Of je nu een beginner bent bij PowerPoint of een presentatieprofessional, er is altijd één cruciale vraag bij het ontwikkelen van je diavoorstelling: hoeveel dia's moet je opnemen? Nadenken over de hoeveelheid tijd die je hebt en de snelheid waarmee je spreekt, zijn betrouwbare manieren om het juiste aantal dia's te berekenen. Door goede ontwerpkeuzes te begrijpen en te leren uw presentatie als een uniek product te accepteren, hoeft u zich niet langer gevangen te voelen door vaste regels met betrekking tot het "juiste" aantal dia's.
Stappen
Methode 1 van 3: Het juiste aantal dia's kiezen op basis van ontwerpkeuzes
Stap 1. Geef de juiste hoeveelheid informatie
PowerPoint-presentaties zijn handig om een overzicht, een algemene beschrijving van een bepaald onderwerp te geven. Je presentatie mag niet encyclopedisch zijn. Ga niet overboord, inclusief elk klein detail, citaat of feit dat het gesprek kan informeren over het probleem dat u presenteert. Te veel informatie zal je publiek opbranden en je blijft achter met een groep mensen die meer geïnteresseerd zijn in lunch dan in wat je te zeggen hebt.
Houd de presentatie over u, niet de diavoorstelling. De dia's zijn er om te ondersteunen wat je te zeggen hebt. Ze zouden slechts een deel van uw presentatie moeten zijn, niet het hele ding
Stap 2. Breek complexe dia's op in verschillende eenvoudige dia's
PowerPoint-presentaties zijn het meest effectief en krachtig wanneer ze een strakke, minimalistische stijl aannemen. Als u bijvoorbeeld één dia heeft met als kop 'Habitats', met drie opsommingstekens onder 'Bos', 'Woestijn' en 'Oceaan' met een beschrijving van elke habitat die volgt, doet u er goed aan in plaats daarvan drie afzonderlijke dia's naar de drie verschillende habitats en voeg een samenvatting en afbeelding van elk toe op de juiste dia.
Stap 3. Voeg alleen audiovisuele ondersteuning toe als dat nodig is
Uw PowerPoint-diavoorstelling moet altijd worden ontworpen om uw mondelinge uitleg te versterken met visuele afbeeldingen. Soms werkt het om woorden op een scherm te plaatsen, maar over het algemeen moet je tekst beperkt zijn. Heeft u de grafieken nodig als uitgangspunt van waaruit u resultaten, trends, voorspellingen of specifieke uitkomsten gaat uitleggen? Gebruik je visuals alleen om je publiek betrokken te houden, om humor te bieden en/of om verschillende leerstijlen te accommoderen? Deze en andere relevante vragen zouden uw besluitvormingsproces moeten leiden bij het bepalen van het juiste aantal dia's voor uw presentatie.
Ga door je hele presentatie en vraag jezelf af of je een bepaalde dia echt nodig hebt. Als het antwoord nee is, of als u merkt dat u de informatie in plaats daarvan mondeling kunt geven, verwijder deze dan
Methode 2 van 3: Tijd gebruiken om het juiste aantal dia's te bepalen
Stap 1. Oefen je presentatie voor een spiegel of een klein publiek van vrienden en familie voordat je het echt doet
Als u tijdens uw oefenrun merkt dat uw tijd verstreken is voordat u uw hele presentatie kon doornemen, weet u dat uw presentatie te veel dia's heeft. Ga terug naar de tekentafel om het dienovereenkomstig te bewerken.
- Als je presentatie ruim voor de tijdslimiet die je hebt gekregen is afgelopen, probeer dan de hoeveelheid tijd die je aan elke dia besteedt te verlengen, of voeg extra dia's toe om de informatie in de presentatie uit te breiden.
- Vraag advies aan familie en vrienden tijdens uw praktijkpresentatie. Als ze vinden dat er te veel of te weinig dia's zijn, of als ze het gevoel hebben dat bepaalde delen van de presentatie gehaast of traag aanvoelen, pas je presentatie dan aan om deze tekortkomingen te corrigeren.
Stap 2. Denk na over de snelheid waarmee je spreekt
Als je vrij snel spreekt, kun je een groot aantal dia's doornemen. Als u daarentegen langzamer spreekt, heeft u waarschijnlijk een kleiner aantal dia's nodig. Gebruik uw spreeksnelheid om te bepalen hoeveel dia's uw presentatie kan bevatten.
Stap 3. Gebruik niet te veel dia's
Als je tien minuten hebt om te presenteren, heb je mogelijk meer dan 60 dia's nodig. Aan de andere kant heb je misschien ook maar tien dia's nodig. Welk nummer u ook kiest, neem niet meer dia's op dan u kunt verwerken in uw toegewezen presentatietijd.
Stap 4. Gebruik niet te weinig dia's
Als je veel informatie hebt die van pas kan komen in je PowerPoint, of als je grafieken, tabellen of afbeeldingen hebt die je presentatie kunnen verbeteren, gebruik ze dan. Hoewel u niet zoveel dia's wilt opnemen dat u ze niet allemaal in de toegewezen tijd kunt doornemen, moet u zich ook niet zo beperkt voelen dat u geen waardevolle informatie of afbeeldingen in uw diavoorstelling opneemt.
Methode 3 van 3: Verder gaan dan formule-antwoorden om het juiste aantal dia's te vinden
Stap 1. Luister niet naar de experts
Iedereen lijkt zijn eigen idee te hebben van hoeveel dia's genoeg is. Sommige mensen denken dat vijf dia's genoeg is voor dertig minuten, anderen denken dat tien genoeg is voor twintig minuten, en weer anderen denken dat negentig of meer goed kunnen zijn voor twintig minuten. In feite is elke presentatie anders en moet deze op zijn eigen merites worden benaderd.
- Een bekende formulering voor PowerPoint-presentaties is de 10/20/30-regel. Deze regel schrijft voor dat u ongeveer tien dia's moet gebruiken voor een presentatie van twintig minuten en dat elke dia een lettertype van dertig punten moet gebruiken. Met andere woorden, elke dia moet ongeveer twee minuten duren. Misschien werkt de 10/20/30-regel voor jou. Als dit niet het geval is, heb dan niet het gevoel dat u het verkeerde aantal dia's gebruikt.
- Anderen beweren dat een gemiddelde dia niet langer dan twee minuten op het scherm mag staan, en slechts 15 seconden op het scherm.
Stap 2. Stem het aantal dia's af op het onderwerp
Sommige onderwerpen vereisen een paar dia's en veel expositie. Andere onderwerpen vereisen veel dia's met slechts minimale uitleg. Als uw presentatie bijvoorbeeld over een bepaald product of een enkel prachtig landschap gaat, zijn veel dia's met foto's mogelijk effectiever dan enkele dia's met tekst. Bedenk hoe u een aantal op tekst gebaseerde dia's kunt combineren tot enkele op afbeeldingen gebaseerde dia's met wat begeleidende tekst, en vice versa.
Stap 3. Stem uw diavoorstelling af op uw publiek
Als u zeer gedetailleerde of technische informatie presenteert aan een groep mensen die zeer bekend zijn met de branchetermen en -statistieken die u presenteert, kunt u veel dia's opnemen waar u vrij snel doorheen gaat, maar die nodig zijn om zorg voor ondersteunend materiaal en laat zien dat je weet waar je het over hebt. Als u dezelfde gegevens presenteert aan een middelbare school business class, moet u mogelijk de dia's die u presenteert samenvatten en de presentatie bewerken, zodat u elk concept kunt uitleggen in een taal die de leek zal begrijpen.
Stap 4. Denk na over de locatie waar je presenteert
Als je presenteert in een grote zaal zoals een auditorium, maar je hebt maar een klein projectiescherm voor je PowerPoint-dia's, dan moet je het belang en het aantal van je dia's minimaliseren en je in plaats daarvan concentreren op het gesproken aspect van je presentatie. Evenzo, als u buiten of in een helder verlichte omgeving presenteert, kunt u overwegen het aantal dia's in uw presentatie tot een minimum te beperken, omdat ze in de felle zon misschien te moeilijk te zien zijn.
Als je daarentegen in een meer intieme omgeving bent en de verlichting kunt regelen, ben je misschien geneigd om meer dia's te gebruiken. Voel je echter, zoals altijd, niet verplicht om veel dia's te gebruiken, alleen maar omdat het kan
Tips
- Behandel elke dia op zijn eigen merites. Als één dia twee minuten op het scherm moet staan, dan is dat maar zo. Als het tien seconden op het scherm moet staan, is dat ook goed.
- Als je een dia hebt zonder afbeeldingen maar met meerdere opsommingstekens, waarover je vijftien tot twintig seconden wilt praten, zou je ruim een minuut aan die dia kunnen besteden.
- Als uw dia een ingesloten video heeft, of als u niet één dia voor elk punt van uw presentatie gebruikt, kunt u langer aan elke dia besteden.
- Denk eraan om voor uw presentatie te oefenen met uw audiovisuele apparatuur om er zeker van te zijn dat u bekend bent met het gebruik ervan en dat alles naar behoren werkt.
- Visuele ondersteuning maakt uw presentatie niet altijd beter. Vraag uzelf af of uw presentatie slechts een toespraak kan zijn of een diavoorstelling nodig heeft.
