3 manieren om een advocaat-client Privilege-e-mail te schrijven

Inhoudsopgave:

3 manieren om een advocaat-client Privilege-e-mail te schrijven
3 manieren om een advocaat-client Privilege-e-mail te schrijven

Video: 3 manieren om een advocaat-client Privilege-e-mail te schrijven

Video: 3 manieren om een advocaat-client Privilege-e-mail te schrijven
Video: How to develop interest in coding? #shorts #coding #developinterest #programming 2024, Maart
Anonim

In het Amerikaanse rechtssysteem wordt communicatie tussen een advocaat en zijn cliënt in verband met de advocaat die de cliënt juridische bijstand verleent, als 'geprivilegieerd' beschouwd. Dit betekent dat alles wat u aan uw advocaat schrijft (of uw advocaat aan u schrijft) in de context van hun vertegenwoordiging van u vertrouwelijk is. Met name bij digitale communicatie zijn er echter veel manieren waarop per ongeluk van dat voorrecht kan worden afgezien. Het beveiligen van uw e-mail en elektronische apparaten is de gemakkelijkste manier om uzelf te beschermen tegen onbedoelde afstand van dit waardevolle voorrecht.

Stappen

Methode 1 van 3: Bevoorrechte e-mails opstellen

Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 1
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 1

Stap 1. Voeg een opmerking over advocaat-cliënt privilege toe aan de onderwerpregel

Neem de woorden 'Bevoorrecht', 'Vertrouwelijk' of 'Communicatie tussen advocaat en cliënt' op in de onderwerpregel van uw e-mail. Het helpt om deze woorden zoveel mogelijk te laten opvallen, bijvoorbeeld door ze in hoofdletters te typen of door asterisken aan beide kanten te plaatsen.

  • Als u bijvoorbeeld "***PRIVILEGED AND CONFIDENTIAL***" in de onderwerpregel van uw e-mail schrijft, is de kans kleiner dat iemand deze zou missen.
  • Veel advocaten voegen een disclaimer toe aan het "handtekening"-blok van hun e-mails waarin staat dat het materiaal in hun e-mails onderworpen is aan het privilege van advocaat en cliënt. Deze disclaimers bieden echter geen algemene bescherming. Een opmerking in de onderwerpregel zorgt ervoor dat de ontvanger weet dat de e-mail privileges heeft voordat ze deze openen.
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 2
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 2

Stap 2. Maak uw verzoek om juridisch advies duidelijk en specifiek

Niet elk gesprek dat u met een advocaat voert, wordt als bevoorrecht beschouwd, zelfs niet als u een advocaat schrijft die u specifiek hebt ingehuurd om u in een juridische kwestie te vertegenwoordigen. Het voorrecht geldt alleen als u juridisch advies inwint. Als u dit verzoek vooraf doet, is er geen ruimte voor discussie over waar de e-mail over gaat.

Als u bijvoorbeeld gaat scheiden en advies wilt over hoe u met uw partner kunt praten over zaken die uw kinderen aangaan, kunt u schrijven: "Ik schrijf deze e-mail om juridisch advies te vragen over communicatie met mijn partner over de zwemlessen van onze dochter op een manier die niet in strijd is met het bevel van de rechter."

Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 3
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 3

Stap 3. Bespreek alleen juridisch advies in uw e-mails

In sommige situaties heeft u misschien andere zaken waarover u met uw advocaat wilt praten die niets te maken hebben met juridisch advies. In die situaties is het beter om afzonderlijke e-mails te schrijven, zodat de communicatie die u vertrouwelijk en bevoorrecht wilt houden, zo blijft.

Stel dat u een advocaat heeft ingehuurd om u te vertegenwoordigen in een recente rechtszaak tegen uw bedrijf. U wilt ook met die advocaat praten over hoe u uw leverancierscontracten kunt herzien om soortgelijke rechtszaken in de toekomst te voorkomen. Advies over contracten wordt waarschijnlijk beschouwd als zakelijk advies in plaats van juridisch advies, dus u moet twee afzonderlijke e-mails schrijven

Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 4
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 4

Stap 4. Gebruik een privé-e-mailadres om met uw advocaat te communiceren

Als u een e-mailaccount heeft waartoe anderen toegang hebben, kan die toegang betekenen dat e-mails heen en weer tussen u en uw advocaat niet langer bevoorrecht zijn. Dit geldt ook voor zakelijke e-mailadressen, zelfs als u de eigenaar van het bedrijf bent, als iemand anders toegang heeft tot uw e-mailaccount.

Als u bijvoorbeeld een huishoudelijk e-mailadres heeft dat zowel u als uw echtgenoot gebruiken, vermijd dan het gebruik van dat e-mailadres om met uw advocaat te communiceren (tenzij de advocaat zowel u als uw echtgenoot vertegenwoordigt in dezelfde juridische kwestie)

Tip:

Als u de gewoonte heeft om uw e-mailinbox open te laten op uw thuiscomputer of als u e-mail ontvangt op een smartphone waartoe andere mensen in uw huis toegang hebben, maak dan een apart e-mailadres aan dat u alleen gebruikt voor bevoorrechte communicatie met uw advocaat.

Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 5
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 5

Stap 5. Stuur de e-mail alleen naar uw advocaat

Het privilege van advocaat-cliënt beschermt alleen vertrouwelijke communicatie tussen u en uw advocaat die verband houdt met hun wettelijke vertegenwoordiging van u. Als u iemand anders in het gesprek betrekt, zullen de dingen die u in de e-mail zegt (of die de advocaat in antwoord daarop zegt) waarschijnlijk niet als bevoorrecht worden beschouwd.

Zelfs als iemand anders betrokken is bij de kwestie die u met uw advocaat bespreekt, is het beter om hen afzonderlijk te e-mailen. Dit lijkt misschien inefficiënt, maar het zorgt ervoor dat uw communicatie met uw advocaat bevoorrecht blijft

Methode 2 van 3: Onopzettelijke vrijstellingen vermijden

Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 6
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 6

Stap 1. Bespreek geen e-mails van uw advocaat

Zelfs in een informele setting kan het maken van een opmerking als "mijn advocaat heeft me geadviseerd dat niet te doen" ertoe leiden dat u per ongeluk afstand doet van uw advocaat-cliëntprivilege omdat u de inhoud van het advies met iemand anders bespreekt. Als er een onderwerp ter sprake komt waarover u advies van uw advocaat heeft, zeg dan gewoon dat u niet vrij bent om het te bespreken en verander het gespreksonderwerp.

Vermeld niet dat u met uw advocaat over het onderwerp hebt gesproken als u wilt voorkomen dat u per ongeluk afstand doet van uw advocaat-cliëntprivilege. Als iemand u bijvoorbeeld vraagt waarom u een bepaalde actie ondernam, zou u niet willen zeggen: "Ik heb gedaan wat mijn advocaat me zei te doen." Met zo'n verklaring vertelt u de andere persoon in feite wat uw advocaat u in vertrouwen heeft verteld

Tip:

Neem de verantwoordelijkheid voor uw acties of uw verwachtingen van anderen in plaats van te zeggen dat u handelt op advies van uw advocaat.

Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 7
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 7

Stap 2. Vraag uw advocaat voordat u informatie met anderen deelt

Als uw advocaat u adviseert over een kwestie die mogelijk gevolgen heeft voor anderen, kunt u het advies van uw advocaat met hen delen. Dit zou echter het bevoorrechte karakter van die communicatie kunnen vernietigen als die persoon niet substantieel bij de zaak betrokken is.

  • Stel dat u een advocaat heeft geraadpleegd voor advies over een rechtszaak die onlangs tegen uw bedrijf is aangespannen. Misschien wilt u het advies van de advocaat delen met uw zakenpartner. Als uw partner echter niet als cliënt van de advocaat wordt beschouwd, kan dit betekenen dat advies niet langer als bevoorrecht wordt beschouwd.
  • Als u andere mensen bij een juridische kwestie moet betrekken, kan uw advocaat u adviseren over wat u hen moet vertellen en hoe u uw advocaat-cliëntgeheim behoudt.
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 8
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 8

Stap 3. Start een nieuwe e-mailketen in plaats van niet-advocaten door te sturen of te kopiëren

E-mailketens zijn gevaarlijk voor het privilege van advocaat en cliënt omdat iemand in de keten op elk moment per ongeluk op "allen beantwoorden" kan klikken en het privilege kan vernietigen. Als u informatie wilt delen die door uw advocaat aan u is verstrekt, stelt u een nieuwe e-mail op aan die persoon en geeft u die informatie afzonderlijk door.

Evenzo, als u een e-mail of e-mailketen doorstuurt naar uw advocaat omdat deze relevant is voor uw zaak, markeer de e-mail dan duidelijk als een doorstuurmail en stel vervolgens een afzonderlijke e-mail op waarin u om juridisch advies vraagt of vertrouwelijke informatie doorgeeft

Tip:

Dit werkt ook omgekeerd. Als uw advocaat u een e-mail van iemand anders doorstuurt, of u in een e-mail kopieert, begin dan een nieuwe e-mailketen in plaats van met uw advocaat in dezelfde keten te praten.

Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 9
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 9

Stap 4. Ontmoet elkaar persoonlijk om bijzonder gevoelige informatie over te brengen

Zelfs de meest veilige computers en e-mailaccounts zijn nog steeds niet zo veilig als persoonlijk praten. Over het algemeen is het het beste om de meest gevoelige informatie niet op schrift te stellen.

  • Als u bijvoorbeeld midden in een omstreden echtscheiding zit en u wilt advies van uw advocaat over schadelijke informatie die u over uw echtgenoot hebt vernomen, spreek hem dan persoonlijk af in plaats van de informatie in een e-mail te schrijven.
  • Bel uw advocaat in plaats van een e-mail te sturen om hem te laten weten dat u een gevoelige en vertrouwelijke kwestie wilt bespreken.

Methode 3 van 3: Elektronische apparaten beveiligen

Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 10
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 10

Stap 1. Vergrendel alle apparaten die toegang hebben tot bevoorrechte communicatie met sterke wachtwoorden

Gebruik een wachtwoord om apparaten te vergrendelen die alleen u kent. De beste wachtwoorden bevatten hoofdletters en kleine letters, samen met andere tekens (zoals *, $ of %) waardoor ze moeilijk te raden zijn voor anderen.

Stel uw apparaten zo in dat ze automatisch worden vergrendeld als u ze een paar minuten niet gebruikt, en zorg ervoor dat u het apparaat sluit of vergrendelt als u er wegloopt

Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 11
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 11

Stap 2. Meld u af bij e-mailaccounts wanneer u ze niet meer gebruikt

Je hebt misschien de gewoonte om je e-mailaccount open te laten op je thuiscomputer of je mobiele apparaat, zodat je er snel toegang toe hebt wanneer je een e-mail ontvangt. Deze gewoonte stelt anderen echter ook in staat om potentieel bevoorrechte e-mails te lezen die u van uw advocaat ontvangt, wat het advocaat-cliëntprivilege kan vernietigen.

Als je e-mails ontvangt op een smartphone of ander mobiel apparaat, schakel dan de "preview"-functie uit waarmee je een deel van de e-mail kunt zien via een melding op je start- of vergrendelscherm. Als u uw telefoon op een tafel laat liggen waar iedereen de preview kan zien, kunt u het bevoorrechte karakter van een e-mail van uw advocaat vernietigen

Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 12
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 12

Stap 3. Verzend en ontvang alleen e-mails op apparaten die u beheert

Specifieke regels variëren afhankelijk van waar u woont, maar over het algemeen is het het beste om geen bevoorrechte of vertrouwelijke informatie naar uw advocaat te sturen op een computer of ander apparaat dat niet alleen van u is. In sommige staten hebben rechters geoordeeld dat het gebruik van een computer of server die van iemand anders is, betekent dat ze mogelijk toegang hebben tot uw e-mail, zelfs als u een met een wachtwoord beveiligd e-mailaccount gebruikt.

Als u bijvoorbeeld met een advocaat praat over het indienen van een discriminatiezaak tegen uw werkgever, wacht dan tot u thuiskomt om ze te e-mailen, in plaats van ze te e-mailen vanaf uw bedrijfscomputer. Als de e-mail via uw bedrijfsserver gaat, heeft het bedrijf mogelijk recht op toegang tot die e-mails

Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 13
Schrijf een advocaat Client Privilege e-mail Stap 13

Stap 4. Versleutel uw e-mails als u regelmatig met uw advocaat communiceert

De meeste webgebaseerde e-mailservices bieden u een manier om uw e-mails te versleutelen. Eenmaal gecodeerd, heeft de ontvanger een wachtwoord nodig om de e-mail te openen en te lezen.

  • Als u bijvoorbeeld Gmail gebruikt, kunt u uw e-mails versleutelen via de mobiele Gmail-app of door een Chrome-extensie te gebruiken.
  • Als uw advocaat u documenten ter beoordeling stuurt en u deze op uw computer opslaat, versleutel dan die bestanden ook zodat alleen u ze kunt openen en lezen.

Waarschuwing:

Als u en uw advocaat documenten delen via een cloudservice, zorg er dan voor dat niemand anders toegang heeft tot uw account op die service. Iedereen met toegang kan het privilege vernietigen, zelfs als ze nooit naar de bestanden kijken.

Aanbevolen: