Het gebruik van de AutoFilter-functie van Microsoft Excel is een snelle en eenvoudige manier om grotere hoeveelheden gegevens te sorteren. Filters ondersteunen verschillende criteria waarmee u uw gegevens kunt sorteren. Om te beginnen, moet u een dataset genereren. Dan hoef je alleen nog maar het doel te selecteren en AutoFilter te activeren door op de knop "Filter" op het tabblad "Gegevens" te drukken en het filter naar wens aan te passen. Dit proces kan binnen enkele minuten worden beheerst, waardoor uiteindelijk uw Excel-efficiëntie wordt verhoogd.
Stappen
Deel 1 van 2: Aan de slag met AutoFilter
Stap 1. Maak een tabel aan
Zorg ervoor dat uw gegevens kolomkoppen hebben om de gegevens eronder te specificeren. De kop is waar het filter wordt geplaatst en wordt niet opgenomen in de gesorteerde gegevens. Elke kolom kan een unieke dataset hebben (bijv. datum, aantal, naam, enz.) en zoveel items bevatten als u wilt doorzoeken.
U kunt uw koppen op hun plaats bevriezen door de bevattende rij te selecteren en naar "Beeld> Pannen bevriezen" te gaan. Dit helpt bij het bijhouden van gefilterde categorieën op grote gegevenssets
Stap 2. Selecteer alle gegevens die u wilt filteren
Klik en sleep om alle cellen te selecteren die u in het filter wilt opnemen. Aangezien AutoFilter, zoals de naam al aangeeft, een automatisch proces is, kunt u het niet gebruiken om niet-aaneengesloten kolommen te filteren. Alle tussenliggende kolommen worden ingesteld om mee te filteren.
Stap 3. Activeer AutoFilter
Ga naar het tabblad "Gegevens" en druk vervolgens op "Filter". Eenmaal geactiveerd, hebben de kolomkoppen vervolgkeuzeknoppen. Met deze knoppen kunt u uw filteropties instellen.
Stap 4. Selecteer filtercriteria
Filteropties kunnen variëren op basis van het type gegevens in de cellen. Tekstcellen filteren op tekstuele inhoud, terwijl cijfercellen wiskundige filters hebben. Er zijn een paar filters die door beide worden gedeeld. Wanneer een filter actief is, verschijnt er een klein filterpictogram in de kolomkop.
- Oplopend sorteren: sorteert gegevens in oplopende volgorde op basis van de gegevens in die kolom; getallen worden gesorteerd op 1, 2, 3, 4, 5, enz. en woorden worden alfabetisch gesorteerd, beginnend met a, b, c, d, e, enz.
- Aflopend sorteren: sorteert gegevens in aflopende volgorde op basis van de gegevens in die kolom; getallen worden in omgekeerde volgorde gesorteerd 5, 4, 3, 2, 1, enz. en woorden worden in omgekeerde alfabetische volgorde gesorteerd, e, d, c, b, a, enz.
- Top 10: de eerste 10 rijen met gegevens in uw spreadsheet of de eerste 10 rijen met gegevens uit de gefilterde selectie
- Specifieke voorwaarden: Sommige filterparameters kunnen worden ingesteld met behulp van waardelogica, zoals het filteren van waarden groter dan, kleiner dan, gelijk aan, voor, na, tussen, bevattend, enz. Nadat u een van deze hebt geselecteerd, wordt u gevraagd de parameterlimieten in te voeren (bijv. Na 1/1/2011 of meer dan 1000).
- Opmerking: de gefilterde gegevens zijn aan het zicht onttrokken, NIET verwijderd. U verliest geen gegevens door te filteren.
Deel 2 van 2: Autofilter aanpassen en deactiveren
Stap 1. Gebruik aangepaste AutoFilter voor complexere sortering
Met een aangepast filter kunnen meerdere filters worden toegepast met behulp van "en/of"-logica. De optie "Aangepast filter …" staat onderaan het vervolgkeuzemenu filter en opent een apart venster. Hier kunt u maximaal twee filteropties selecteren en vervolgens de knop "En" of "Of" selecteren om die filter exclusief of inclusief te maken.
Bijvoorbeeld: een kolom met namen kan worden gefilterd op die met "A" of "B", wat betekent dat Andrew en Bob beide zouden verschijnen. Maar geen van beide zou voorkomen in een filterset voor degenen die zowel "A" als "B" bevatten
Stap 2. Wis je filters
Om een enkel filter te wissen, selecteert u de vervolgkeuzelijst voor de gefilterde kolom en selecteert u "Filter wissen van [naam]". Om alle filters te wissen, selecteert u een cel in de tabel en gaat u naar het tabblad "Gegevens" en drukt u op "Wissen" (naast de filterschakelaar).
Stap 3. Schakel AutoFilter uit
Als u de filters volledig wilt uitschakelen, schakelt u eenvoudig de optie AutoFilter uit terwijl de tabel is geselecteerd.
Tips
- U kunt zien op welke kolomkoppen filters zijn toegepast door naar de vervolgkeuzemenuknop te kijken. Als de pijl op de knop blauw is, dan is er een filter in dat menu toegepast. Als de pijl op de knop zwart is, is er geen filter in dat menu toegepast.
- AutoFilter rangschikt gegevens verticaal, wat betekent dat filteropties alleen kunnen worden toegepast op kolomkoppen, maar niet op rijen. Door echter voor elke rij categorieën in te voeren en vervolgens alleen die kolom te filteren, krijgt u hetzelfde effect.
- Het filter werkt niet verder dan lege cellen als u cellen leeg laat.
- Maak een back-up van uw gegevens voordat u AutoFilter gebruikt. Hoewel AutoFilter kan worden uitgeschakeld, kunnen eventuele wijzigingen in de gegevens uw bestaande informatie overschrijven.
Waarschuwingen
- Door uw gegevens te filteren, verwijdert u geen rijen, u verbergt ze. Verborgen rijen kunnen zichtbaar worden gemaakt door de rij boven en onder de verborgen rij te selecteren, er met de rechtermuisknop op te klikken en "Zichtbaar maken" te selecteren.
- Sla uw wijzigingen regelmatig op, tenzij u een back-up van uw gegevens hebt gemaakt en niet van plan bent uw gegevens te overschrijven.
