4 manieren om een effectieve PowerPoint te maken

Inhoudsopgave:

4 manieren om een effectieve PowerPoint te maken
4 manieren om een effectieve PowerPoint te maken

Video: 4 manieren om een effectieve PowerPoint te maken

Video: 4 manieren om een effectieve PowerPoint te maken
Video: Afbeeldingen op de juiste manieren toevoegen aan PowerPoint - PowerPoint voor beginners 2024, Maart
Anonim

Ben je bang dat je PowerPoint je publiek in slaap zal brengen? Of dat je je presentatie pas begint om te beseffen dat de helft van je dia's zinloos zijn? Je hebt waarschijnlijk je behoorlijk wat saaie PowerPoints doorstaan, en nu ben je vastbesloten dat je presentatie beter zal zijn. Met een paar eenvoudige aanpassingen kunt u een effectieve PowerPoint hebben die uw publiek nuttig en boeiend zal vinden.

Stappen

Methode 1 van 4: Uw inhoud maken

Maak een effectieve PowerPoint Stap 9
Maak een effectieve PowerPoint Stap 9

Stap 1. Schrijf je toespraak op voordat je de PowerPoint gaat maken

Het is moeilijk om een presentatie te geven als je niet weet wat je van plan bent te zeggen. Brainstorm wat je van plan bent te zeggen en verdeel het in stukjes. Maak dan een overzicht of maak voor jezelf aantekeningen. Je zou zelfs een kort script kunnen maken.

Gebruik uw overzicht of notities om u te helpen beslissen wat er in uw dia's moet worden opgenomen

Maak een effectieve PowerPoint Stap 10
Maak een effectieve PowerPoint Stap 10

Stap 2. Stem de informatie af op uw publiek

Je zou waarschijnlijk heel verschillende presentaties maken voor een klas middelbare scholieren versus een groep bedrijfsleiders, zelfs als het onderwerp hetzelfde is. Houd bij het schrijven van uw dia's rekening met de gemiddelde leeftijd en achtergrond van uw publiek. Presenteer uw ideeën op een manier die voor hen licht verteerbaar is.

  • Als uw publiek minder achtergrondkennis over uw onderwerp heeft, vermijd dan het gebruik van jargon en besteed wat meer tijd aan het uitleggen van concepten die ze moeten begrijpen.
  • Als je praat met mensen die veel over je onderwerp weten, hoef je waarschijnlijk niet zoveel achtergrondinformatie te geven en kan het goed zijn om wat algemeen jargon te gebruiken.
  • Voor een publiek met gemengde achtergronden, zou je zo nodig wat achtergrondinformatie kunnen toevoegen, maar het kan minimaal zijn, zodat zeer goed geïnformeerde publieksleden zich niet vervelen.
Maak een effectieve PowerPoint Stap 11
Maak een effectieve PowerPoint Stap 11

Stap 3. Neem alleen essentiële informatie op om de leesbaarheid te vergroten

U wilt uw publiek waarschijnlijk zoveel mogelijk informatie geven, maar ze zullen moeite hebben om dia's vol tekst te lezen. Maak je geen zorgen over het schrijven van volledige zinnen of het opsommen van elk detail. Voeg gewoon de hoogtepunten toe, zoals uw belangrijkste punten, gegevens en kernconcepten.

  • Stel dat u een presentatie geeft waarin u de resultaten uitlegt van een enquête die u in een plaatselijk park hebt gehouden. Uw dia kan opsommingstekens bevatten die zeggen: "Enquête uitgevoerd over 3 maanden", "Alleen volwassenen inbegrepen", "62% wil nieuwe speeltoestellen" en "32% wil dat er een splashpad wordt geïnstalleerd."
  • Je presentatie mag niet alles bevatten wat je van plan bent te zeggen.
Maak een effectieve PowerPoint Stap 4
Maak een effectieve PowerPoint Stap 4

Stap 4. Beperk jezelf tot 5 regels tekst per dia met maximaal 6-8 woorden per regel

U wilt dat uw publiek luistert naar wat u zegt, en geen alinea's met informatie op uw dia's leest. Uw langste dia's moeten maximaal 5 regels hebben, terwijl de meeste van uw dia's 2 tot 4 regels tekst bevatten. Kies je woorden zorgvuldig, zodat het publiek alleen ziet wat ze moeten onthouden van je presentatie.

Dit betekent dat uw dia's niet meer dan 40 woorden mogen bevatten

Methode 2 van 4: Uw presentatie ontwerpen

Maak een effectieve PowerPoint Stap 1
Maak een effectieve PowerPoint Stap 1

Stap 1. Pas een consistente sjabloon toe met een minimalistisch kleurenschema

Maak je niet te druk over je thema. Je hebt geen ingewikkeld kleurenpalet of een uniek ontwerp nodig om een boeiende PowerPoint te maken. De meeste mensen houden van een eenvoudig formaat dat prettig is voor de ogen. Kies een sjabloon met 2-3 kleuren en een eenvoudig ontwerp.

  • Wanneer u een nieuwe PowerPoint-presentatie opent, wordt automatisch het sjabloontabblad geopend. U kunt een aanbevolen sjabloon kiezen of naar een specifieke stijl zoeken. U kunt het beste een sjabloon instellen voordat u iets anders doet, omdat het wijzigen van uw sjabloon de positionering van bestaande tekst en afbeeldingen kan verplaatsen.
  • U kunt bijvoorbeeld een sjabloon kiezen met een eenvoudige rand en een kleurenschema van zwart en geel of kastanjebruin en wit. Als u een organisatie vertegenwoordigt, kunt u hun kleuren gebruiken.
  • PowerPoint-presentaties zijn meestal liggend, dus het is over het algemeen het beste om de oriëntatie van uw dia niet naar staand te schakelen.
Maak een effectieve PowerPoint Stap 2
Maak een effectieve PowerPoint Stap 2

Stap 2. Kies contrasterende kleuren voor de achtergrond en tekst voor de leesbaarheid

Als u de verkeerde kleuren kiest, kunnen uw dia's moeilijk leesbaar zijn. Als je achtergrond een donkere kleur heeft, kies dan een lichte kleur voor je lettertype. Als je een lichte kleur voor je achtergrond gebruikt, gebruik dan een donker lettertype. Gebruik dezelfde kleuren op alle dia's.

  • Het is meestal oké om de standaardkleuren te gebruiken voor het thema dat je kiest. U kunt echter besluiten ze te wijzigen als de tekst op de achtergrond overvloeit.
  • U kunt de kleuren wijzigen met behulp van het kleurvak op de werkbalk bovenaan het scherm.
  • U kunt bijvoorbeeld witte tekst op een kastanjebruine achtergrond of zwarte tekst op een witte achtergrond gebruiken. Over het algemeen is lichte tekst op een donkere achtergrond het gemakkelijkst te lezen.
  • Gebruik altijd effen achtergronden. Prints en designs zien er misschien leuk uit, maar ze maken het moeilijker voor je publiek om je tekst te lezen.
  • Gebruik nooit rood en groen samen of blauw en geel samen, omdat mensen die kleurenblind zijn de stof niet kunnen lezen.
Maak een effectieve PowerPoint Stap 3
Maak een effectieve PowerPoint Stap 3

Stap 3. Kies een duidelijk, leesbaar lettertype voor uw koppen en hoofdtekst

Het is prima om een enkel lettertype te gebruiken voor je hele presentatie, maar misschien gebruik je liever een koplettertype voor je diatitels en een tekstlettertype voor de informatie in de hoofdtekst van je dia's. Weersta echter de drang om meerdere lettertypen te gebruiken voor verschillende soorten informatie, omdat uw presentatie er hierdoor onprofessioneel uit kan zien en het publiek in verwarring kan brengen.

  • Net als bij de kleuren, kunt u ervoor kiezen om de standaardlettertypen te gebruiken die bij het door u gekozen thema horen. Zorg er echter voor dat de lettergrootte niet te klein is.
  • U ziet vervolgkeuzemenu's voor de tekenstijl en lettergrootte langs de werkbalk bovenaan het scherm. Klik op het menu om de gewenste stijl en maat te selecteren.
  • Sans serif-lettertypen zoals Arial en Helvetica zijn het gemakkelijkst te lezen in een diavoorstelling, dus ze zijn een geweldige optie. U kunt Arial gebruiken voor uw titels en Helvetica voor uw hoofdtekst.
  • Gebruik geen grappig of onnozel lettertype, zoals Comic Sans. Ze kunnen uw PowerPoint minder effectief maken door uw boodschap te ondermijnen.
Maak een effectieve PowerPoint Stap 4
Maak een effectieve PowerPoint Stap 4

Stap 4. Stel je lettertype in tussen 24 pt en 48 pt zodat het zichtbaar is

Wanneer u uw presentatie op een computerscherm bekijkt, ziet een klein lettertype er geweldig uit. Zodra uw presentatie echter op een scherm is geprojecteerd, is dat lettertype mogelijk te klein voor het grootste deel van uw publiek om het te lezen. Stel uw lettertype altijd in op minimaal 24 pt zodat mensen uw tekst kunnen zien en gebruik dezelfde lettergrootte voor al uw dia's.

  • Om te zien of je lettertype groot genoeg is, ga je ongeveer 1,8 m van je computerscherm staan en kijk je of je het lettertype kunt lezen.
  • Houd bij het instellen van het lettertype rekening met het aantal mensen in uw publiek. Als u een presentatie geeft in een kleine vergaderruimte, ziet een 24 pt-lettertype er waarschijnlijk geweldig uit. Als u echter in een groot auditorium presenteert, moet u mogelijk een lettertype van 48 pt gebruiken.
Maak een effectieve PowerPoint Stap 5
Maak een effectieve PowerPoint Stap 5

Stap 5. Lijn uw tekst naar links uit, zodat deze gemakkelijk te lezen is

Hoewel er geen regel is dat u uw tekst niet kunt centreren, is het over het algemeen gemakkelijker voor uw publiek om tekst te lezen als deze aan de linkerkant is uitgelijnd. Op deze manier komen de opsommingstekens netjes op een rij te staan. Als u uw tekst in het midden van de pagina wilt hebben, verkleint u gewoon de grootte van uw tekstvak en gebruikt u uw muis om het vak in het midden van de dia te verplaatsen.

U kunt ook lege ruimte op uw dia opvullen met een afbeelding

Maak een effectieve PowerPoint Stap 6
Maak een effectieve PowerPoint Stap 6

Stap 6. Gebruik vetgedrukte of vergrote tekst voor titels of belangrijke feiten

Het is prima om dit over te slaan, maar je hebt misschien enkele punten of gegevens die je in je presentatie wilt benadrukken. Als dat zo is, ga je gang en maak die tekst vet of vergroot hem iets zodat hij opvalt. Zorg ervoor dat u dit minimaal gebruikt, zodat het publiek ziet dat de gemarkeerde tekst belangrijk is.

  • U kunt bijvoorbeeld alle statistieken die u in uw presentatie gebruikt vet maken. Je zou kunnen schrijven: "Tot… 64% van de studenten verbeterde hun testscores.”
  • Op dezelfde manier kunt u het gebruiken om specifieke bewoordingen te markeren, zoals "Meerderheid" erg tevreden met parkdiensten.”
Maak een effectieve PowerPoint Stap 7
Maak een effectieve PowerPoint Stap 7

Stap 7. Selecteer een eenvoudige dia-overgang die niet afleidt

Je hebt zoveel leuke overgangen om uit te kiezen en je kunt in de verleiding komen om je dia's naar binnen te laten vliegen, te laten verdwijnen of te laten draaien wanneer je naar de volgende dia klikt. Toehoorders vinden dit echter vervelend na een paar dia's en het kan de aandacht afleiden van uw boodschap. Kies in plaats daarvan een enkele, eenvoudige overgang om van dia naar dia te gaan.

  • U kunt overgangen selecteren en wijzigen door op het tabblad Overgangen bovenaan het scherm te klikken. Wanneer het menu wordt geopend, klikt u op de overgang die u wilt proberen om een voorbeeld te zien.
  • De fade-overgang is een geweldige optie. Wanneer u naar de volgende dia klikt, vervaagt uw huidige kant om de nieuwe dia weer te geven.
  • U kunt ook de omslagovergang proberen, waarbij de nieuwe dia voor de oude dia lijkt te bewegen.
Maak een effectieve PowerPoint Stap 8
Maak een effectieve PowerPoint Stap 8

Stap 8. Beperk animaties en geluidseffecten voor een professionelere uitstraling

Je hebt waarschijnlijk presentaties gezien waarin woorden op het scherm stuiterden of een bel ging wanneer de dia veranderde. Uw presentatie wordt echter effectiever als u uw ontwerp eenvoudig houdt. Gebruik deze functies alleen als u een bepaalde dia of bepaalde informatie wilt markeren.

U kunt animaties gebruiken op een enkele dia die super belangrijk is voor uw presentatie. Als u bijvoorbeeld een grafiek gebruikt om enkele gegevens weer te geven, kunt u een geluidseffect alleen op de grafiekdia opnemen

Methode 3 van 4: Uw inhoud op uw dia's plaatsen

Maak een effectieve PowerPoint Stap 12
Maak een effectieve PowerPoint Stap 12

Stap 1. Plan om ongeveer 1 minuut aan elke dia te besteden

U wilt niet te vaak van dia veranderen omdat uw publiek de focus zou kunnen verliezen. Over het algemeen heb je ongeveer 1 dia nodig voor elke minuut van je presentatie. Neem op elke dia net genoeg informatie op om die minuut te vullen.

  • De hoeveelheid informatie die je op elke dia nodig hebt, hangt af van wat je van plan bent te zeggen. Bedenk hoeveel uitleg u over elk punt geeft om u te helpen beslissen hoeveel informatie u op elke dia wilt opnemen.
  • U hoeft niet precies 1 minuut aan elke dia te besteden, maar gebruik dit als een ruwe richtlijn. Het is prima om 45 seconden aan de ene dia te besteden en 90 seconden aan de andere. Probeer echter dia's te vermijden waar u slechts 20 tot 30 seconden aan besteedt.
  • Elke keer dat u van dia verandert, loopt u het risico de aandacht van uw publiek te verliezen, dus u wilt dit niet te vaak doen.
Maak een effectieve PowerPoint Stap 13
Maak een effectieve PowerPoint Stap 13

Stap 2. Minimaliseer het gebruik van interpunctie omdat het je dia onoverzichtelijk maakt

Je maakt je waarschijnlijk zorgen over het gebruik van slechte grammatica in je presentatie, maar een PowerPoint is anders dan een essay of rapport. Maak je geen zorgen over het plaatsen van komma's of punten aan het einde van opsommingstekens. Probeer bovendien lange zinnen te verminderen, zodat ze geen interpunctie nodig hebben. Het is helemaal oké om zinsfragmenten in een PowerPoint te hebben.

Als u veel interpunctie gebruikt, heeft u waarschijnlijk te veel informatie op uw dia's. Ga terug en kijk wat u kunt uitknippen om tot de essentie te komen

Maak een effectieve PowerPoint Stap 15
Maak een effectieve PowerPoint Stap 15

Stap 3. Gebruik niet alleen hoofdletters, behalve in titels

Je zou kunnen denken dat het gebruik van een heel woord of een hele zin het belang van de woorden benadrukt, maar het is moeilijker voor je publiek om tekst in hoofdletters te lezen. Bovendien ervaren mensen tekst met hoofdletters doorgaans als schreeuwen. Gebruik hoofdletters voor al uw bloktekst op de dia's, zodat ze gemakkelijk te lezen zijn.

Onthoud dat je belangrijke woorden altijd vet kunt maken om de aandacht op ze te vestigen

Maak een effectieve PowerPoint Stap 14
Maak een effectieve PowerPoint Stap 14

Stap 4. Gebruik een lijst met opsommingstekens om de belangrijkste punten te presenteren

Opsommingstekens zijn het brood en de boter van een PowerPoint-presentatie. De meeste van uw dia's zullen bestaan uit opsommingen van woorden en zinsdelen. Probeer ongeveer 2-4 belangrijke punten per dia op te nemen.

Als u een onderwerp vergelijkt of contrasteert, kunt u twee kolommen op uw dia maken. In het ideale geval beperk je elke kolom tot 3-4 opsommingstekens, zodat het nog steeds gemakkelijk te lezen is

Maak een effectieve PowerPoint Stap 15
Maak een effectieve PowerPoint Stap 15

Stap 5. Geef gegevens weer in diagrammen of grafieken zodat ze gemakkelijk te begrijpen zijn

Het is prima als je presentatie geen grafieken of grafieken heeft, maar gebruik ze als je kunt. Een mooie grafiek of grafiek zal de professionaliteit van uw presentatie vergroten en u kunt ze eenvoudig maken in PowerPoint. Wijs een volledige dia toe aan een diagram of grafiek als u er een gebruikt.

  • U kunt bijvoorbeeld een staafdiagram gebruiken om stijgende verkopen weer te geven, of een cirkeldiagram om ondersteuning voor een positie weer te geven.
  • Gebruik niet meer dan 4 kleuren op een kaart omdat uw dia er dan te druk uitziet.
Maak een effectieve PowerPoint Stap 16
Maak een effectieve PowerPoint Stap 16

Stap 6. Voeg afbeeldingen of clipart van hoge kwaliteit toe om de dia's in evenwicht te brengen

Als u uw publiek wilt verbazen, moeten de meeste van uw dia's een afbeelding bevatten. Kies foto's die uw ideeën illustreren of vertegenwoordigen. Plaats ze tegenover uw tekst of in de negatieve ruimte op uw dia. Gebruik uw afbeeldingen om te illustreren wat er in uw dia's staat of om tekst te vervangen.

  • Gebruik 1 of 2 afbeeldingen per dia, maar gebruik er niet meer dan 2.
  • Controleer of uw afbeeldingen er goed uitzien wanneer ze op een scherm worden geprojecteerd.
  • Gebruik geen afbeeldingen die niet overeenkomen met uw tekst, omdat ze uw publiek in verwarring kunnen brengen. Je zou bijvoorbeeld een foto van een picknick kunnen gebruiken als je een presentatie geeft over parken, maar diezelfde foto zou verwarrend zijn als je het over gezondheidszorg hebt.
  • Wees voorzichtig bij het gebruik van clipart. Basisillustraties kunnen voor sommige kijkers verouderd lijken, dus gebruik alleen kwaliteitsafbeeldingen.
Maak een effectieve PowerPoint Stap 17
Maak een effectieve PowerPoint Stap 17

Stap 7. Sluit alle video's die je gebruikt in, zodat ze gemakkelijk te bekijken zijn

U hoeft geen video in uw PowerPoint te gebruiken, dus maak u hier geen zorgen over als u nog geen plannen heeft om er een te gebruiken. Misschien wilt u echter een video gebruiken om uw ideeën te ondersteunen of een punt te illustreren. Zo ja, sluit het dan in in de PowerPoint, zodat het gemakkelijk kan worden afgespeeld tijdens uw presentatie. Op deze manier hoef je niet uit je PowerPoint te klikken om de video te tonen.

Stel dat u een presentatie geeft over het toneelstuk Macbeth. U kunt tijdens uw presentatie filmclips van belangrijke scènes gebruiken. Als u ze insluit, kunt u de clip gemakkelijk afspelen terwijl u zich nog in de presentatiemodus bevindt

Methode 4 van 4: Uw PowerPoint voltooien

Maak een effectieve PowerPoint Stap 18
Maak een effectieve PowerPoint Stap 18

Stap 1. Proeflees uw presentatie om te controleren op spelfouten en typefouten

Iedereen maakt fouten, dus lees altijd wat je schrijft voordat je het de wereld in stuurt. Klik door uw dia's in de presentatiemodus, zodat u kunt zien hoe ze eruitzien voor uw publiek. Ga door elke dia om ervoor te zorgen dat de titel en bloktekst allemaal correct zijn.

  • Zorg ervoor dat u eventuele fouten corrigeert.
  • Vraag indien mogelijk iemand die u vertrouwt om de presentatie ook te proeflezen. Ze kunnen fouten opvangen die u niet meteen ziet.
Maak een effectieve PowerPoint Stap 19
Maak een effectieve PowerPoint Stap 19

Stap 2. Oefen uw spraak terwijl u uw dia's heen en weer beweegt

Dit klinkt gek, maar u kunt tijdens uw presentatie struikelen wanneer het tijd is om van dia te wisselen. Loop een paar keer door je presentatie om er zeker van te zijn dat je vlot door de slides kunt klikken. Kijk niet naar uw dia's terwijl u uw presentatie geeft, omdat dit het publiek het gevoel geeft dat u ze voorleest. Raadpleeg in plaats daarvan een script of notities als u uw toespraak niet uit het hoofd kunt opzeggen.

  • Oefen je toespraak voor een spiegel of film zelf, zodat je de nodige verbeteringen kunt aanbrengen. Bovendien, time jezelf als je een tijdslimiet hebt.
  • Het is belangrijk om zowel vooruit als achteruit te gaan, omdat je misschien door toeschouwers wordt gevraagd om terug te gaan. Evenzo kunt u per ongeluk een dia overslaan terwijl u vooruit klikt.
Maak een effectieve PowerPoint Stap 20
Maak een effectieve PowerPoint Stap 20

Stap 3. Controleer indien mogelijk of u de tekst van ver kunt zien

Je hebt er al alles aan gedaan om ervoor te zorgen dat je presentatie perfect is, maar je kunt nog steeds wazige dia's tegenkomen. Bekijk indien mogelijk uw PowerPoint op het projectorscherm voordat u uw presentatie geeft. Controleer nogmaals of uw dia's gemakkelijk te lezen zijn, zelfs vanaf de achterkant van de kamer. Als je ze niet kunt zien, probeer dan het lettertype te vergroten of de projectie te vergroten.

Maak je geen zorgen als je je presentatie niet van tevoren kunt controleren. Je presentatie komt waarschijnlijk goed

Maak een effectieve PowerPoint Stap 21
Maak een effectieve PowerPoint Stap 21

Stap 4. Verwijder teksten of afbeeldingen die moeilijk te zien zijn op het projectorscherm

Soms verandert een foto die er perfect uitziet op uw computerscherm in een wazige klodder wanneer u deze op een scherm projecteert. Evenzo kan tekst gemakkelijk te lezen zijn op uw computer, maar in de presentatiemodus samengaan. Als u problemen ondervindt bij het lezen van iets op uw dia, verwijdert u deze. Probeer het te vervangen als je tijd hebt voordat je de presentatie moet geven.

Het is beter om lege ruimte op uw dia te hebben dan om afbeeldingen of woorden te hebben die uw publiek niet kan lezen. Ze zullen waarschijnlijk afgeleid raken als ze proberen te onderscheiden wat er op de dia staat

Maak een effectieve PowerPoint Stap 22
Maak een effectieve PowerPoint Stap 22

Stap 5. Vraag iemand die je vertrouwt om je PowerPoint te bekijken en feedback te geven

In de meeste gevallen hoeft u zich hier geen zorgen over te maken. Het kan echter zijn dat u extra feedback wilt op een zeer belangrijke presentatie. Zoek iemand die lijkt op de demografische gegevens van uw doelgroep. Laat ze je presentatie zien en kijk wat ze ervan vinden.

  • Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u een keynote-spreker gaat zijn bij een inzamelingsactie. Dit is een vrij belangrijke presentatie, dus misschien wil je dat iemand het van tevoren bekijkt. U hebt echter waarschijnlijk geen feedback nodig op elke werkpresentatie die u geeft.
  • Als de persoon constructieve kritiek geeft die voor jou logisch is, zou je je PowerPoint kunnen herzien.

Tips

  • Uw publiek zal eerder naar uw toespraak luisteren en aantekeningen maken als u minder tekst op uw dia's heeft.
  • Zorg ervoor dat je je werk vaak opslaat.
  • Gebruik aandachtstrekkers om luisteraars geïnteresseerd te krijgen in je onderwerp.
  • Onthoud uw informatie, zodat u de presentatie niet voorleest. Uw PowerPoint moet uw toespraak als een schets ondersteunen.
  • Zorg ervoor dat u al uw dia's kunt lezen voordat u uw toespraak houdt.
  • Gebruik geen onnozele lettertypen of afbeeldingen, omdat ze u er onprofessioneel uit kunnen laten zien.

Aanbevolen: