De functie Afdruk samenvoegen van Microsoft Publisher kan worden gebruikt om bulk-e-mailberichten, zoals e-nieuwsbrieven, naar meerdere ontvangers in een lijst met contactpersonen te verzenden. Om de functie Afdruk samenvoegen te gebruiken, moet u een adreslijst maken in Publisher. Dit artikel bevat gedetailleerde instructies voor het gebruik van de functie Afdruk samenvoegen van MS Publisher.
Stappen
Methode 1 van 3: Maak een adreslijst in Publisher
Stap 1. Maak de lijst met ontvangers
Er moet een MS Publisher-adreslijst worden gemaakt om de functie Afdruk samenvoegen te kunnen gebruiken. Open een nieuw Publisher-bestand en selecteer een willekeurig blanco paginaformaat. Klik op het tabblad Extra in de menubalk en markeer de optie Verzendlijsten en catalogi. Selecteer Adreslijst maken in het submenu. Het dialoogvenster Nieuwe adreslijst wordt geopend.
Stap 2. Voeg de kolomvelden toe
Om een samenvoegbewerking uit te voeren, moeten er minimaal 2 kolomcategorieën in de adreslijst zijn voor de voornaam en het e-mailadres. Klik op de knop Aangepaste kolommen linksonder in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst. Het dialoogvenster Adreslijst aanpassen wordt geopend.
Selecteer de kolomkoppen voor de ontvangersinformatie. Markeer de categorie (Voornaam, Achternaam, E-mailadres, enz.) en klik op Toevoegen. Nadat de gewenste categorieën zijn toegevoegd, klikt u op OK om het dialoogvenster te verlaten
Stap 3. Voer de gegevens van de eerste ontvanger in
Klik om het lege veld onder de eerste kolomkop te activeren. Typ de corresponderende informatie over de ontvanger in het lege veld en druk op de Tab-toets. Typ de overige informatie over de ontvanger in de daarvoor bestemde velden en zorg ervoor dat u voor elke ontvanger ten minste een naam en e-mailadres vermeldt.
Stap 4. Voer de informatie voor de overige ontvangers in
Klik op de knop Nieuwe invoer in de linkerbenedenhoek van het dialoogvenster Nieuwe adreslijst om de volgende ontvanger van de samenvoegbewerking toe te voegen. Vermeldingen kunnen worden toegevoegd of afgetrokken door te klikken op de knoppen Nieuwe invoer of Vermelding verwijderen in het dialoogvenster Nieuwe adreslijst. Nadat alle informatie van de beoogde ontvanger is ingevoerd, klikt u op OK om het dialoogvenster Nieuwe adreslijst te verlaten. Kies desgevraagd een naam voor de nieuwe adreslijst en klik op Opslaan. De adreslijst van de uitgever is compleet.
Methode 2 van 3: Maak een e-mailbericht in Publisher
Stap 1. Kies een sjabloon voor het mail merge e-mailbericht
Open Publisher en selecteer E-mail in het menu Publicatietypen in het paneel aan de linkerkant van het toepassingsvenster. Het menu E-mailsjablonen wordt geopend. Kies een sjabloon uit de beschikbare opties in het menu E-mailsjabloon. Klik op de knop Maken in de rechterbenedenhoek van het venster.
Stap 2. Voeg de tekst voor de body en de handtekening toe
Om tekst uit een ander document te importeren, opent u het document op uw bureaublad en kopieert en plakt u het in de tijdelijke aanduiding voor tekst in Publisher. Plaats de tekst voor de handtekening in de volgende tijdelijke aanduiding voor tekst en typ een adres (optioneel) in de laatste tijdelijke aanduiding. Het e-mailbericht is voltooid.
Methode 3 van 3: Maak een Afdruk samenvoegen in MS Publisher
Stap 1. Koppel het bericht aan de adressenlijst
Open het taakvenster Afdruk samenvoegen door op Extra in de menubalk te klikken en Verzendlijsten en catalogi te selecteren en vervolgens Afdruk samenvoegen. Selecteer in het taakvenster Afdruk samenvoegen de optie om een bestaande lijst te gebruiken. Zoek het adresbestand op uw computer en dubbelklik op het bestand om het samenvoegproces te starten. Het dialoogvenster Mail Merge-ontvangers wordt geopend en toont de informatie die voor elke ontvanger is ingevoerd.
Plaats een vinkje in het vakje naast elke beoogde ontvanger en klik op OK. Klik op "Volgende: samengevoegde publicaties maken", onderaan het taakvenster Afdruk samenvoegen. Het e-mailbericht en de adressenlijst zijn gekoppeld
Stap 2. Verstuur het e-mailbericht
Klik op het tabblad Bestand op de menubalk en selecteer E-mail verzenden en vervolgens Verzenden als bericht in het submenu. Het e-mailvoorbeeldvenster wordt geopend. Klik op de knop Verzenden, die zich onder de knop Uitgeverstaken bevindt, om het bericht naar elke geselecteerde ontvanger te verzenden. De mail merge is voltooid.
