Deze wikiHow leert je hoe je aan de slag kunt gaan met Asana, het populaire platform voor teamgebaseerde werkbeheer. Als uw bedrijf Asana gebruikt om projecten en taken te beheren, kunt u een gratis Asana-account maken met uw zakelijke e-mailadres om lid te worden van hun organisatie. Als je eenmaal bent aangemeld, kun je met je team aan taken gaan werken. Als je eenmaal de basis hebt geleerd van het deelnemen aan teams, het maken van projecten en het werken met taken, zul je je meer op je gemak voelen bij het gebruik van het platform.
Stappen
Methode 1 van 6: Een Asana-account maken
Stap 1. Doe mee via uitnodiging (optioneel)
Heeft u een e-mailuitnodiging ontvangen waarin u wordt uitgenodigd om lid te worden van een team voor uw organisatie? Zo ja, dan kun je je als volgt aanmelden voor Asana:
- Klik op de link in de uitnodiging van je teamgenoot.
- Klik op de Word nu lid (teamnaam) knop.
- Vul uw naam en e-mailadres in en maak een wachtwoord aan.
- Voeg eventueel een profielfoto toe.
- Klik Doorgaan met om de aanmelding te voltooien. Uw account is nu klaar voor gebruik.
Stap 2. Meld u aan voor een gratis account op
Als je geen e-mailuitnodiging hebt ontvangen, kun je doorgaan met deze methode om je aan te melden op Asana.com.
Stap 3. Klik op Gratis proberen
Asana-accounts zijn gratis voor individuen en u kunt hetzelfde Asana-account gebruiken om lid te worden van meerdere organisaties of werkruimten. Een 'organisatie' is de instantie van uw bedrijf van Asana.
- Als u de eerste persoon van uw bedrijf bent die zich aanmeldt voor Asana, en uw bedrijf heeft een unieke domeinnaam (bijv. @wikihow.com) die alle werknemers gebruiken voor e-mail, dan kunt u een organisatie maken tijdens het ondertekenen- proces op. Als iemand anders de organisatie van uw bedrijf al heeft opgezet, richt u een werkruimte in in plaats van een organisatie.
- Als u een organisatie beheert, kunt u teams maken voor verschillende afdelingen binnen uw bedrijf.
Stap 4. Voer uw e-mailadres in en klik op Gratis proberen
Als u zich moet aanmelden omdat het bedrijf waarvoor u werkt Asana gebruikt, zorg er dan voor dat u uw bedrijfse-mailadres gebruikt tijdens het aanmelden.
Stap 5. Klik op de link in de e-mail van Asana om uw e-mailadres te verifiëren
Zodra uw e-mailadres is geverifieerd, kunt u doorgaan met het aanmeldingsproces.
Stap 6. Voer uw naam in en maak een wachtwoord aan
Als uw bedrijf al een account voor u heeft aangemaakt in de organisatie, hoeft u mogelijk niet uw naam in te voeren of een wachtwoord aan te maken.
Stap 7. Klik op Doorgaan
Uw account is nu aangemaakt. De overige stappen zijn voor het instellen van uw werkruimte.
Stap 8. Kies wat voor werk je doet en klik op Doorgaan
Dit stemt uw Asana-ervaring af op uw type werk.
Stap 9. Volg de instructies op het scherm om uw account in te stellen
De resterende stappen zijn afhankelijk van het type account dat u aanmaakt. Als je een account aanmaakt met een niet-zakelijk e-mailadres, kun je je redenen voor het gebruik van Asana kiezen en enkele voorkeuren selecteren. Afhankelijk van hoe u antwoordt, wordt u mogelijk door een proces geleid om uw eerste project op te zetten (zelfs als dat niet van toepassing is op uw baan). Volg de instructies op het scherm. Als je klaar bent, kom je aan op je werkruimte.
Methode 2 van 6: Lid worden van een bestaand team
Stap 1. Log in op Asana
Ga hiervoor naar https://app.asana.com/-/login en log in met je Asana-account.
Als u een uitnodiging ontvangt om lid te worden van een bestaand team, klikt u op de link in het e-mailbericht om u aan te melden en mee te doen
Stap 2. Zoek het team waar je lid van wilt worden
Klik hiervoor op de zoekbalk in de rechterbovenhoek van de pagina, typ de naam van het team en druk op Binnenkomen of Opbrengst. Alle teams die voor u beschikbaar zijn om mee te doen en die overeenkomen met uw zoekopdracht, worden weergegeven.
Stap 3. Klik op Lid worden bij een team
Als je eenmaal hebt gevraagd om lid te worden en het team openbaar is, word je er meteen deel van. Als het team goedkeuring nodig heeft voor nieuwe leden, moet een huidig teamlid uw verzoek goedkeuren.
Methode 3 van 6: Een nieuw team maken
Stap 1. Klik op de Omnibutton
Dit is het plusteken in de rechterbovenhoek van Asana. Er wordt een menu uitgevouwen.
U kunt alleen een nieuw team maken als u lid bent van een organisatie. Als uw Asana-account niet is gekoppeld aan de organisatie van uw bedrijf, bevindt u zich in een zogenaamde werkruimte - u kunt nog steeds projecten en taken maken, maar geen teams
Stap 2. Klik op Team in het menu
Zolang je lid bent van een organisatie, heb je in dit menu de mogelijkheid om een nieuw team aan te maken.
Stap 3. Voer een naam in voor het team
Dit is hoe het team zal verschijnen in de zijbalken van de leden, maar ook in de hele organisatie.
Afhankelijk van waar je team voor is, wil je misschien ook een beschrijving invoeren waarin het doel van het team wordt uitgelegd en/of wie er lid moeten worden
Stap 4. Voeg leden toe aan het team
Om leden toe te voegen, typt u de naam van de eerste persoon die u wilt toevoegen en klikt u op de naam van de persoon wanneer er een suggestie verschijnt. Ga door met het toevoegen van mensen totdat je iedereen hebt toegevoegd.
- Als de persoon nog geen lid is van de organisatie (of als je het niet zeker weet), kun je zijn e-mailadres invoeren in plaats van zijn naam.
- U kunt later meer leden toevoegen.
Stap 5. Stel de privacy van uw team in
Je hebt drie opties:
- Lidmaatschap op aanvraag betekent dat nieuwe leden moeten worden goedgekeurd door een huidig lid om lid te worden.
- Privaat betekent dat een lid moet worden uitgenodigd om lid te worden.
- Openbaar voor organisatie betekent dat iedereen in de organisatie het team kan zien en er lid van kan worden.
Stap 6. Klik op de blauwe knop Team maken
Uw team is nu actief.
Klik op de ster naast de naam van je team om deze aan je favorieten vast te pinnen
Methode 4 van 6: Een project maken
Stap 1. Log in op Asana
Ga hiervoor naar https://app.asana.com/-/login en log in met je Asana-account.
Stap 2. Klik op de Omnibutton
Dit is het plusteken in de rechterbovenhoek van Asana. Er wordt een menu uitgevouwen.
Stap 3. Klik op Project in het menu
Als maker van dit project wordt u beschouwd als de projecteigenaar. Alle anderen zullen projectleden zijn.
Stap 4. Klik op + Leeg project
Met deze optie kunt u helemaal opnieuw beginnen.
- Als je liever begint met een sjabloon, kies dan Gebruik een sjabloon om een sjabloon uit de bibliotheek van Asana te selecteren. Je ziet sjablonen voor je standaard teamtype, maar je kunt een ander teamtype kiezen om andere sjabloonopties te zien. Als uw organisatie sjablonen heeft geüpload die u zou moeten gebruiken, klikt u op de naam van de organisatie onder de sjablonen om deze te bekijken.
- U kunt ook beginnen met het importeren van een spreadsheet-select Spreadsheet importeren om dit te doen.
Stap 5. Geef het project een naam
Typ een naam voor het project in het veld "Projectnaam". U kunt desgewenst ook een beschrijving toevoegen.
Stap 6. Wijs het project toe aan een team (optioneel)
Selecteer het team dat verantwoordelijk is voor dit project in de vervolgkeuzelijst "Team".
Standaard is het privacyniveau ingesteld op: Openbaar voor het team, maar je kunt ervoor kiezen om het project privé te maken, zodat alleen leden die je toevoegt (of leden die lid worden) het kunnen zien.
Stap 7. Kies een standaardweergave
De lay-out die u selecteert, is hoe het project eruit zal zien voor leden van het team.
- Kies lijst om een lijst met projectgerelateerde taken en hun status weer te geven.
- Kiezen bord om het project weer te geven als een prikbord met virtuele plaknotities.
- Kiezen tijdlijn om kleurgecodeerde taken op een tijdlijn weer te geven.
- Kies kalender weergave om de kalender van de huidige maand weer te geven met kleurgecodeerde taken.
Stap 8. Klik op Project maken om uw project aan te maken en op te slaan
Dit toont uw nieuwe project in het hoofdpaneel en in de zijbalk.
Stap 9. Bekijk het actiemenu van het project
Klik op het vervolgkeuzemenu naast de naam van uw project om het projectactiemenu te openen. Hier kunt u basistaken uitvoeren, zoals het bewerken van de projectdetails, het toewijzen van een kleur, het kopiëren van een link, het importeren of exporteren van een project, het dupliceren van het project, het verplaatsen naar een ander team, het archiveren van het project of het volledig verwijderen.
Stap 10. Voeg leden toe aan het project
Hier is hoe:
- Klik op het lidpictogram bovenaan het hoofdvenster (rechts van de ster) om het venster Delen te openen.
- Voer het e-mailadres of de naam in van de persoon die je wilt uitnodigen.
- Klik Lid toevoegen en herhaal dit voor elk nieuw lid.
- Kies naast elke persoon die je uitnodigt het toegangsniveau dat je hem of haar tot het project wilt geven. Als u bijvoorbeeld wilt dat de persoon het project kan bewerken, kiest u: Kan bewerken.
- Om te beheren welke meldingen leden ontvangen voor updates over het project, klik op Ledenmeldingen beheren onderaan en maak uw keuzes.
- Sluit het venster als u klaar bent.
Methode 5 van 6: Werken met projecttaken
Stap 1. Klik op het project waaraan u wilt werken
Uw projecten verschijnen in het linkerdeelvenster.
Stap 2. Selecteer een projectweergave
Het project wordt geopend in de standaardweergave die door de projecteigenaar is geselecteerd bij het maken van het project, maar u kunt de tabbladen bovenaan gebruiken om het in elke gewenste weergave te bekijken.
- Kies lijst om een lijst met projectgerelateerde taken en hun status weer te geven.
- Kiezen bord om het project weer te geven als een prikbord met virtuele plaknotities.
- Kiezen tijdlijn om kleurgecodeerde taken op een tijdlijn weer te geven.
- Kies kalender weergave om de kalender van de huidige maand weer te geven met kleurgecodeerde taken.
Stap 3. Maak een nieuwe taak aan
Een gemakkelijke manier om een nieuwe taak aan te maken is door de Omnibutton te gebruiken:
- Klik op de Omnibutton, het plusteken in de rechterbovenhoek.
- Klik Taak op het menu.
- Voer de naam en beschrijving van de taak in.
- Klik Project en selecteer een project om de taak toe te wijzen.
- Klik op de Medewerkers toevoegen knop onderaan om mensen aan de taak toe te voegen.
- Klik op de @ om andere gebruikers in de taak te vermelden.
- Klik Taak maken.
Stap 4. Klik op de taak om deze te bewerken
U ziet uw nieuwe taak in alle projectweergaven. Wanneer u op de taak klikt, opent u deze om te bewerken.
Stap 5. Voer aanvullende informatie in over de taak die u hebt gemaakt
- Om de taak aan iemand toe te wijzen, klik op Cessionaris en voer de e-mailadressen in van degenen die verantwoordelijk zouden moeten zijn.
- Klik Opleveringsdatum om te kiezen wanneer de taak moet worden voltooid.
- Klik afhankelijkheden om taken toe te voegen die afhankelijk zijn van deze taak.
Stap 6. Reageer op een taak
U kunt het veld Opmerkingen in de taak gebruiken om anderen op de hoogte te houden van uw voortgang, vragen te stellen of algemene opmerkingen te maken. Klik gewoon op het opmerkingengedeelte onder aan het venster, typ uw opmerking en klik vervolgens op de Opmerking knop. Opmerkingen verschijnen in de taak.
- Om een opmerking te bewerken die je al hebt gedeeld, plaats je de muisaanwijzer erop en selecteer je Bewerking.
- Om een opmerking te verwijderen, plaatst u de muisaanwijzer erop en selecteert u Verwijderen.
Methode 6 van 6: Een team beheren
Stap 1. Meld u aan bij Asana. Ga hiervoor naar https://app.asana.com/-/login en log in met je Asana-account.
Als teamlid kunt u nieuwe leden uitnodigen, huidige leden verwijderen, nieuwe leden goedkeuren en teaminstellingen wijzigen
Stap 2. Klik op de naam van uw team
Het staat in het linkerpaneel. Hiermee wordt alle informatie over uw team weergegeven, inclusief een beschrijving, een lijst met leden en bijbehorende projecten.
Stap 3. Keur een nieuw teamlid goed
Als iemand heeft gevraagd om lid te worden van uw team, ziet u een melding bovenaan de pagina van uw team. Klik Reviewen en goedkeuren op de melding om het openstaande verzoek te zien en klik op Goedkeuren om de persoon toe te laten om mee te doen.
Stap 4. Nodig iemand uit voor het team
Als u iemand nieuw wilt uitnodigen, klikt u op de Nodig uit boven aan de pagina van uw team om het uitnodigingsscherm te openen. U kunt leden toevoegen via naam (als ze al lid zijn van de organisatie) of e-mailadres (of ze nu lid zijn of niet).
Stap 5. Open de instellingenpagina van uw team
Hier is hoe:
- Beweeg uw muiscursor over het team dat u wilt bewerken in het linkerdeelvenster.
- Klik op de drie stippen op de naam van het team.
- Selecteer Teaminstellingen bewerken.
Stap 6. Beheer de basisinformatie van het team op het tabblad Algemeen
Hier kunt u de naam, beschrijving en het privacyniveau van het team bewerken.
Stap 7. Klik op het tabblad Leden om alle teamleden te bekijken
Dit toont iedereen die een huidig teamlid is. Hier kun je ook rechten aanpassen en teamleden verwijderen.
- Om een lid volledige toegang te verlenen tot alle projecten in het team, beweegt u de muiscursor over de naam van het lid in de lijst en selecteert u Grote volledige toegang.
- Om iemand uit het team te verwijderen, beweegt u uw muis over de naam van de persoon en selecteert u Verwijderen.
Stap 8. Klik op het tabblad Geavanceerd om toegang te krijgen tot geavanceerde instellingen
Op dit tabblad kunt u:
- Kies welke teamleden nieuwe leden kunnen goedkeuren.
- Verwijder het hele team.
