Een slordige mailbox kan het voor gebruikers moeilijk maken om hun benodigde e-mail te vinden. Microsoft Outlook heeft behoorlijk handige hulpmiddelen geleverd die u helpen uw e-mails te filteren en uw berichten op een meer beheersbare manier te ordenen. Outlook kan zelfs helpen de efficiëntie en prestaties voor u te verbeteren. Of u nu Outlook 2010, Outlook 2007 of Outlook 2003 gebruikt, u kunt uw e-mail gemakkelijk beheren door de volgende hulpmiddelen te gebruiken om uw Postvak IN op te schonen en het gemakkelijker maken om de informatie te vinden die u nodig hebt.
Stappen
Methode 1 van 6: Filteren
Stap 1. Filter de berichten snel
Outlook 2010 heeft een nieuwe functie waarmee u de berichten op datum kunt sorteren en rangschikken in Gesprek.
- Wanneer u deze functie gebruikt, verschijnen de berichten met hetzelfde thema als Gesprek en kunnen de gebruikers ze bekijken, vergroten of verkleinen door op het pictogram links van de onderwerpregel te klikken. De berichten in elk gesprek worden geclassificeerd met het nieuwste bericht bovenaan. Wanneer een nieuw bericht wordt ontvangen, wordt alle conversatie naar de bovenkant van de e-maillijst verplaatst, zodat u gemakkelijk de stroom van de e-mails kunt volgen.
- Om het gesprek te activeren, vinkt u op het tabblad Weergave van de groep Gesprek het vakje Weergeven als gesprek aan. U kunt de grootte van een gesprek verkleinen met de functie Opschonen. Deze functie helpt om de dubbele berichten in het gesprek te verwijderen.
- Klik op het tabblad Start in de groep Verwijderen op Opschonen en klik vervolgens op Gesprek opschonen. In alle versies van Outlook kunnen gebruikers de berichten in de mailboxmap sneller vinden door de manier waarop ze in de e-mailmap worden geclassificeerd te wijzigen. U kunt uw e-mails bijvoorbeeld sorteren op datum, afzender en bestandsgrootte of belangrijkheidsniveau.
Stap 2. Gebruik gestandaardiseerde onderwerpkoppen
De mentale energie die nodig is om de focus te verschuiven tussen steeds veranderende onderwerpen, zuigt je leeg, niet het volume. Je hebt de neiging om in sequentiële volgorde te lezen, ofwel chronologisch ofwel op 'belangrijkste persoon'. Dit is een burn-out van de hersenen. Gebruik in plaats daarvan deze regel; het is van toepassing op e-mail van direct ondergeschikten en werkt beter dan gespreksketens.
- Identificeer de top 2-5 projecten waarmee u zich het meest bezighoudt; maak onderwerpkoppen om deze weer te geven.
- Laat het team weten dat je in eerste instantie aandacht zult besteden aan al die e-mails met deze standaardonderwerpkoppen. Deze onderwerpen zijn op dit moment uw projecten met de hoogste prioriteit - uw e-mail wordt gesorteerd op onderwerpregel en de hoogste prioriteit wordt als eerste gelezen/beantwoord.
- Maak duidelijk dat e-mails met ongepaste titels de beledigende afzender 1x dagen op de zwarte lijst zullen zetten.
Methode 2 van 6: Groeperen
Stap 1. Groepeer dezelfde berichten in de mappen
Door een nieuwe e-mailmap aan te maken, kunnen de gebruikers gerelateerde berichten in de mappen groeperen. U kunt de berichten bijvoorbeeld groeperen op onderwerp, project, communicatie of andere categorieën die passen bij uw werk of uw hobby's. De gebruikers kunnen ook een map maken voor alle berichten die door uw baas of iemand belangrijk zijn verzonden, inclusief de belangrijkste informatie die moet worden opgeslagen. Als u een nieuwe map wilt maken in Outlook 2010, klikt u op het tabblad Map in Nieuw op Nieuwe map. Om een nieuwe map in Outlook 2007 of Outlook 2003 aan te maken, klikt u in de menubalk op Bestand, kiest u Nieuw en vervolgens Map.
Methode 3 van 6: Zoekmap
Stap 1. Maak een zoekmap om de berichten te vinden
Zoekmap is een snelle en handige manier om een verzameling e-mailberichten te vinden. Het slaat geen berichten op, maar biedt de virtuele mappen die alle berichten in uw Postvak IN weergeven op basis van de kenmerken die u zoekt. Outlook-zoekmappen bieden standaardfuncties zoals ongelezen e-mail, maar u kunt ook uw eigen regel maken. U kunt bijvoorbeeld Search Folder gebruiken om alle informatie te vinden met betrekking tot een bepaald project, een belangrijke klant of een aanstaande vergadering.
- Als u een zoekmap wilt maken in Outlook 2010, klikt u op het tabblad E-mail op het tabblad Map in Nieuw op Nieuwe zoekmap.
- Om een zoekmap aan te maken in Outlook 2007 of Outlook 2003, beweegt u in de e-mail in het menu Bestand de muis naar Nieuw en klikt u vervolgens op de zoekmap.
Methode 4 van 6: E-mailfilter
Stap 1. Verminder ongewenste e-mails met het e-mailfilter
Houd onnodige e-mailberichten uit de Inbox met behulp van Outlook Junk Email Filter. Dit filter stuurt de e-mails die zijn gemarkeerd als ongewenste e-mails naar een aparte map in de mailbox. De gebruikers kunnen de inhoud van deze map bekijken om er zeker van te zijn dat er geen geldige e-mails per ongeluk naar zijn verzonden. Als dat het geval is, moet u het filter aanpassen om in de toekomst een verkeerde markering op de berichten te voorkomen.
Methode 5 van 6: Kleurcategorie
Stap 1. Wijs een kleurcategorie toe
Wijs een kleur toe aan een niet-gerelateerde e-mailberichtengroep en andere categorieën in Outlook, zoals notities, contacten en afspraken. Van daaruit kunnen de gebruikers ze gemakkelijk identificeren en sorteren. U kunt bijvoorbeeld eenvoudig alle berichten, afspraken en contacten voor computerverkoopprojecten volgen door een categorie met de naam "Computerverkoop" aan te maken en de berichten eraan toe te wijzen.
Methode 6 van 6: Markeren
Stap 1. Markeer voor follow-up
De gebruikers kunnen de functie Markeren voor follow-up gebruiken om de e-mailberichten en taken te markeren om ze te helpen sorteren of markeren. De vlaggen zullen u vragen om een probleem te volgen, iemands verzoek of bestelling voor een gevraagd bericht en contact aan te geven. Ze kunnen ook uw e-mailmap gemakkelijk ordenen, omdat u precies weet wat u moet doen en wanneer u het moet doen. Houd er rekening mee dat wanneer u een taak aanmaakt en een vervaldatum voor de taak instelt, deze automatisch wordt gemarkeerd, zodat u de vervaldatum voor de actie niet vergeet en deze niet uitvoert.
