Hoe u sterke e-mailonderwerpregels schrijft (met afbeeldingen)

Inhoudsopgave:

Hoe u sterke e-mailonderwerpregels schrijft (met afbeeldingen)
Hoe u sterke e-mailonderwerpregels schrijft (met afbeeldingen)

Video: Hoe u sterke e-mailonderwerpregels schrijft (met afbeeldingen)

Video: Hoe u sterke e-mailonderwerpregels schrijft (met afbeeldingen)
Video: How to Make a Great Linkedin Profile - TIPS + EXAMPLES 2024, Maart
Anonim

E-mailonderwerpregels zijn vaak wat lezers gebruiken om te beslissen of ze uw e-mail openen. Deze ruimtes moeten worden gevuld met korte, to-the-point en op details gerichte taal om te voorkomen dat uw ontvanger uw e-mail verwijdert zonder deze zelfs maar te lezen. Als u precies specificeert waarom uw lezer zou willen zien wat u te zeggen heeft door details in uw onderwerpregels te gebruiken, zou u moeten genieten van snellere en frequentere reacties op uw e-mails.

Stappen

Deel 1 van 3: Uw onderwerpregels opmaken

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 1
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 1

Stap 1. Laat de onderwerpregel niet leeg

Wanneer u ervoor kiest om geen onderwerpregel op te nemen, maakt u geen gebruik van de mogelijkheid die het biedt om uw lezer binnen te halen. Als je een lege onderwerpregel hebt, zie je er ook lui uit. Het belangrijkste is dat uw lezer zeker niet het gevoel krijgt dat ze uw e-mail snel moeten openen of beantwoorden.

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 2
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 2

Stap 2. Schrijf uw onderwerpregel voordat u uw e-mail schrijft

Uw onderwerpregel kan aanvoelen als een bijzaak die niet zo belangrijk is als de daadwerkelijke inhoud van uw e-mail. Omdat dit het eerste is dat uw lezer ziet, is het echter net zo belangrijk - zo niet belangrijker! - als wat erin zit. Om ervoor te zorgen dat u voldoende tijd en aandacht besteedt aan uw onderwerpregel, moet u deze schrijven voordat u iets anders schrijft.

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 3
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 3

Stap 3. Volg de standaard hoofdletterregels om slordigheid te voorkomen

Tenzij u een kort bericht stuurt naar iemand die u goed kent, moet u uw e-mails behandelen als formele communicatie. Geef uw onderwerpregels een hoofdletter op dezelfde manier als de titels van uw presentaties.

Onthoud een paar basisregels om u te helpen correct te kapitaliseren. Schrijf bijvoorbeeld altijd het eerste en laatste woord van je onderwerpregel in hoofdletters. Je moet ook altijd zelfstandige naamwoorden (Mountain, Presentation, Building), voornaamwoorden (He, She, They), werkwoorden (Go, Change), bijwoorden (Snel, Langzaam) en bijvoeglijke naamwoorden (Sloppy, Excellent) gebruiken. Gebruik geen hoofdletters voor lidwoorden (a, an, the), voorzetsels (in, out) of voegwoorden (en, maar)

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 4
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 4

Stap 4. Behandel uw onderwerpregels niet als volledige zinnen

Hoewel uw onderwerpregels grammaticaal correct moeten zijn, moet u ze zien als titels in plaats van zinnen die altijd interpunctie nodig hebben. Uw onderwerpregels hoeven niet te worden afgesloten met een punt, vraagteken of uitroepteken.

  • Houd er rekening mee dat sommige spamfilters automatisch e-mails met onderbroken onderwerpregels naar het filter voor ongewenste e-mail sturen.
  • Misschien wilt u af en toe een vraagteken gebruiken om de aandacht van uw lezer te trekken. Gebruik deze strategie niet te veel.
  • Verbind meerdere zinnen in onderwerpregels met streepjes. De onderwerpregel: 'Geplande vergadering voor dinsdag - uw aanwezigheid vereist' bevat bijvoorbeeld twee verschillende zinnen die zijn verbonden met een streepje.
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 5
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 5

Stap 5. Houd uw onderwerpregels onder de 50 tekens

Je onderwerpregels moeten zo kort mogelijk zijn. Dit kan ertoe leiden dat u af en toe bepaalde details moet weglaten ten gunste van andere. Het is van het grootste belang dat uw lezer weet wat hij moet doen zodra hij uw onderwerpregel leest.

Het is misschien niet altijd mogelijk om uw onderwerpregels op of onder de 50 tekens te houden. Soms ga je een stuk of tien karakters voorbij. Als u echter begint te schieten voor de regel van 50 tekens, begint u automatisch kortere onderwerpregels te schrijven

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 6
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 6

Stap 6. Zet belangrijke woorden eerst om de aandacht van de lezer te trekken

Wat deze woorden zijn, is afhankelijk van het doel van uw e-mail. Uw naam en titel moeten in sommige e-mails mogelijk eerst komen, terwijl de actie die door u of de lezer wordt vereist, in andere vooraan staat. Bedenk wat ervoor zorgt dat uw lezer uw e-mail het meest zal openen en zet de woorden die bij dat onderwerp horen helemaal aan het begin van de onderwerpregel.

Over het algemeen moet u uw onderwerpregel beginnen met een woord dat aangeeft waarom u contact opneemt met uw lezer. Als u bijvoorbeeld onlangs de kantoorregels hebt gewijzigd, schrijft u: "Changed Company Regulations - Needs Your Review Today."

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 7
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 7

Stap 7. Kies specifieke zelfstandige naamwoorden en werkwoorden om het doel van de e-mail te communiceren

Neem geen vage of onduidelijke zelfstandige naamwoorden en werkwoorden op in je onderwerpregel. Gebruik in plaats daarvan woorden die precies aangeven wat u van uw lezer wilt. Dit zal de lengte van uw onderwerpregel verkorten en toch de details geven die u nodig heeft in uw onderwerpregel.

In plaats van: "Contact met u opnemen om nieuwe informatie te bekijken", schrijft u: "Herziene HR-regels - Goedkeuring vereist door wo." In de tweede versie van de onderwerpregel heb je precies verduidelijkt wat de "nieuwe info" is en waarom je contact opneemt met de lezer. U hebt elke verwarring gecorrigeerd over de vraag of de ontvanger de e-mail moet lezen en wat hij moet doen nadat hij deze heeft geopend

Deel 2 van 3: Details verstrekken in uw onderwerpregels

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 8
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 8

Stap 1. Specificeer het doel van uw e-mail

Vertel de lezer waarom u contact met hen opneemt. Wees zo specifiek mogelijk. Zo weet de lezer meteen of hij je bericht moet openen.

  • Een onderwerpregel waarin om een aanbevelingsbrief of referentie wordt gevraagd, kan er als volgt uitzien: "Referentie voor Tamara G. aanvragen vóór vrijdag 6/2."
  • Als je je lezer een voordeel aanbiedt, probeer dan iets als: "Ververs je olie bij Jim's 50% korting alleen deze week."
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 9
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 9

Stap 2. Schrijf op welke actie u wilt dat uw lezer onderneemt

Zodra ze je e-mail zien, wil je lezer weten wat ze moeten doen. Als u deze kennis onmiddellijk heeft, bereidt u uw lezer voor op het zoeken naar meer details in de inhoud van uw notitie.

In plaats van te schrijven, "Reiken naar een gunst", maak je onderwerpregel: "Je hulp nodig bij het schrijven van een projectvoorstel volgende week." Dit laat de lezer niet alleen weten dat je om hulp vraagt, maar legt ook precies uit wat je hoopt dat de lezer voor je zal doen

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 10
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 10

Stap 3. Geef een deadline zodat de lezer weet wanneer hij moet reageren

Als je de lezer niet laat weten wanneer je ze nodig hebt om actie te ondernemen of te reageren, openen ze je e-mail mogelijk pas morgen, volgende week of zelfs volgende maand. Dit is niet omdat je lezer je niet wil helpen. De meeste mensen ontvangen tientallen of zelfs honderden e-mails per dag, dus e-mails zonder duidelijke deadlines gaan gemakkelijk verloren in de kudde.

Als uw e-mail bijzonder belangrijk is en onmiddellijk moet worden beantwoord, kunt u de woorden "Dringend", "Kritiek" of "Onmiddellijke reactie vereist" gebruiken om uw lezer te laten weten dat ze bijzondere aandacht aan deze notitie moeten schenken

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 11
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 11

Stap 4. Geef aan wie je bent als de lezer je nog niet kent

Soms stuur je een e-mail naar mensen die je nog nooit eerder hebt ontmoet. In deze gevallen kan het belangrijk voor u zijn om uw lezer uw titel, bedrijf of naam te geven, zodat ze een reden hebben om uw notitie te openen. Anders lijkt u misschien een willekeurige persoon wiens e-mail rechtstreeks naar de prullenbak kan gaan!

Misschien ben je een student die in contact komt met een lokale politicus voor een schoolproject. Schrijf: "Senior middelbare school vraagt sollicitatiegesprek voor project, uiterlijk 24/6."

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 12
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 12

Stap 5. Noem de ontmoeting met de lezer als het een recente kennis is

Misschien kom je in contact met deze persoon omdat je hem net hebt ontmoet en hoopt een hechtere band met hem op te bouwen. Jog hun geheugen in de onderwerpregel, zodat ze onthouden dat ze je hebben ontmoet. Ze zullen eerder een follow-up opzetten als ze zich uw vorige ontmoeting herinneren.

Misschien had u een korte discussie op een conferentie of diner over enkele van uw wederzijdse interesses. Maak uw onderwerpregel: "Follow-up op onze chat op Writers' Conf, 4/30."

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 13
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 13

Stap 6. Noem je wederzijdse contactpersoon als je aan de lezer wordt voorgesteld

Als iemand anders je in contact brengt met je ontvanger, is het belangrijk dat je dat verduidelijkt. Uw lezer zal veel eerder een e-mail openen met een onderwerpregel die de naam bevat van iemand die ze kennen, in plaats van een anonieme persoon die ze nog nooit hebben ontmoet. Uw lezer kan er ook voor kiezen om contact op te nemen met uw wederzijdse contactpersoon om de introductie te bevestigen.

Schrijf bijvoorbeeld: "Dr. Smith's Student @ Hopkins, verzoekt om volgende maand te vergaderen.'

Deel 3 van 3: Uw onderwerpregels stroomlijnen en proeflezen

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 14
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 14

Stap 1. Gebruik eenvoudige taal om verwarring te voorkomen

U wilt niet dat uw lezer moeite heeft met het begrijpen van uw onderwerpregel. Vermijd het gebruik van te lange woorden en complexe woordenschat. Doe alsof je je e-mail naar een middelbare scholier stuurt en vraag jezelf af of ze elk woord in de onderwerpregel kunnen begrijpen.

Vermijd het gebruik van obscure woordenschat als een eenvoudiger woord voldoende is. Kies: "Nieuwe Office-regels - Snel bekijken en reageren" in plaats van "Nieuwe Office-regels - Snel bekijken en reageren". "Snel" en "met enthousiasme" betekenen hetzelfde, maar de eerste optie is minder onaangenaam en verwarrend

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 15
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 15

Stap 2. Gebruik symbolen en afkortingen om onderwerpregels in te korten

Veel woorden kunnen worden ingekort zonder dat de lezer in de war raakt. Gebruik alleen veelvoorkomende afkortingen en symbolen en lees over uw onderwerpregel om ervoor te zorgen dat er geen verwarring ontstaat over het doel van uw e-mail.

Dagen van de week kunnen bijvoorbeeld allemaal worden ingekort. "@" is een veelgebruikt symbool voor "op". U kunt ook "RE:" gebruiken om "ongeveer" te betekenen. "EOM" kan worden gebruikt voor "einde van bericht" en "EOD" kan staan voor "einde van de dag"

Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 16
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 16

Stap 3. Controleer op spel- en grammaticale fouten

Net als elk ander deel van uw e-mail, moet uw onderwerpregel vrij zijn van fouten. Dit zorgt ervoor dat u er niet meteen onprofessioneel of lui uitziet, voordat uw lezer zelfs maar de kans heeft om uw notitie te openen.

  • Spellingcontroles voor e-mail dekken mogelijk niet de onderwerpregels, dus wees vooral voorzichtig met spelfouten. Als je je zorgen maakt, kopieer en plak je de onderwerpregel in een Word- of Google-document en voer je de spellingcontrole daar uit.
  • Uw onderwerpregel hoeft mogelijk geen volledige zin te zijn. Vermijd echter veelvoorkomende grammaticale fouten, zoals het verwarren van "ze zijn", "hun", "daar" of "u bent" en "uw".
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 17
Schrijf sterke e-mailonderwerpregels Stap 17

Stap 4. Lees je onderwerpregels hardop voor om te controleren of ze duidelijk zijn

De beste manier om ervoor te zorgen dat uw onderwerpregels eenvoudig, beknopt en correct zijn geschreven, is door ze hardop voor te lezen. Als je je woorden hoort spreken, zie je fouten die je niet zou hebben als je ze net op het scherm had gecontroleerd.

Als je op een openbare plaats bent, lees de woorden dan zachtjes binnensmonds

Waarschuwingen

  • Typ geen standaard e-mailonderwerpregels met uitroeptekens!!! of alle HOOFDLETTERS. Je verliest geloofwaardigheid.
  • Begin nooit een zin in de onderwerpregel die u afmaakt in de inhoud van uw e-mail. U zou bijvoorbeeld niet willen schrijven: "Ik vraag u om een gunst die ik graag zou willen dat u …" in de onderwerpregel schrijft en de e-mail vervolgens opent met: "op vrijdag doen".

Aanbevolen: