Draaitabellen zijn interactieve tabellen waarmee de gebruiker grote hoeveelheden gegevens kan groeperen en samenvatten in een beknopte tabelvorm voor eenvoudigere rapportage en analyse. Ze kunnen de gegevens sorteren, tellen en totaliseren en zijn beschikbaar in verschillende spreadsheetprogramma's. Met Excel kunt u eenvoudig draaitabellen maken door uw relevante informatie naar de juiste vakken te slepen en neer te zetten. U kunt uw gegevens vervolgens filteren en sorteren om patronen en trends te vinden.
Stappen
Deel 1 van 3: De draaitabel bouwen
Stap 1. Laad het werkblad waarvan u de draaitabel wilt maken
Met een draaitabel kunt u visuele rapporten maken van de gegevens uit een spreadsheet. U kunt berekeningen uitvoeren zonder formules in te voeren of cellen te kopiëren. U hebt een spreadsheet met verschillende items nodig om een draaitabel te maken.
U kunt ook een draaitabel in Excel maken met behulp van een externe gegevensbron, zoals Access. U kunt de draaitabel invoegen in een nieuw Excel-spreadsheet
Stap 2. Zorg ervoor dat uw gegevens voldoen aan de behoeften van een draaitabel
Een draaitabel is niet altijd het antwoord dat u zoekt. Om te profiteren van de draaitabelfuncties, moet uw spreadsheet aan enkele basiscriteria voldoen:
- Uw spreadsheet moet ten minste één kolom met dubbele waarden bevatten. Dit betekent in feite gewoon dat ten minste één kolom herhalende gegevens moet hebben. In het voorbeeld dat in de volgende sectie wordt besproken, heeft de kolom "Producttype" twee vermeldingen: "Tafel" of "Stoel".
- Het moet numerieke informatie bevatten. Dit wordt in de tabel vergeleken en opgeteld. In het voorbeeld in de volgende sectie bevat de kolom "Verkoop" numerieke gegevens.
Stap 3. Start de wizard Draaitabel
Klik op het tabblad "Invoegen" bovenaan het Excel-venster. Klik op de knop "PivotTable" aan de linkerkant van het lint invoegen.
Als u Excel 2003 of eerder gebruikt, klikt u op de Gegevens menu en selecteer Draaitabel en draaigrafiekrapport…
Stap 4. Selecteer de gegevens die u wilt gebruiken
Standaard selecteert Excel alle gegevens in uw actieve spreadsheet. U kunt klikken en slepen om een specifiek deel van het werkblad te kiezen, of u kunt het celbereik handmatig typen.
Als u een externe bron voor uw gegevens gebruikt, klikt u op de optie "Een externe gegevensbron gebruiken" en klikt u op Verbinding kiezen…. Blader naar de databaseverbinding die op uw computer is opgeslagen
Stap 5. Selecteer de locatie voor uw draaitabel
Nadat u uw bereik heeft geselecteerd, kiest u in hetzelfde venster uw locatieoptie. Standaard plaatst Excel de tabel op een nieuw werkblad, zodat u heen en weer kunt schakelen door op de tabbladen onder aan het venster te klikken. U kunt er ook voor kiezen om de draaitabel op hetzelfde blad als de gegevens te plaatsen, zodat u de cel kunt kiezen die u wilt plaatsen.
Als u tevreden bent met uw keuzes, klikt u op OK. Uw draaitabel wordt geplaatst en de interface verandert
Deel 2 van 3: De draaitabel configureren
Stap 1. Voeg een rijveld toe
Bij het maken van een draaitabel sorteert u uw gegevens in feite op rijen en kolommen. Wat je waar toevoegt, bepaalt de structuur van de tabel. Sleep een veld uit de lijst met velden aan de rechterkant naar het gedeelte Rijvelden van de draaitabel om de informatie in te voegen.
- Uw bedrijf verkoopt bijvoorbeeld twee producten: tafels en stoelen. U hebt een spreadsheet met het aantal (verkoop) van elk product (producttype) dat in uw vijf winkels (winkel) is verkocht. U wilt zien hoeveel van elk product in elke winkel wordt verkocht.
- Sleep het veld Opslaan uit de lijst met velden naar het gedeelte Rijvelden van de draaitabel. Uw lijst met winkels wordt weergegeven, elk als een eigen rij.
Stap 2. Voeg een kolomveld toe
Net als de rijen kunt u met de kolommen uw gegevens sorteren en weergeven. In het bovenstaande voorbeeld is het veld Store toegevoegd aan de sectie Rijvelden. Om te zien hoeveel van elk type product is verkocht, sleept u het veld Producttype naar het gedeelte Kolomvelden.
Stap 3. Voeg een waardeveld toe
Nu u de organisatie heeft ingedeeld, kunt u de gegevens toevoegen die in de tabel moeten worden weergegeven. Klik en sleep het veld Verkoop naar het gedeelte Waardevelden van de draaitabel. U ziet in uw tabel de verkoopinformatie voor beide producten in elk van uw winkels, met een kolom Totaal aan de rechterkant.
Voor alle bovenstaande stappen kunt u de velden naar de overeenkomstige vakken onder de lijst Velden aan de rechterkant van het venster slepen in plaats van ze naar de tabel te slepen
Stap 4. Voeg meerdere velden toe aan een sectie
Met draaitabellen kunt u meerdere velden aan elke sectie toevoegen, waardoor u meer controle heeft over hoe de gegevens worden weergegeven. Gebruik het bovenstaande voorbeeld, stel dat u verschillende soorten tafels en verschillende soorten stoelen maakt. In uw spreadsheet wordt vastgelegd of het artikel een tafel of stoel is (Producttype), maar ook het exacte model van de verkochte tafel of stoel (Model).
Sleep het veld Model naar het gedeelte Kolomvelden. De kolommen geven nu de uitsplitsing van de verkopen per model en algemeen type weer. U kunt de volgorde waarin deze labels worden weergegeven wijzigen door op de pijlknop naast het veld in de vakken in de rechterbenedenhoek van het venster te klikken. Selecteer "Omhoog" of "Omlaag" om de volgorde te wijzigen
Stap 5. Wijzig de manier waarop gegevens worden weergegeven
U kunt de manier waarop waarden worden weergegeven wijzigen door op het pijlpictogram naast een waarde in het vak Waarden te klikken. Selecteer "Waardeveldinstellingen" om de manier te wijzigen waarop de waarden worden berekend. U kunt de waarde bijvoorbeeld weergeven in termen van een percentage in plaats van een totaal, of het gemiddelde van de waarden in plaats van ze op te tellen.
U kunt hetzelfde veld meerdere keren aan het vak Waarde toevoegen om hiervan te profiteren. In het bovenstaande voorbeeld wordt het verkooptotaal voor elke winkel weergegeven. Door het veld Verkoop opnieuw toe te voegen, kunt u de waarde-instellingen wijzigen om de tweede Verkoop als percentage van de totale verkoop weer te geven
Stap 6. Leer enkele manieren waarop waarden kunnen worden gemanipuleerd
Bij het wijzigen van de manier waarop waarden worden berekend, hebt u verschillende opties om uit te kiezen, afhankelijk van uw behoeften.
- Som - Dit is de standaardinstelling voor waardevelden. Excel telt alle waarden in het geselecteerde veld op.
- Telling - Hiermee wordt het aantal cellen geteld dat gegevens in het geselecteerde veld bevat.
- Gemiddelde - Dit neemt het gemiddelde van alle waarden in het geselecteerde veld.
Stap 7. Voeg een filter toe
Het gebied "Rapportfilter" bevat de velden waarmee u door de gegevensoverzichten in de draaitabel kunt bladeren door gegevenssets uit te filteren. Ze fungeren als filters voor het rapport. Als u bijvoorbeeld uw winkelveld instelt als filter in plaats van een rijlabel, kunt u elke winkel selecteren om individuele verkooptotalen te zien, of om meerdere winkels tegelijk te zien.
Deel 3 van 3: De draaitabel gebruiken
Stap 1. Sorteer en filter uw resultaten
Een van de belangrijkste kenmerken van de draaitabel is de mogelijkheid om resultaten te sorteren en dynamische rapporten te bekijken. Elk label kan worden gesorteerd en gefilterd door op de pijl-omlaag naast de labelkop te klikken. U kunt de lijst vervolgens sorteren of filteren om alleen specifieke vermeldingen weer te geven.
Stap 2. Werk uw spreadsheet bij
Uw draaitabel wordt automatisch bijgewerkt wanneer u de basisspreadsheet wijzigt. Dit kan geweldig zijn voor het bewaken van uw spreadsheets en het bijhouden van wijzigingen..
Stap 3. Verander je draaitabel
Met draaitabellen is het uiterst eenvoudig om de locatie en volgorde van velden te wijzigen. Probeer verschillende velden naar verschillende locaties te slepen om een draaitabel te maken die precies aan uw behoeften voldoet.
Dit is waar de draaitabel zijn naam aan ontleent. Het verplaatsen van de gegevens naar verschillende locaties wordt 'draaien' genoemd, omdat u de richting verandert waarin de gegevens worden weergegeven
Stap 4. Maak een draaigrafiek
U kunt een draaigrafiek gebruiken om dynamische visuele rapporten weer te geven. Uw draaigrafiek kan rechtstreeks vanuit uw voltooide draaitabel worden gemaakt, waardoor het maken van een grafiek in een handomdraai wordt gemaakt.
Tips
- Als u de opdracht Gegevens importeren uit het menu Gegevens gebruikt, heeft u meer opties voor het importeren van gegevens, variërend van Office Database-verbindingen, Excel-bestanden, Access-databases, Tekstbestanden, ODBC DSN's, webpagina's, OLAP en XML/XSL. U kunt uw gegevens dan gebruiken zoals u een Excel-lijst zou gebruiken.
- Als u een AutoFilter gebruikt (onder "Gegevens", "Filter"), schakel dit dan uit bij het maken van de draaitabel. Het is prima om het opnieuw in te schakelen nadat u de draaitabel hebt gemaakt.
