Deze wikiHow leert je hoe je een adresspreadsheet maakt in LibreOffice Calc om te gebruiken in een LibreOffice Writer-afdruk samenvoegen. Nadat u uw spreadsheet hebt gemaakt en in de juiste indeling hebt opgeslagen, moet u deze verbinden met Writer voordat u kunt beginnen met het labelen van velden in uw document. Gelukkig wordt LibreOffice Writer geleverd met een snelle tool voor het maken van databases die het proces een fluitje van een cent maakt.
Stappen
Deel 1 van 3: De spreadsheet maken
Stap 1. Open LibreOffice Calc
Je vindt het in je Windows Start-menu of de map Programma's van je Mac. Calc is een spreadsheet-app die erg lijkt op Microsoft Excel en Google Spreadsheets.
Stap 2. Label uw kolomkoppen
U wilt relevante koptitels gebruiken, zoals naam, adres, staat en postcode, enz. Deze labels moeten in afzonderlijke cellen in de eerste rij van de spreadsheet worden geplaatst.
- Het kan handig zijn om elke kolom te labelen voor de kleinst mogelijke hoeveelheid informatie. In plaats van een enkele kolom met de naam Adres, kunt u bijvoorbeeld StreetAddress, State en Zip gebruiken. In plaats van één kolom voor Naam, zou u FirstName en LastName kunnen gebruiken.
- De eigenlijke kopkolommen moeten worden aangepast aan uw behoeften.
Stap 3. Vul kolommen met de gegevens die moeten worden samengevoegd
Elke rij moet de gegevens van één contactpersoon bevatten. Nadat u het eerste contact op de eerste beschikbare rij hebt ingevoerd, voert u het volgende contact in de volgende rij in, enzovoort.
U hoeft geen speciale opmaak of stijlen (zoals vetgedrukte letters) te gebruiken, aangezien de gegevens worden opgemaakt door uw samenvoegdocument
Stap 4. Sla het bestand op zoals in het ODF-bestandsformaat
Het ODF-bestandsformaat eindigt met de. ODS-bestandsextensie, wat misschien een beetje raar lijkt, maar het is correct. Om het werkblad op te slaan:
- Klik op de Bestand menu linksboven en selecteer Opslaan als.
- Blader naar de map waarin u het bestand wilt opslaan. U moet deze locatie onthouden.
- Selecteer ODF-spreadsheet (*.ods) uit het vervolgkeuzemenu "Opslaan als type" of "Formaat".
- Klik Opslaan. Op dit punt kunt u de Calc-app gerust sluiten.
Deel 2 van 3: De spreadsheet verbinden
Stap 1. Open Libre Writer
Je vindt het in je Windows Start-menu of de map Programma's van je Mac.
Maak je nog geen zorgen over het opstellen van je brief of document - je koppelt voorlopig alleen de adressen aan Writer
Stap 2. Open de wizard Adresgegevensbron
Met deze tool kunt u eenvoudig een database maken van uw spreadsheet. Om dit te doen:
- Klik op de Bestand menu linksboven.
- Klik Tovenaars op het menu.
- Klik Adresgegevensbron.
Stap 3. Selecteer "Andere externe gegevensbron" en klik op Volgende
Het is de laatste optie.
Stap 4. Klik op de knop Instellingen
Het venster "Adresgegevensbron maken" verschijnt.
Stap 5. Selecteer "Spreadsheet" en klik op Volgende
Dit vertelt Writer dat u met de spreadsheetindeling werkt.
Stap 6. Selecteer het werkblad dat u hebt gemaakt en klik op Volgende
Klik hiervoor op de Bladeren, navigeer naar de spreadsheet met adressen (eindigend met de. ODS-bestandsextensie) en dubbelklik op de spreadsheet om deze te selecteren.
Om te controleren of u een spreadsheet heeft geselecteerd die kan worden gebruikt, klikt u op de Test verbinding knop in de rechterbenedenhoek. U zou een bericht moeten zien dat de verbinding tot stand is gebracht. Als u een fout ziet, heeft u mogelijk het verkeerde bestand geselecteerd of in het verkeerde formaat opgeslagen.
Stap 7. Klik op de knop Voltooien
Nu je de spreadsheet hebt aangesloten, kun je beginnen met het importeren van de gegevens.
Stap 8. Klik op Volgende om door te gaan
Doen niet klik op de knop "Veldtoewijzing", omdat dit niet werkt voor uw spreadsheet.
Stap 9. Geef het databasebestand een naam (. ODB)
Kijk eens naar de bestandsnaam in het veld "location" - het bestand heet standaard "Addresses.odb". Je kunt die naam behouden als je wilt, of hem in iets anders veranderen - vergeet niet om de. ODB aan het einde van de bestandsnaam te houden.
- Als het vakje "Deze adresboekdefinitie insluiten in het huidige document" is aangevinkt, schakelt u dit nu uit.
- Het veld "Adresboeknaam" is de manier waarop deze adreslijst zal verschijnen in andere LibreOffice-apps. Voel je vrij om dit te wijzigen als je wilt.
Stap 10. Klik op Voltooien
Uw spreadsheet is nu verbonden met LibreOffice Writer en klaar om te worden gebruikt in uw samenvoegbewerking.
De database blijft ook beschikbaar voor gebruik in toekomstige standaardbrieven of documenten
Deel 3 van 3: Uw Mail Merge-document maken
Stap 1. Open een nieuw document in LibreOffice Writer
Als u uw standaardbrief, etiketvel of envelopsjabloon al hebt gemaakt, opent u deze nu.
Stap 2. Open het paneel Gegevensbronnen
Klik hiervoor op de Weergave menu bovenaan en selecteer vervolgens Data bronnen. U ziet de waarden van uw adresspreadsheet in het paneel boven aan het document. Het paneel blijft er om het u gemakkelijk te maken.
Stap 3. Formatteer het document zoals u wilt dat het wordt weergegeven
Als u bijvoorbeeld een standaardbrief schrijft, stelt u de brief op zoals u wilt dat deze eruitziet.
Stap 4. Sleep de koppen van de gegevenskolommen naar hun corresponderende locaties
De koppen van de gegevenskolommen zijn de grijze labels boven de adresgegevens in dat bovenste paneel. Als u bijvoorbeeld een brief opstelt en wilt dat deze begint met "Geachte (voornaam), " typt u het woord Beste, sleept u de Voornaam kolomkop naar waar u een naam zou typen en typ vervolgens een komma.
Wanneer u een kolomkop naar de gewenste locatie sleept, wordt deze weergegeven met driehoekige haakjes aan weerszijden (bijvoorbeeld:)
Stap 5. Sla uw document op
Om er zeker van te zijn dat er niets met je harde werk gebeurt, klik je op de Bestand menu en selecteer Opslaan als. Het bestand moet worden opgeslagen met de bestandsextensie. ODT, dus selecteer ODF-tekstdocument (*.odt) uit het menu "Opslaan als type" of "Formaat".
Stap 6. Druk uw document af
De stappen om dit te doen, zijn afhankelijk van wat u afdrukt.
- Als u een standaardbrief afdrukt, klikt u op de Bestand menu en selecteer Afdrukken. U wordt gevraagd of u een standaardbrief wilt afdrukken-select Ja als daarom gevraagd wordt. Als u geen brieven wilt afdrukken voor alle mensen in de adreslijst, houdt u de ingedrukt Ctrl (PC) of Opdracht (Mac) ingedrukt terwijl u op degene klikt die u wel wilt afdrukken. Klik Okeen druk vervolgens af zoals gewenst.
- Als u labels maakt, gaat u naar Bestand > Nieuw > Etiketten, selecteer de database, tabel en velden. Selecteer onderaan het type labelpapier waarop u afdrukt (bijv. Avery A4) en andere aanvullende voorkeuren voor het maken van labels, en klik vervolgens op Opslaan. Vanaf daar, op de Opties tabblad, klik op Inhoud synchroniseren, en dan Nieuw document om uw etiketvel te maken. U kunt dat document vervolgens naar wens afdrukken door te selecteren: Bestand > Afdrukken.
