Als je al een tijdje aan het werk bent, weet je waarschijnlijk hoe belangrijk e-mails zijn. Omdat er geen manier is om de toon of lichaamstaal via internet over te brengen, is het gemakkelijk om iemands bericht verkeerd te interpreteren wanneer je het op een scherm ziet. Blijf lezen om te leren hoe u e-mails kunt schrijven die duidelijk, beknopt en effectief zijn in een professionele omgeving.
Stappen
Methode 1 van 10: Schrijf e-mails wanneer u zich kunt concentreren
Stap 1. Als je afgeleid bent, is je e-mail misschien niet zo goed in elkaar gezet
Als je een e-mail moet schrijven, probeer dan ononderbroken te gaan zitten als je niet aan een miljoen andere dingen denkt. Uw schrijven zal duidelijker zijn en u kunt zich concentreren op uw grammatica, toon en algemene boodschap.
- Dit is vooral belangrijk als uw e-mail naar meerdere mensen gaat.
- Schrijf e-mails in een rustige kamer en leg je telefoon en andere afleidingen weg.
Methode 2 van 10: Zet de toon met je eerste paar woorden
Stap 1. Je openingszin kan een grote impact hebben
Als je wilt dat je toon licht en casual is, begin dan met iets als: "Hallo Jessica! Ik hoop dat je een goed weekend hebt gehad." Als je het wat professioneler wilt houden, zeg dan gewoon iets als: "Hallo David."
Probeer alles wat te benauwd is, zoals 'Beste Robert', te vermijden. Het lijkt een beetje onpersoonlijk
Methode 3 van 10: Houd uw e-mails kort
Stap 1. Langdradige berichten hebben de neiging om uw ontvanger in verwarring te brengen
Probeer zo mogelijk kort en bondig te zijn. Houd je zinnen kort en voeg niet te veel details toe. Als je merkt dat je meer dan 1 of 2 alinea's schrijft, moet je mensen de informatie waarschijnlijk via videochat of persoonlijk geven.
- Probeer snel ter zake te komen en vermijd het schrijven van een hoop beleefdheden.
- Mensen hebben de neiging om e-mails in korte uitbarstingen te lezen. Als u te veel informatie toevoegt, is de kans groot dat een deel ervan verloren gaat.
- Houd uw e-mails kort, maar probeer botte zinnen of antwoorden van één woord te vermijden. Die kunnen een beetje onbeleefd lijken, vooral over een computerscherm.
Methode 4 van 10: Geef duidelijk aan wat je nodig hebt
Stap 1. Als je iets vraagt, zorg er dan voor dat het begrijpelijk is
Draai er niet omheen: wat je nodig hebt, is duidelijk en direct, zodat er geen misverstanden ontstaan. Als er een tijdlijn is, zorg er dan voor dat u die ook opneemt. Zorg er echter voor dat je je toon licht houdt. Bijvoorbeeld:
- "Ik heb dat maandelijkse voortgangsrapport voor maandagavond in mijn inbox nodig."
- "Als je me dat teamfeedbackformulier tegen het einde van de week zou kunnen krijgen, zou dat geweldig zijn."
Methode 5 van 10: Organiseer uw gedachten met alinea's
Stap 1. Het zal mensen helpen de informatie gemakkelijk te lezen
Wanneer u naar een nieuw onderwerp gaat, scheidt u dit met een nieuwe alinea, zodat uw e-mail kan worden overgeslagen. Het zal uw lezer helpen het bericht snel te scannen om de onderdelen te vinden die voor hen het meest relevant zijn.
Gebruik woorden als "ook", "volgende", en "laatste" om uw alinea's te beginnen
Methode 6 van 10: voeg een specifieke onderwerpregel toe
Stap 1. Laat mensen weten waar de e-mail precies over gaat
Zorg ervoor dat je onderwerp specifiek is; probeer bijvoorbeeld in plaats van 'Rapport' te schrijven iets als 'Maandelijks planningsrapport: juni 2021'. Uw collega's zullen het eerder openen en lezen als ze weten dat het belangrijk en relevant voor hen is.
Dit helpt ook om uw e-mails uit de spammap te houden
Methode 7 van 10: proeflezen op typefouten
Stap 1. Fouten kunnen uw bericht echt afschudden
Hoewel de meeste spellingcontroles verkeerd gespelde woorden detecteren, kunnen ze de verkeerde woordkeuze of iemands verkeerd gespelde naam niet vinden. Je moet ook doorlezen voor ontbrekende interpunctie- of grammaticale fouten, omdat die de lezer kunnen laten denken dat het je niet kan schelen. Besteed 2 tot 3 minuten aan het lezen van uw e-mail voordat u deze verzendt om er zeker van te zijn dat er geen overduidelijke fouten zijn.
In een professionele omgeving is het erg belangrijk om iemands naam correct te spellen. Neem even de tijd om te controleren of je het goed hebt voordat je het opstuurt om onhandigheid in de toekomst te voorkomen
Methode 8 van 10: herlees uw e-mails voor toon
Stap 1. Bedenk hoe uw ontvangers uw bericht zullen lezen
Iets als: "Laten we later praten", lijkt misschien onschuldig, maar uw collega die het leest, denkt misschien dat ze in de problemen zitten of dat u boos bent. Verander het in iets als: "Heeft u tijd om later te praten over de aanstaande wijzigingen in het rapport?" iets duidelijker te zijn.
- Gebruik nooit alleen hoofdletters in uw e-mails! Het schrijven van een zin in caps lock wordt meestal gezien als schreeuwen tegen iemand via een computerscherm.
- In plaats van iets als 'Dien uw wijzigingen morgenochtend in'. probeer iets als: "Aangezien de deadline morgenmiddag is, heb ik uw wijzigingen morgenochtend nodig. Laat me weten of die tijdlijn voor jou werkt.'
Methode 9 van 10: Pauzeer voordat u een opruiende e-mail beantwoordt
Stap 1. Als je een e-mail krijgt die je boos maakt, neem dan even de tijd om adem te halen
In plaats van een snijdend antwoord te bedenken, tel je tot 10 (of 1.000) totdat je je kalm voelt. Lees de e-mail vervolgens opnieuw om te zien of deze echt beledigend is of niet. De kans is groot dat je het bericht een beetje verkeerd hebt geïnterpreteerd, en het is eigenlijk niet zo erg.
Als je nog steeds de behoefte voelt om een boos antwoord te formuleren, wacht dan 24 uur voordat je het verzendt. Bekijk uw antwoord dan na een dag opnieuw om te zien of u het nog steeds wilt verzenden of niet
Methode 10 van 10: Geef mensen het voordeel van de twijfel
Stap 1. Het is moeilijk om een positieve toon in een e-mail over te brengen
Als je iets leest dat een collega je heeft gestuurd en je bent meteen beledigd, doe dan een stapje terug en herlees wat ze hebben geschreven. Probeer jezelf af te vragen of de toon op een andere manier kan worden geïnterpreteerd - is deze e-mail eigenlijk onbeleefd, of zijn ze gewoon bot?
Iemand zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: "Ik heb dat rapport vanavond nodig." Op het eerste gezicht lijkt dit een beetje koud en emotieloos. Het is echter niet per se onbeleefd, het is gewoon feitelijk en kort
Tips
E-mails worden vaak gezien als niet-dringend. Als je meteen een antwoord nodig hebt, probeer dan in plaats daarvan persoonlijk of via videochat met je collega te praten
Waarschuwingen
- Hoewel emoji's en emoticons toon aangeven, gebruik ze niet voor een professionele e-mail.
- Stuur geen beledigende of opruiende e-mails, vooral niet naar een persoon die je niet zo goed kent.
