Op 6 juni 2006 bracht Google een spreadsheetproduct uit als een "beperkte test" voor een klein aantal gebruikers. Die beperkte test bleef hangen en Google Spreadsheets wordt nu veel gebruikt als een subfunctie van Google Documenten. Het product lijkt op een eenvoudige versie van Microsoft Excel met enkele webfuncties, zoals eenvoudige samenwerking. Aan de slag met Google Spreadsheets is gebruiksvriendelijk en behoorlijk intuïtief.
Stappen
Deel 1 van 3: Een spreadsheet openen
Stap 1. Open Google Spreadsheets
Zoek de applicatie door naar Google Spreadsheets te gaan. U kunt ook op het rastermenu in de rechterbovenhoek van uw scherm klikken terwijl u op de startpagina van Google, uw Gmail-account of een pagina met zoekresultaten van Google bent. Selecteer Documenten in het menu en klik vervolgens op het menu met drie horizontale lijnen in de linkerbovenhoek van de pagina Documenten. Spreadsheets zouden als uw tweede optie van boven moeten verschijnen en u kunt daarop klikken. Ten slotte hebt u toegang tot Spreadsheets via Google Drive door op het vervolgkeuzemenu Mijn schijf te klikken. Bladen verschijnen als een van de opties.
Stap 2. Open een nieuw werkblad
Google geeft verschillende sjablonen weer onder de tekst 'Een nieuwe spreadsheet starten'. De meest elementaire optie is het "Blanco" blad, maar u kunt ook sjablonen openen die zijn ontworpen voor budgetten, kalenders en een aantal andere toepassingen. Klik op Meer om verschillende extra sjablonen te zien.
Stap 3. Hernoem uw spreadsheet
Nieuwe spreadsheets beginnen met cursieve tekst "Naamloze spreadsheet" in de linkerbovenhoek van het scherm. Klik eenvoudig op die tekst, vervang deze door de titel waarmee u het document wilt opslaan en klik vervolgens op ⏎ Terug.
Stap 4. Open een bestaande spreadsheet vanaf uw computer
Mogelijk ziet u een lijst met Microsoft Excel- en Google Spreadsheets-documenten die zich al onder de beschikbare sjablonen bevinden. Dit zijn documenten die al zijn opgeslagen in het gedeelte 'Mijn schijf' van Google Docs. Als u een spreadsheet wilt openen die niet in Mijn Drive staat, klikt u op het mappictogram in de rechterbovenhoek van uw scherm (waar staat "Bestandskiezer openen" wanneer de cursor erover zweeft). U vindt de optie Uploaden helemaal aan de rechterkant, waarmee u bestanden van uw computer kunt slepen en neerzetten of een bestand uit mappenlijsten kunt selecteren.
Deel 2 van 3: Google Spreadsheets gebruiken
Stap 1. Voer gegevens in rijen en/of kolommen in
Merk op dat u de eerste cel met rijen en kolommen kunt labelen, waarbij u de tekst van de eerste cellen vetgedrukt kunt maken om ze te onderscheiden van de numerieke gegevens die volgen. U vindt kolommen die helemaal naar de letter Z gaan en aanvankelijk wel 1000 rijen.
U kunt ook meer rijen toevoegen door naar beneden te scrollen en op de knop Toevoegen te klikken. Het wordt gevolgd door een tekstvak (en tekst met de tekst "meer rijen onderaan") waarmee u kunt specificeren hoeveel rijen u wilt toevoegen
Stap 2. Pas rijen en kolommen aan
Om hele rijen te manipuleren (verwijderen, verbergen, kopiëren en plakken, enz.), klikt u met de rechtermuisknop op het nummer van de rij en selecteert u de gewenste functie in het menu dat verschijnt. Om soortgelijke functies uit te voeren als hele kolommen, klikt u op de vervolgkeuzepijl die verschijnt wanneer uw cursor over de letter van die kolom zweeft.
- U kunt een rij of kolom ook verplaatsen of verwijderen door het nummer of de letter (respectievelijk) te selecteren en het tabblad Bewerken op de werkbalk te selecteren.
- U kunt een nieuwe rij of kolom aan een specifieke locatie toevoegen door een cel in die cel te selecteren en op het tabblad Invoegen op de werkbalk te klikken. U ziet opties om rijen of kolommen boven of onder en rechts of links van de geselecteerde cel in te voegen.
Stap 3. Formatteer cellen, rijen of kolommen
Als u een hele rij of kolom wilt opmaken, selecteert u het bijbehorende cijfer of de bijbehorende letter. Om een enkele cel op te maken, selecteert u die cel. Zodra uw gewenste dataset is geselecteerd, kunt u ofwel op het tabblad Opmaak klikken of een keuze maken uit verschillende opmaakopties (Lettertype, Lettertypegrootte, Vet, Cursief, enz.) langs de werkbalk.
- Op het tabblad Opmaak en de werkbalk kunt u ook de uitlijning en tekstterugloop bepalen voor tekst of gegevens in een cel, rij of kolom.
- Door meerdere cellen te selecteren (horizontaal of verticaal), ontdekt u ook de optie om cellen samen te voegen op zowel het tabblad Opmaak als de werkbalk.
- Als u de manier wilt aanpassen waarop getallen worden weergegeven in een cel, rij of kolom, moet u er rekening mee houden dat er een subsectie Getal is onder het tabblad Opmaak. Hiermee kunt u getallen op verschillende manieren weergeven (valuta, percentages, etc.). U zult ook verschillende veelgebruikte opties voor nummeropmaak langs de werkbalk opmerken, evenals een klein vervolgkeuzemenu voor extra nummeropmaak.
Stap 4. Gegevens ordenen
Nadat u uw gewenste gegevensset uit gespecificeerde cellen, rijen of kolommen hebt geselecteerd, kunt u die gegevens vervolgens sorteren of filteren door op het tabblad Gegevens te klikken. U kunt zelfs gegevensreeksen een naam geven om ze gemakkelijker te kunnen raadplegen.
Stap 5. Afbeeldingen invoegen
Verschillende visuele representaties kunnen nuttig zijn wanneer u probeert anderen te helpen uw gegevens beter te begrijpen. U vindt de optie om grafieken, afbeeldingen, links, formulieren en tekeningen te plaatsen onderaan het vervolgkeuzemenu dat verschijnt na het selecteren van het tabblad Invoegen.
Stap 6. Functies uitvoeren
De mogelijkheid van Google Spreadsheets om berekeningen uit te voeren, is een van de handigere mogelijkheden. U vindt Functies onder het tabblad Invoegen en helemaal rechts op uw werkbalk. Als u op de werkbalkknop klikt, worden verschillende veelgebruikte functies (SOM, GEMIDDELDE, enz.) weergegeven, samen met een optie voor Meer functies onder aan het vervolgkeuzemenu.
- Google Spreadsheets biedt de meeste van dezelfde functies die gebruikers in Microsoft Excel vinden, dus degenen die al ervaring hebben met de software, zouden Spreadsheets redelijk bekend moeten vinden.
- Meer gevorderde gebruikers kunnen ook hun eigen functies maken met Google Apps Script. U kunt hier een meer complete zelfstudie vinden:
Deel 3 van 3: Spreadsheets opslaan en delen
Stap 1. Voltooi uw spreadsheet
Hoewel Google Spreadsheets uw concepten automatisch opslaat, wilt u misschien de naam van uw spreadsheet opnieuw wijzigen of er een kopie van maken voordat u deze met anderen deelt. U vindt deze opties onder het tabblad Bestand.
Stap 2. Deel uw spreadsheet
U vindt de Share-functie onder het tabblad Bestand en als blauwe knop in de rechterbovenhoek van uw scherm. Selecteer de optie Delen en voer de e-mailadressen in van degenen die u toegang wilt geven tot de spreadsheet. U zult merken dat u kunt bepalen of anderen het document kunnen bewerken, becommentariëren of gewoon kunnen bekijken. U ziet ook een optie om een deelbare link te maken die u afzonderlijk kunt verspreiden.
Stap 3. Download uw spreadsheet
Als u een kopie van uw spreadsheet lokaal op uw computer wilt hebben, selecteert u de optie "Downloaden als" onder het tabblad Bestand. Je hebt verschillende opties, waaronder de mogelijkheid om het document te downloaden als een Microsoft Excel-bestand (.xls) of als PDF.
Stap 4. E-mail uw spreadsheet
U vindt deze optie onder het tabblad Bestand. U kunt bijdragers e-mailen (degenen met wie u al heeft gekozen om de spreadsheet te delen) of de spreadsheet als bijlage naar anderen e-mailen.
