Afdruk samenvoegen leren gebruiken in Microsoft Word kan een ontmoedigende taak zijn als u Microsoft Help probeert te gebruiken. We zullen een veel meer lineair proces schetsen: een adresbestand maken in Excel, samenvoegen in Word en intenties en fijnere details toevoegen. Dit eenvoudige proces kan u urenlang gedoe met labels besparen, zodat u ze later niet met de hand hoeft te schrijven!
Opmerking: dit is voor Office 2003; instructies voor andere versies kunnen variëren.
Stappen
Stap 1. Maak een adresbestand in Microsoft Excel door namen en adressen op de volgende manier in te voeren:
Stap 2. Rij 1 moet de koppen hebben voordat u begint met het toevoegen van de adressen vanaf rij 2
- Zet de voornamen in kolom A.
- Zet de achternamen in kolom B.
- Plaats de straatadressen in kolom C.
- Plaats de steden of dorpen in kolom D.
- Plaats de provincie in kolom E.
- Plaats de postcodes in kolom F.
- Bewaar het bestand. Onthoud de locatie en naam van het bestand.
- Sluit Excel af.
Stap 3. Open Word en ga naar "Tools/Letters" en "Mailings/Mail Merge"
Als het taakvenster niet is geopend aan de rechterkant van het scherm, gaat u naar Beeld/Taakvenster en klikt u erop. Het taakvenster zou moeten verschijnen
Stap 4. Vul het keuzerondje Labels in in het taakvenster
Stap 5. Klik op Labelopties en kies het label dat u gebruikt uit de lijst
Klik op OK als je eenmaal hebt gekozen.
Stap 6. Klik op Volgende:
"Selecteer ontvangers".
Stap 7. Klik op "Bladeren" en blader naar het bestand dat u zojuist hebt opgeslagen in Excel en opgeslagen in Mijn documenten
Open dit bestand en er wordt een dialoogvenster geopend. Alle ontvangers moeten standaard zijn geselecteerd. Zo niet, doe dit dan en klik op OK.
Stap 8. Klik op Volgende:
"Rangschik uw etiketten".
Stap 9. Klik op "Meer artikelen
.." Laat Databasevelden (rechtsboven) geselecteerd en klik op de velden die u wilt invoegen. Klik erop in de volgorde waarin ze op het label verschijnen. Dit is normaal gesproken Voornaam, Achternaam, Straatadres, Stad, provincie, Postadres code. Negeer het feit dat ze allemaal op een enkele regel terechtkomen. Als u klaar bent met selecteren, kunt u spaties en regeltekens toevoegen waar u ze op het label wilt hebben. Wanneer u alle velden hebt ingevoegd, klikt u op OK. Als u één plaats vergeet de cursor waar u het wilt hebben (het veld rechts van de cursor wordt waarschijnlijk grijs - dat is OK), klik vervolgens nogmaals op "Meer items…" en kies het veld dat u wilt toevoegen. Klik eenmaal op SLUITEN in het venster u bent klaar met het invoeren van alle velden die u nodig heeft.
Stap 10. Voeg spaties en regelterugloop toe zodat het label er correct uitziet
Negeer het wanneer het veld na de locatie voor een van beide grijs wordt, de spatie wordt toegevoegd in plaats van het veld te vervangen.
Stap 11. We duwen het hele adres iets naar rechts door een keer "de inspringing te vergroten"
Dit hangt af van de grootte van het label dat je gebruikt, maar ziet er beter uit!
Als alles is waar u het wilt, klikt u op Alle labels bijwerken. U zou de velden naar alle labels moeten zien gekopieerd
Stap 12. Klik op Volgende:
"Bekijk een voorbeeld van uw labels".
Stap 13. Als u tevreden bent, klikt u op Volgende:
"Voltooi de samenvoeging". In dit scherm kunt u individuele labels bewerken of afdrukken. het is de moeite waard om op INDIVIDUELE LABELS BEWERKEN te klikken en op ALLES en OK te klikken, zelfs als u hiermee tevreden bent, zodat u toegang hebt tot alle pagina's met labels.
Sla het bestand op voordat u iets anders doet
Stap 14. U kunt ook commerciële online tools gebruiken om uw mail merge uit te voeren om labels te maken
Het voordeel is dat ze gemakkelijker en sneller te gebruiken zijn.