Het kan moeilijk lijken om een belangrijke zakelijke e-mail af te sluiten. Er zijn zoveel manieren om je bericht af te maken! Uiteindelijk hangt de manier waarop u uw e-mail sluit echter af van een aantal verschillende factoren. Dit kunnen zaken zijn zoals hoe goed u de persoon kent aan wie u schrijft, het doel van de e-mail en of uw e-mail deel uitmaakt van een keten. Maak met deze factoren in gedachten een passende laatste zin. Kies vervolgens de juiste ondertekening en bepaal wat u in uw handtekening zet.
Stappen
Deel 1 van 3: Uw slotopmerkingen schrijven
Stap 1. Herinner de ontvanger aan het doel van uw e-mail
Er zijn veel redenen om een e-mail te schrijven in een zakelijke omgeving. Door het primaire doel van de e-mail vast te stellen, kunt u bepalen hoe u deze het beste kunt afronden.
- Als u bijvoorbeeld een verzoek indient, eindig dan met iets als 'Bedankt voor uw tijd' of 'Bedankt voor uw aandacht'.
- Als u reageert op een verzoek om informatie of hulp, kunt u eindigen met "Ik hoop dat dit helpt!" of "Laat het me weten als er een andere manier is waarop ik je kan helpen."
- Als u een persoonlijke ontmoeting organiseert, kunt u eindigen met iets als: "Tot volgende week!"
Stap 2. Gebruik een geschikte toon voor uw publiek
Denk na over hoe goed je de persoon kent aan wie je schrijft, wat voor soort relatie je met hem hebt en wat je probeert te bereiken. Een e-mail aan een hogere manager of een belangrijke nieuwe klant moet waarschijnlijk formeler zijn dan een e-mail aan een bekende collega.
- Als u bijvoorbeeld een vergadering met een klant organiseert, kan een goede slotverklaring zoiets zijn als: "Ik kijk uit naar onze ontmoeting op de 24e. Als je vragen hebt, neem dan contact met me op via 555-555-5555.”
- Aan de andere kant, als je een vriendschappelijke ontmoeting regelt met een collega die je goed kent, kan het prima zijn om te eindigen met iets als: "Klinkt goed! Ik zie je morgen!:)”
Stap 3. Voeg geen slotverklaring toe als uw e-mail deel uitmaakt van een keten
Als dit je eerste e-mail over het onderwerp is, of als het een bijzonder belangrijke e-mail is, dan is het waarschijnlijk een goed idee om een bedankje of 'oproep tot actie' op te nemen. Kortheid is echter belangrijk in zakelijke e-mails. Als uw e-mail deel uitmaakt van een lange keten, hoeft u misschien niets meer op te nemen dan de meest essentiële informatie.
Als je bijvoorbeeld een lang gesprek via e-mail met je baas over een opdracht afrondt, hoef je misschien niet veel meer te zeggen dan: "Ok. Ik zal het vrijdag voor het einde van de dag klaar hebben. -M."
Deel 2 van 3: Een afmelding kiezen
Stap 1. Kies een afmelding die past bij de toon van uw e-mail
Als uw e-mail formeel is, meldt u zich dan af met iets als 'Met vriendelijke groet' of (voor een nog formeler tintje) 'Met vriendelijke groet'. Voor minder formele e-mails is het misschien goed om iets als 'Pas op' of 'Proost' te gebruiken.
Als u eerdere e-mails hebt gehad van de persoon aan wie u schrijft, kunt u naar hun afmelding kijken en uw toon afstemmen op die van hen. Als ze bijvoorbeeld de neiging hebben om te ondertekenen met zoiets als 'Met vriendelijke groeten', moet u zich afmelden met een vergelijkbaar niveau van formaliteit
Stap 2. Gebruik een afmelding die bij uw doel past
Net als de slotzin kan een afmelding ook het doel van uw e-mail weerspiegelen. Als u bijvoorbeeld een eenvoudig verzoek doet of kort uw dankbaarheid voor iets uitdrukt, kunt u een afmelding gebruiken zoals 'Hartelijk dank' of 'Heel erg bedankt', gevolgd door uw handtekening.
Stap 3. Vermijd alles wat te aanhankelijk is
Tenzij je de persoon aan wie je schrijft heel goed kent, vermijd dan iets dat te slangy, informeel of aanhankelijk is. Over het algemeen mogen dingen als 'Liefde', 'XOXO' of 'Knuffels' niet worden gebruikt in zakelijke e-mails.
Stap 4. Sla de afmelding in korte of kettingmails over
Als uw e-mail deel uitmaakt van een lange keten, of als u iets heel kort en snel aan een collega probeert te communiceren, is het misschien helemaal niet nodig om een afmelding op te nemen.
Als u zich niet op uw gemak voelt om de afmelding helemaal over te slaan, kan een eenvoudige afmelding zoals -Bernice of -B. zou prima moeten zijn voor korte, informele e-mails
Deel 3 van 3: Uw e-mail ondertekenen
Stap 1. Voeg uw basisidentificatiegegevens toe
Hoeveel informatie u in uw handtekening opneemt, hangt af van hoe goed u uw correspondent kent en hoe vaak u met hem hebt gecommuniceerd.
- Een eerste e-mail moet waarschijnlijk ten minste uw volledige naam, functietitel, werkplek en telefoonnummer bevatten.
- Wanneer u communiceert met een collega of iemand die u vaak e-mailt, is het waarschijnlijk voldoende om te ondertekenen met uw voornaam of initiaal.
Stap 2. Houd uw handtekening kort
Over het algemeen is het het beste om een zakelijke e-mail niet vol te proppen met veel extra tekst en afbeeldingen. Vermijd het toevoegen van onnodige dingen aan uw e-mailhandtekening, zoals aanhalingstekens, flitsende afbeeldingen of veel links.
Stap 3. Stel een automatische handtekening in
Als u geen zin heeft om elke keer dat u een belangrijke e-mail verzendt uw functietitel en contactgegevens op te schrijven, wilt u misschien een handtekening maken die uw e-mailclient automatisch aan uw berichten kan toevoegen.
Met sommige programma's, zoals Outlook, kunt u meerdere handtekeningen maken, zodat u degene kunt selecteren die het meest geschikt is voor een bepaalde e-mail
Tips
-
Uw handtekening zou er ongeveer zo uit moeten zien:
- Met vriendelijke groet,
- Jane Doe, marktanalist
- MegaCorp
- 214-444-1234
- In de meeste e-mailclients zoals Outlook, enz. is het heel eenvoudig om een handtekening in te stellen die automatisch aan elke e-mail wordt toegevoegd.
Waarschuwingen
- Laat indien mogelijk iemand anders je werk controleren. Er is geen vervanging voor correct proeflezen.
- Bewerk en proef alle brieven voordat u ze verzendt - dat wil zeggen, lees ze door voor de juiste grammatica en spelling en verwijder typografische fouten. Verander dubbelzinnige taal, bijvoorbeeld woorden en zinnen die onduidelijk zijn of een dubbele betekenis hebben.
- Het gebruik van een spellingcontrole is niet onfeilbaar, aangezien de software vaak een correct gespeld woord invoegt, maar niet het juiste woord voor de context. Het veranderen van "bankroll" in "blanco roll" verandert echt de betekenis van de zin. U moet ook vertrouwen op uw eigen kennis van de subtiliteiten van grammatica, aangezien de suggesties van de software niet altijd juist zijn.