Deze wikiHow leert je hoe je de functie "Mail Merge" in Microsoft Word kunt gebruiken. Met Afdruk samenvoegen kunt u een spreadsheet met contactgegevens gebruiken om automatisch een ander adres, naam of andere informatie toe te wijzen aan elk exemplaar van een document. Dit is handig bij het personaliseren van nieuwsbrieven of verklaringen, omdat u niet met de hand de naam of het adres van elke persoon boven aan elk document hoeft te schrijven.
Stappen
Deel 1 van 3: Een contactblad maken
Stap 1. Open Microsoft Excel
Het app-pictogram van Microsoft Excel lijkt op een witte "X" op een donkergroene achtergrond. De Excel-pagina "Nieuw" wordt geopend.
Als u al een contactblad in Excel hebt, gaat u verder met het importeren van de Excel-contactpersonen
Stap 2. Klik op Lege werkmap
Het staat in de linkerbovenhoek van de pagina 'Nieuw'. Dit opent een nieuw, leeg Excel-document.
Stap 3. Voeg uw contactkoppen toe
beginnend in cel A1 en ga vanaf daar naar rechts en voer de volgende koppen in:
- FirstName - De voornamen van uw contacten komen in deze kolom (cel A1).
- LastName - De achternaam van uw contacten komt in deze kolom (cel B1).
- Tel - De telefoonnummers van uw contacten komen in deze kolom (cel C1).
- StreetAddress - De straatadressen van uw contacten komen in deze kolom (cel D1).
- Stad - De woonplaats van uw contacten komt in deze kolom (cel E1).
- Staat - De woonstaten van uw contacten komen in deze kolom (cel F1).
- ZIP - De postcodes van uw contacten komen in deze kolom (cel G1).
- E-mail - De e-mailadressen van uw contacten komen in deze kolom (cel H1).
Stap 4. Voer de gegevens van uw contacten in
Begin in kolom A, cel 2, en begin met het invoeren van de contactgegevens van elk van de mensen voor wie u een samenvoegbewerking wilt genereren.
Zorg ervoor dat deze informatie juist is voordat u doorgaat
Stap 5. Sla uw document op
Om dit te doen:
- Windows - Klik op Bestand, Klik Opslaan als, Dubbelklik Deze pc, klik op een opslaglocatie aan de linkerkant van het venster, typ de naam van het document in het tekstvak "Bestandsnaam" en klik op Opslaan.
- Mac - Klik Bestand, Klik Opslaan als…, voer de naam van het document in het veld "Opslaan als" in, selecteer een opslaglocatie door op het vak "Waar" te klikken en op een map te klikken, en klik op Opslaan.
- Houd rekening met uw geselecteerde opslaglocatie - u zult de Excel-spreadsheet later moeten vinden.
Stap 6. Sluit Excel af
Klik op de x in de rechterbovenhoek van Excel (Windows) of de rode cirkel in de linkerbovenhoek (Mac). U kunt nu doorgaan met het maken van de samenvoegbewerking in Microsoft Word.
Deel 2 van 3: Contacten importeren naar Word
Stap 1. Open Microsoft Word
Het pictogram van de Word-app ziet eruit als een witte "W" op een donkerblauwe achtergrond. Net als bij Excel wordt de pagina "Nieuw" geopend.
Als u een bestaand Microsoft Word-document heeft waarin u de Excel-contacten wilt importeren, dubbelklikt u erop om het te openen en slaat u de volgende stap over
Stap 2. Klik op Leeg document
Het is een wit vak in de linkerbovenhoek van de pagina. Er wordt een leeg Microsoft Word-document geopend.
Stap 3. Klik op het tabblad Mailings
Dit tabblad bevindt zich bovenaan het Microsoft Word-venster. Een werkbalk verschijnt hier net onder de rij met tabbladen.
Stap 4. Klik op Ontvangers selecteren
Het staat in het gedeelte "Afdruk samenvoegen starten" van de Mailings werkbalk. Als u dit doet, verschijnt er een vervolgkeuzemenu.
Stap 5. Klik op Een bestaande lijst gebruiken…
U vindt deze optie in het vervolgkeuzemenu. Er wordt een nieuw venster geopend.
- Als u ooit Outlook-contactpersonen wilt gebruiken, kunt u de Kies uit Outlook-contactpersonen optie in het vervolgkeuzemenu.
- U kunt ook een tijdelijke lijst met contactgegevens in Word typen door de. te selecteren Typ een nieuwe lijst optie. Dit is handig wanneer u slechts een handvol contactinformatie hoeft aan te maken.
Stap 6. Selecteer uw Microsoft Excel-contactblad
Klik aan de linkerkant van het venster op de map waarin u het Excel-blad hebt opgeslagen en klik vervolgens op het Excel-blad om het te selecteren.
Stap 7. Klik op Openen
Het staat in de rechterbenedenhoek van het venster.
Stap 8. Bevestig de beslissing
Klik op de naam van het Excel-blad in het pop-upvenster en klik vervolgens op Oke onderaan het venster. Uw Excel-blad wordt geselecteerd als de locatie van waaruit uw contacten worden geladen.
Zorg ervoor dat het selectievakje "Eerste gegevensrij bevat kolomkoppen" onderaan dit venster is aangevinkt
Deel 3 van 3: Afdruk samenvoegen gebruiken
Stap 1. Ga naar de plaats waar u contactgegevens wilt invoegen
Zoek de plaats waar u contactgegevens wilt invoegen (bijvoorbeeld de bovenkant van het document) en klik erop om de cursor daar te plaatsen.
Stap 2. Klik op Samenvoegveld invoegen
Het is een optie in het gedeelte "Velden schrijven en invoegen" van de Mailings tabblad. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu.
Mogelijk moet u op de klikken Mailings tabblad opnieuw voordat u dit doet.
Stap 3. Selecteer een type informatie
Klik in het vervolgkeuzemenu op de naam van een van de koppen uit uw Excel-document om deze in te voegen.
U klikt bijvoorbeeld op Voornaam in het vervolgkeuzemenu als u een tag voor de voornamen van contacten wilt invoegen.
Stap 4. Voeg waar nodig andere informatie toe
Dit kunnen adressen, achternamen, telefoonnummers, enzovoort van contactpersonen zijn.
Stap 5. Klik op Voltooien en samenvoegen
Het is in de uiterst rechtse kant van de Mailings de werkbalk van het tabblad. Dit roept een vervolgkeuzemenu op.
Stap 6. Selecteer een samenvoegoptie
Klik op een van de volgende:
- Individuele documenten bewerken - Opent het document van elke ontvanger, zodat u de documenten verder kunt personaliseren.
- Documenten afdrukken… - Hiermee kunt u een kopie van uw document afdrukken voor elke persoon die op uw contactblad staat.
- E-mailberichten verzenden… - Hiermee kunt u de documenten als e-mails verzenden. De e-mailadressen van de contactpersonen worden geselecteerd als de bestemmings-e-mailadressen.
Stap 7. Volg de instructies op het scherm
Afhankelijk van de door u geselecteerde optie, heeft u een aanvullend formulier om te bekijken (bijvoorbeeld als u heeft gekozen voor E-mail, moet u een onderwerp invoeren en vervolgens op. klikken Oke). Als u dit doet, wordt het samenvoegproces voltooid.
