerdere titels hebt, noem ze dan niet allemaal op, alleen de belangrijkste of meest relevante.
Methode 2 van 3: Houd het beknopt
Stap 1. Leg uit hoe u aan het e-mailadres van de ontvanger bent gekomen
Laat de ontvanger weten hoe u aan hun contactgegevens bent gekomen. Dit laat zien dat je via de juiste kanalen bent gegaan om ze te bereiken.
- "Uw officemanager heeft me naar dit e-mailadres verwezen"
- "Ik heb dit e-mailadres gevonden op uw website"
- "Die-en-die zei dat ik contact met je moest opnemen"
Stap 2. Praat over de laatste keer dat je elkaar hebt ontmoet (indien van toepassing)
Het geheugen van de persoon opsporen kan leiden tot meer betrokkenheid.
- "We hebben vorige week kort gepraat op de conferentie"
- "We hebben elkaar gisteren aan de telefoon gesproken"
- "Ik zag je presentatie op…"
Stap 3. Deel een gemeenschappelijk belang
Dit kan u helpen om contact te maken met uw ontvanger en voorkomt dat uw zakelijke e-mails te koud lijken. Om de wederzijdse interesses te bepalen, moet u mogelijk wat onderzoek doen naar de ontvanger. Mogelijke onderzoeksgebieden zijn Facebook, Twitter en LinkedIn.
- Zorg ervoor dat je de persoon laat weten waar je deze wederzijdse interesse hebt gevonden, anders kom je over als een stalker.
- Probeer indien mogelijk de wederzijdse interesse zakelijk te houden, zoals iets in je vakgebied of een professionele passie die jullie allebei delen.
Stap 4. Geef uw reden op om contact op te nemen
Wacht niet te lang om ter zake te komen. Niemand zal een e-mail lezen die uit meerdere alinea's bestaat lang voordat er iets verschijnt dat op het punt lijkt. Leg duidelijk en duidelijk uit wat je wilt en waarom je hierover contact opneemt met die persoon. Als je om advies vraagt of een ander verzoek doet, zorg er dan voor dat het beheersbaar is, vooral als dit je eerste contact is.
- "Ik wil meer weten over…"
- "Ik zou graag een keer met je afspreken om te bespreken…"
- "Ik wil graag uw mening over…"
Stap 5. Houd uw e-mail gericht op één onderwerp
Als u uw e-mail laat slingeren, kan uw ontvanger de interesse verliezen of vergeten waarom u in de eerste plaats aan het e-mailen was.
Tip:
Vraag de ontvanger maar één ding in je e-mail.
Methode 3 van 3: Afmelden
Stap 1. Bedank de ontvanger voor zijn tijd
Niemand vindt het leuk om al hun e-mail door te nemen, dus zorg ervoor dat je de ontvanger bedankt voor het nemen van de tijd om de jouwe te lezen. Deze eenvoudige beleefdheid zal de stemming van uw ontvangers aanzienlijk verbeteren en de kans vergroten dat u een reactie krijgt.
- "Ik stel het op prijs dat u de tijd neemt om deze e-mail te lezen."
- "Bedankt dat je de tijd hebt genomen om dit te lezen."
Stap 2. Zorg voor een call-to-action
Vraag de ontvanger om je terug te schrijven, te bellen, na te denken over je voorstel of iets anders om ze te verloven. Een vraag stellen is een andere geweldige manier om de betrokkenheid te vergroten.
- "Bel me maar als je wat vrije tijd hebt"
- "Laten we binnenkort een keer lunchen"
- "Wat zijn uw gedachten over…?"
- "Ik kijk uit naar uw reactie"
Stap 3. Beëindig de e-mail
Wanneer u een professionele e-mail beëindigt, zorg er dan voor dat uw einde dankbaar maar beknopt is. Een eenvoudige aanhef aan het einde houdt uw e-mail professioneel terwijl u toch uw dankbaarheid uitdrukt.
- "Eerlijk,"
- "Bedankt,"
- "Met vriendelijke/warme groeten,"
- "Het beste,"
- Vermijd 'Hoogachtend', 'Hoogachtend', 'Proost!', 'Vrede', 'Bedankt voor uw aandacht.'
Stap 4. Voeg uw handtekening toe
Als u uw e-mailservice niet hebt geconfigureerd om uw handtekening op te nemen, zorg er dan voor dat u eindigt met uw naam, titel en contactgegevens. Overlaad dit deel niet met vijf telefoonnummers, twee e-mailadressen en drie websites. Houd het simpel, zodat de ontvanger weet hoe hij het beste contact met je kan opnemen. Vermijd het opnemen van aanhalingstekens in uw handtekening.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Stap 5. Proeflees de e-mail
Voordat u op de knop "Verzenden" klikt, moet u even de tijd nemen om uw e-mail een paar keer door te lezen en eventuele fouten die u onderweg tegenkomt te corrigeren. Aangezien deze e-mail waarschijnlijk uw eerste contact met de ontvanger is, moet u een zo goed mogelijke indruk achterlaten. Spelfouten en grammaticale fouten zullen uw e-mail er al snel veel minder professioneel uit laten zien.
