Microsoft Project is een softwaretoepassing voor projectbeheer die valt onder de Microsoft Office-suite. Met de applicatie kunnen gebruikers alle aspecten van het beheer van een project beheren, inclusief budgettering, planning en resourcebeheer. Om deze reden wordt de software veel gebruikt in de bouw- en machinebouw. Een van de belangrijkste, maar vaak over het hoofd geziene onderdelen van het projectmanagementproces is de juiste toewijzing van middelen. Zodra een projectplanning is gemaakt, moet deze meestal worden gewijzigd om te voorkomen dat een bepaalde resource (bijvoorbeeld een onderaannemer) te veel wordt toegewezen, waardoor de planning wordt opgehouden. Als u weet hoe u resources in Microsoft Project moet toewijzen, houdt u de controle over uw project van begin tot eind.
Stappen
Stap 1. Houd rekening met de beschikbaarheid van resources bij het inschatten van de taakduur
Deze stap is cruciaal, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Bij het opstellen van de planning moet rekening worden gehouden met middelen, niet alleen daarna. Besteed speciale aandacht aan gelijktijdige taken (die op hetzelfde moment plaatsvinden) die dezelfde bronnen gebruiken. Je zou bijvoorbeeld terecht kunnen aannemen dat zowel de binnen- als de buitenmuren van een gebouw tegelijkertijd kunnen worden ingelijst. Als u echter maar 1 timmerman op het project heeft, is dit niet mogelijk.
Begin uw schattingen van de taakduur door een schatting te maken van het totale aantal manuren dat nodig is om de taak te voltooien. Door te focussen op manuren in plaats van totale werkdagen, houdt u rekening met hoeveel resources er nodig zijn
Stap 2. Maak en organiseer al uw bronnen
De beste manier om uw bronnen georganiseerd te houden, is via het bronnenblad. Om toegang te krijgen tot dit blad, klikt u op het menu "Beeld" en selecteert u "Bronnenblad". Zorg ervoor dat al uw resources duidelijke namen hebben en zorg ervoor dat u ten minste het resourcetype opgeeft.
- 'Werk'-bronnen zijn het nuttigst en moeten worden gebruikt om mensen te categoriseren die tijd zullen besteden aan het werken aan taken. Bij een klein project kan dit type hulpmiddel bij naam naar elk teamlid verwijzen. Bij een groter project kan dit hulpmiddel verschillende onderaannemers opgeven.
- 'Materiële' bronnen moeten verwijzen naar materialen die tijdens het werk worden opgebruikt, zoals hout, spijkers en benzine.
- 'Kosten'-middelen moeten worden gebruikt om middelen te volgen waaraan een duidelijk kostentarief is verbonden. Het dagtarief voor het huren van een kraan of een veldtrailer kan worden bijgehouden als een kostenmiddel.
Stap 3. Wijs elke werktaak toe aan een resource
Nadat u het schema in de Gantt-diagramweergave hebt gemaakt, moet u specificeren welke resource(s) aan elke taak zijn gekoppeld. Zoek hiervoor de regel van de taak in het linkerdeelvenster en klik op de cel in de kolom "Resource". Er verschijnt een vervolgkeuzemenu met alle bronnen die u hebt gemaakt. Selecteer de juiste bron; aan een taak met de naam "Draadverlichtingsarmaturen" kan bijvoorbeeld de bron "Elektricien" worden toegewezen.
Stap 4. Controleer de resourcetoewijzing in de resourcegrafiekweergave
Nadat u uw planning heeft gemaakt en resources heeft toegewezen, kunt u controleren op overtoewijzing. Om dit te doen, klikt u op "Bekijken" en selecteert u "Resourcegrafiek". U mag elke resource selecteren en de toewijzing ervan gedurende het project bekijken. Elke werkdag wordt weergegeven langs de horizontale as en het gebruik van hulpbronnen wordt uitgedrukt als een percentage langs de verticale as.
- Elk punt waarop een resource het gebruik van 100 procent overschrijdt, vertegenwoordigt een overtoewijzing (wat betekent dat de resource onmogelijk alle taken die eraan zijn toegewezen in de gegeven tijd kan uitvoeren). Overtoewijzing wordt weergegeven in het rood. Om dit te verhelpen, verhoogt u de taakduur, wijst u meer resources toe aan de taken of verschuift u gelijktijdige taken om minder overlap te creëren.
- Elk punt waarop de hulpbron zeer weinig wordt gebruikt, kan wijzen op inefficiënte ondertoewijzing. Overweeg de taakduur te verkorten of minder totale middelen te gebruiken.
