3 manieren om een e-mail naar Human Resources te schrijven

Inhoudsopgave:

3 manieren om een e-mail naar Human Resources te schrijven
3 manieren om een e-mail naar Human Resources te schrijven

Video: 3 manieren om een e-mail naar Human Resources te schrijven

Video: 3 manieren om een e-mail naar Human Resources te schrijven
Video: How to Create a Watermark for FREE 2024, Maart
Anonim

Bedrijven hebben HR-professionals in dienst om alles af te handelen, van salaris- en beleidskwesties tot juridische klachten. Als u een juridische of beleidsvraag hebt, of een ernstig probleem met een van uw collega's, moet u mogelijk contact opnemen met een vertegenwoordiger van de personeelsafdeling. Human resources kan ook de eerste afdeling zijn waarmee u contact opneemt bij een bepaald bedrijf. Het is een goed idee om dit gesprek te beginnen met een eenvoudige, formele e-mail waarin de persoon kennismaakt met uw specifieke probleem.

Stappen

Methode 1 van 3: De e-mail schrijven en verzenden

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 1
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 1

Stap 1. Adresseer uw e-mail aan de juiste persoon

Controleer de personeelsgids en kijk of er een persoon is toegewezen om het type probleem op te lossen dat u wilt oplossen. Er kan ook een aanspreekpunt zijn toegewezen aan uw afdeling in het bedrijf. Als u zich zorgen maakt dat uw probleem serieus wordt genomen, kunt u ook rechtstreeks contact opnemen met het hoofd personeelszaken.

Controleer nogmaals of alleen de persoon met wie u contact wilt opnemen in de e-mail is geadresseerd. Vooral als dit een privé- of gevoelige kwestie is, wilt u deze niet per ongeluk naar de verkeerde persoon sturen. Wees vooral voorzichtig om alle lijsten te verwijderen die de e-mail naar een vaste groep werknemers zouden sturen

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 2
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 2

Stap 2. Schrijf een specifieke onderwerpregel die aangeeft dat actie nodig is

Een duidelijke onderwerpregel waarin zowel uw probleem als de mate van urgentie die u eraan toewijst wordt gecommuniceerd, zal human resources helpen uw probleem prioriteit te geven. Als u deze regel blanco of onduidelijk laat, kan uw correspondentie in iemands inbox terechtkomen.

Gebruik regels als: "Juridisch probleem - actie vereist", "Persoonlijke omstandigheden veranderen - onmiddellijke aandacht vereist", "Dringende beleidsvraag" of "Recent interview - bedankt."

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 3
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 3

Stap 3. Gebruik formele begroetingen aan het begin en einde van uw e-mail

U wilt al vroeg in dit gesprek een formele en professionele toon zetten. Zo weet personeelszaken dat u het probleem serieus aanpakt. Zelfs als u de vertegenwoordiger persoonlijk kent, onthoud dan dat dit een professionele, in plaats van alleen een vriendelijke, discussie is.

Begin met "Geachte [volledige naam van de vertegenwoordiger]" en eindig met "Met vriendelijke groet" of "Bedankt voor uw tijd, [Uw volledige naam]."

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 4
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 4

Stap 4. Schrijf duidelijke, directe en specifieke inhoud

Houd je zinnen kort en to the point. Geef niet meer informatie dan nodig is, want je wilt niet dat de lezer verzandt in de e-mail. Voeg geen details toe die personeelszaken over uw probleem in de war kunnen brengen. Ingewikkelde details kun je persoonlijk aanspreken.

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 5
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 5

Stap 5. Beschrijf het probleem precies

Leg de exacte aard van uw probleem uit. Geef een tijdlijn op van wanneer het probleem is begonnen of zal beginnen. Maak duidelijk of u denkt dat dit een juridisch probleem is of een probleem dat door het bedrijf zelf kan worden opgelost.

Als u contact opneemt met personeelszaken om te vragen naar vacatures, introduceert u geen probleem. Stel uzelf liever voor en leg uw eerdere contact met het bedrijf uit. Wees duidelijk over welke acties u verwacht of wilt laten ondernemen door de vertegenwoordiger

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 6
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 6

Stap 6. Let op of u documentatie van uw probleem heeft

Human resources zullen meteen willen weten hoe juridische of beleidsproblemen moeten worden aangepakt. Uw documentatie kan van invloed zijn op hun reactie, omdat het zowel de ernst van het probleem als de juridische gevolgen waarmee een bepaalde werknemer kan worden geconfronteerd, kan verduidelijken. Maak uw vertegenwoordiger op de hoogte van al het "bewijs" dat u in uw bezit heeft en bied aan om dit naar een persoonlijke vergadering te brengen.

  • Indien mogelijk wilt u bewijs van juridische problemen overleggen aan personeelszaken. Helaas zullen de meeste personeelsafdelingen proberen het bedrijf te beschermen als ze dat kunnen.
  • Als u te maken krijgt met intimidatie of discriminatie, houd dan de data van de incidenten bij en bewaar eventuele schriftelijke correspondentie met belastende taal.
  • Bewaar zowel elektronische als papieren kopieën van alle documentatie die u aan personeelszaken verstrekt. U dient het origineel te bewaren en personeelszaken te voorzien van kopieën.
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 7
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 7

Stap 7. Leg uit wat je hebt gedaan om het probleem aan te pakken

Mogelijk hebt u al geprobeerd het probleem op te lossen voordat u contact opnam met personeelszaken. Misschien heb je een gesprek gehad met je baas of collega, of heb je hem zelfs laten weten dat je contact zou opnemen met personeelszaken. De vertegenwoordiger zal het op prijs stellen deze informatie te hebben, omdat het hen helpt te begrijpen wie al op de hoogte is van het probleem.

Voor kwesties van veranderende persoonlijke omstandigheden kan deze communicatie minder formeel aanvoelen. Als je bijvoorbeeld met zwangerschaps- of vaderschapsverlof gaat, heb je je baas waarschijnlijk al op de hoogte gebracht van je status en ben je gewoon bezig met personeelszaken

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 8
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 8

Stap 8. Vraag om een persoonlijke ontmoeting

Een gesprek waarin u face-to-face met uw vertegenwoordiger zit, zal u helpen het probleem tot in detail te bespreken. Dit biedt de vertegenwoordiger de mogelijkheid om eventuele vervolg- of verduidelijkingsvragen te stellen. Uw e-mail is de perfecte plek om die cruciale vergadering te plannen. Breng hen op de hoogte van blokkades in uw planning en vraag hen om dienovereenkomstig te plannen.

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 9
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 9

Stap 9. Zorg ervoor dat uw contactgegevens zijn opgenomen

Personeelszaken willen misschien telefonisch contact met u opnemen, dus vermeld verschillende contactmethoden onderaan de e-mail. Deze informatie kan direct onder uw naam komen te staan nadat u zich afmeldt voor de correspondentie. Controleer nogmaals de juistheid van de telefoonnummers en e-mails die u heeft opgegeven.

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 10
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 10

Stap 10. Bewerk je e-mail op type-, spelling- en grammaticafouten

De meeste e-mailservices hebben een spellingcontroleservice. Lees vervolgens uw e-mail door om grammaticale fouten, ontbrekende woorden en onduidelijkheden op te sporen.

Methode 2 van 3: Een verzonden e-mail opvolgen

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 11
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 11

Stap 1. Bedank human resources voor elk antwoord dat ze sturen

Dank eerst de vertegenwoordiger voor het nemen van de tijd om uw zaak te onderzoeken, want dit zal onmiddellijk een beleefde toon zetten in uw gesprek. Zorg ervoor dat u snel reageert op elk antwoord dat Human Resources stuurt. Dit geeft aan dat u zich zorgen blijft maken over het probleem, en het moet ook duidelijk maken dat u het eerder vroeger dan later wilt aanpakken.

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 12
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 12

Stap 2. Organiseer alle benodigde materialen voor uw persoonlijke ontmoeting

Bereid u voor op de vergadering door een speciale dossiermap aan te maken met alle documenten die u mee wilt nemen. Als u een beleidsvraag heeft, neem dan het personeelshandboek mee met de specifieke polissen als bladwijzer. Dit zorgt ervoor dat de vergadering soepel verloopt zodra u aankomt.

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 13
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 13

Stap 3. Overweeg om een juridisch adviseur in te huren als u juridische problemen aan de orde stelt

Als u zich zorgen maakt over het beschermen van uzelf tegen acties die het bedrijf tegen u kan ondernemen, neem dan contact op met een advocaat. Zij kunnen u informatie geven over uw rechten en u kunt besluiten om hen naar persoonlijke bijeenkomsten te brengen. Als u ervoor kiest om deze weg te gaan, wilt u misschien Human Resources op de hoogte stellen van uw plannen om een advocaat in dienst te nemen.

Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van de kosten die gepaard gaan met het inhuren van een advocaat. De meeste zullen kostbaar zijn, dus u moet deze budgettaire zorgen afwegen tegen uw behoefte aan rechtsbescherming

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 14
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 14

Stap 4. E-mail een tweede keer als je een week hebt gewacht zonder antwoord

Een week wordt over het algemeen als een geschikte tijd beschouwd om te wachten voordat een vervolgmail wordt verzonden. Als je een bijzonder urgent probleem hebt, kun je na 24 uur een follow-up sturen. In plaats van je zorgen te maken dat je je vertegenwoordiger zeurt, onthoud dat ze veel verantwoordelijkheden hebben. Ze hebben misschien een herinnering nodig dat jij een van hen bent.

Methode 3 van 3: Beslissen of u contact opneemt met HR

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 15
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 15

Stap 1. Los het probleem zo mogelijk zelf op

Als u een eenvoudig en niet-juridisch probleem heeft dat geen verband houdt met het bedrijfsbeleid, kunt u dit wellicht zelf oplossen. Bespreek het probleem indien mogelijk met uw baas of collega's om het probleem met hen op te lossen. Personeelszaken zullen het op prijs stellen te weten welke stappen u hebt ondernomen om een oplossing te vinden voordat ze naar hen toe komen.

Als je bijvoorbeeld vindt dat je baas je te veel weekenden inplant, praat dan eerst met je baas. U wilt ook niet naar personeelszaken gaan met een niet-kritieke klacht als "Ik hou niet van mijn kantoorruimte."

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 16
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 16

Stap 2. Bekijk uw werknemershandboek om het beleid van uw bedrijf te controleren

U kunt het gevoel hebben dat u een schending van het bedrijfsbeleid ervaart. Lees voordat u contact opneemt met personeelszaken het specifieke beleid dat met uw probleem te maken heeft opnieuw. U wilt die voorbeelden kunnen noemen in alle discussies die u met personeelszaken voert.

Als je bijvoorbeeld bang bent dat je niet genoeg pauzes krijgt tijdens de werkuren, bekijk dan de schriftelijke regels over pauzes. Het is mogelijk dat uw bedrijf alleen een informeel, in plaats van gecodificeerd, pauzebeleid heeft, wat betekent dat human resources niet veel kunnen doen om u in een officiële hoedanigheid te helpen

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 17
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 17

Stap 3. Neem onmiddellijk contact op met personeelszaken als u op het werk wordt lastiggevallen

Aarzel niet om contact op te nemen als u op het werk enige vorm van verbale, fysieke of seksuele intimidatie ervaart van welke bron dan ook. U bent wettelijk beschermd tegen dit soort gedrag en human resources is verplicht u te helpen en te beschermen.

Verwacht echter niet dat human resources off-the-record gesprekken over deze kwesties kunnen voeren. Zodra u het meldt, zijn ze verplicht om actie te ondernemen

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 18
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 18

Stap 4. Neem contact op met personeelszaken als uw persoonlijke omstandigheden veranderen

Human resources kan u helpen bij het plannen van toekomstige veranderingen in uw werksituatie, bijvoorbeeld als u zich voorbereidt op zwangerschapsverlof. Zij kunnen ervoor zorgen dat u al uw voordelen en dekking ontvangt. Ook kunnen zij contact opnemen met mensen binnen het bedrijf die op de hoogte moeten worden gesteld van uw veranderende omstandigheden.

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 19
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 19

Stap 5. Neem contact op met personeelszaken als u overheidsbescherming nodig heeft

Op het werk kunnen zich bepaalde situaties voordoen die recht geven op bescherming of vergoeding van de overheid. Als u bijvoorbeeld gewond raakt tijdens uw werk, kan personeelszaken u helpen bij het coördineren van de dekking van uw medische kosten.

Hiervoor moet u waarschijnlijk papierwerk invullen met personeel, dus wees voorbereid op dit proces

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 20
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 20

Stap 6. Neem contact op met personeelszaken als u toegang wilt tot een baantraining

Er kunnen training- of mentorprogramma's beschikbaar zijn waarmee u vooruitgang kunt boeken in uw bedrijf. Human resources kan u alle nodige informatie geven over deze mogelijkheden en eventueel uw toelating tot deze programma's coördineren. Dit kan een geweldige kans zijn om je carrière naar een hoger niveau te tillen.

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 21
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 21

Stap 7. Vraag human resources om hulp bij de nodige aanpassingen

Human resources kan u ook helpen bij het aanpakken van eventuele individuele behoeften die u op het werk heeft. Uw werkomgeving moet middelen bevatten waarmee u dezelfde kansen op succes kunt genieten als elke andere werknemer.

Als u denkt dat er bijvoorbeeld geen geschikte hulpmiddelen voor gehandicapten zijn, zal human resources dit probleem aanpakken. De afdeling kan ook met u samenwerken om ervoor te zorgen dat er een aangewezen plek is voor moeders die borstvoeding geven

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 22
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 22

Stap 8. Neem contact op met personeelszaken als u op zoek bent naar een baan

Af en toe kan het contact opnemen met een personeelsvertegenwoordiger bij een bepaald bedrijf u in staat stellen om informatie te ontvangen over actuele vacatures of mogelijkheden voor informele, "informatieve" interviews met huidige werknemers. U kunt ook contact opnemen met personeelszaken om u te bedanken voor een recent interview dat u met hun bedrijf hebt gevoerd.

Als je na een week nog geen antwoord hebt ontvangen, kun je één vervolgmail sturen. Daarna moet u dit bedrijf mogelijk laten gaan

Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 23
Schrijf een e-mail naar Human Resources Stap 23

Stap 9. Neem contact op met personeelszaken met persoonlijke grieven

Onthoud dat human resources eerst voor het bedrijf werkt, dus zij zijn niet de mensen om naar toe te gaan als je gewoon je hart wilt luchten. Hoewel je absoluut niet moet vermijden situaties te melden waarin je je ongemakkelijk of gediscrimineerd voelt, moet je voorzichtig zijn om onderscheid te maken tussen problemen die gewoon vervelend of onbeduidend kunnen zijn en serieuzere, juridische problemen.

Aanbevolen: